在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战。市场竞争日益激烈，企业集体进入了相对低速的增长阶段，利润增长面临较大压力，仿佛存在着三大“净利润黑洞”，即惯性思维、业财脱节、预算失控。差旅成本，作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，如同一个无形的“利润杀手”，每天都在侵蚀着企业的净利润。
2023 年企业差旅市场迎来了“井喷式”增长，然而到了 2024 年，整体转向平稳增长。此时，机票折扣稍有回落，酒店价格有所增长，企业在拓展业务的同时，面临着巨大的成本管控压力，始终无法有效解决拓展业务与成本管控之间的矛盾。
差旅成本不仅仅包括差旅产品采购、差旅出行服务等显性成本，还涉及员工预支、层层审批、报销流程、票据复核等复杂的隐性成本。它不仅直接影响着企业的财务支出及现金流储备，而且管理流程和制度的合理性，会使差旅成本产生超乎想象的弹性空间。企业要在拓展业务、降低差旅成本和保证员工体验之间找到科学平衡点，就需要通过精细化管理与科技创新，增强企业竞争力，实现可持续发展。而合思，正是为企业提供这一解决方案的科技先锋。
合思解决方案：数智化差旅管理的全面革新
合思是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借其敏捷的财务收支管理平台，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思全流程数智化差旅管理解决方案，具有全面性和创新性。在“用”的方面，它实现了从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖。通过同屏比价功能，企业能够轻松获得性价比更高的差旅资源。无论是国内出差还是海外出行，合思都能提供有力支持。合思整合了全球优质的服务商渠道，覆盖全球 70 多个国家近 200 万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800 多座城市的境外打车资源等，确保员工出差海外时能够快速获取高性价比的出行选择。同时，合思商城提供“线上 + 线下”多渠道预订服务，并配备 7*24 小时中英文客服支持，及时响应企业员工的出行需求。
在“管”的方面，合思的解决方案不仅实现了全流程管控、全产业链优化，更重要的是实现了全员参与。它倡导让每一位员工都愿意主动帮助企业一起“合力省”，形成了一种良好的企业差旅管理氛围。文件自动归档功能在整个流程中起到了关键作用，使得差旅相关的文件能够高效、准确地完成归档，提高了管理效率。
核心功能优势：开启差旅管理新时代
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差旅节省奖励计划“合力省”：共赢之道
合思商城推出的差旅节省奖励计划“合力省”，是一项极具创新性的举措。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，员工将会获得一定金额的红包奖励。这些奖励可以在合思商城内用于个人消费。这一计划打破了在“省钱”上员工与企业的对立关系，同时帮助企业实现了无需额外支出的员工激励机制。员工为了获得更多的奖励，会主动寻找性价比更高的差旅选择，而企业也因此节省了差旅成本，实现了双赢。文件自动归档功能确保了奖励相关的文件能够及时准确地记录和保存，为企业的财务管理提供了有力支持。 -
BI 差旅风控系统：智能监控与分析
基于 BI 差旅风控系统，合思能够通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动实现全面监控与智能分析。该系统实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，一旦发现异常情况，会及时发出预警。企业可以根据这些预警信息，及时调整差旅政策和管理措施，避免不必要的成本浪费。文件自动归档功能使得风控相关的数据和文件能够自动整理归档，方便企业进行后续的查询和分析。 -
AI 智能功能：引领未来趋势
2024 年起，合思将陆续推出 AI 智能审批、AI 智能推荐助手等诸多功能。AI 助手根据员工的行程、差旅标准、出行习惯，智能推荐最佳出行方式和酒店入住建议，自动完成机票、酒店、火车票预订和打车服务。同时，它还能结合当地消费水平和企业制度，自动计算各项合理差旅预算，基于历史预订和退改数据，自动生成个人差旅成本、效率分析报告。这些智能功能大大提高了差旅管理的效率和准确性，为企业节省了大量的时间和精力。文件自动归档功能确保了 AI 智能功能产生的相关文件能够及时、准确地归档，便于企业进行数据的长期保存和分析。 -
合思易商卡：线下消费全场景覆盖
合思易商卡将企业公户中的资金按照预算事项给予员工授权，员工手机中可生成特制二维码。利用银联系统全面覆盖的数字支付通道，实现了线下消费的全场景覆盖。同时，该卡能够同步自动获取凭证入账归档，消灭了企业员工因公消费管理“盲区”。员工在消费后无需再进行繁琐的报销流程，提高了消费的便利性和效率。文件自动归档功能使得消费凭证能够自动归档，确保了企业财务数据的完整性和准确性。
应用场景案例：见证合思解决方案的成效
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差旅违规管控案例
某企业员工小张因住宿差标问题违规增加消费支出。应用合思系统后，企业通过合思 BI 差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工存在此类违规情况，损失金额超过 60000 元。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。通过合思的解决方案，企业能够及时发现差旅中的违规行为，避免了不必要的成本损失。文件自动归档功能使得违规相关的文件和数据能够完整保存，为企业的后续管理提供了有力依据。 -
“合力省”节省成本案例
2023 – 2024 年，使用合力省的企业的超标订单占比从 4%下降到 2%，已累计帮助企业节省差旅费 533 万元。某企业自 2024 年 3 月开通以来，员工通过节省差旅费获得私人消费红包 17000 元。员工节省的越多，获得的红包金额越大，企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成了双赢的局面。文件自动归档功能确保了节省成本相关的文件和数据能够准确记录和分析，为企业的成本管理提供了有力支持。 -
连锁零售企业差旅管控案例
2023 年，某连锁零售企业业务对象转向三四线小城镇的商超渠道，与合思商城深入沟通，重新根据业务运营策略制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024 年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长 8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降 6%。通过合思的解决方案，企业能够根据自身业务需求灵活调整差旅管控策略，实现了成本的有效控制。文件自动归档功能使得差旅管控方案相关的文件和数据能够有序保存，便于企业进行后续的评估和优化。 -
电子会计档案应用案例
合思档案客户企业数量近三年增长比例分别为 71%、213%和 220%。应用电子会计档案可降低 70%的档案耗材和存储成本，节约整理成本 75%，检索效率提升 90%，并实现 100%管理合规，助力企业双碳指标落地并完成全面智能化的最后一公里的闭环。文件自动归档功能是电子会计档案应用的重要基础，确保了企业的会计档案能够高效、准确地完成归档，为企业的财务管理提供了有力保障。
对于企业而言，真正需要的是一个“用起来节省，管得住浪费”的平台。在节省显性成本的同时，进一步实现针对隐性浪费的管控之道，同时还能够充分释放差旅数据价值，赋能企业管理者的业务经营决策。合思前瞻探索 AI 技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业“用得丝滑、管得无形”，帮助企业在 AI 时代赢得成本优势，挖出更多净利润。
在这场从差旅管理革新出发的新篇章中，企业不仅优化了成本结构，更激活了增长潜力，让每一位员工都成为企业成功的共同创造者。合思愿与更多企业一同智控差旅消费，解锁企业“省”与“赚”的新模式，共同迎接更可期待的商业未来。企业应全面警惕包括差旅管理在内的各项企业管理的合规风险，并通过建设与迭代电子会计档案管理系统做出前瞻性布局和“全链路应战”，合思的解决方案能有效助力企业应对这些挑战。
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