在竞争激烈的商业世界中，企业的高效运营与财务管理至关重要。今天，我们要讲述的是一个某畅销30余年的国民经典零食品牌的故事。这个品牌拥有着覆盖全国的销售版图，年单据量高达2.6亿，在零食市场可谓是占据着重要地位。然而，看似辉煌的背后，该品牌也面临着诸多业务和财务上的挑战，而智能化报销平台的出现，为其带来了全新的转机。
业务迷局：传统管理痛点凸显
- 渠道繁杂流程低效
该品牌采用多种销售渠道并行的模式，这使得管理流程涉及多个系统。不同系统之间的衔接不够顺畅，导致整个管理过程繁杂且低效。各个环节的沟通成本增加，信息传递也容易出现偏差，极大地影响了企业的运营效率。 - 差旅核算难题重重
差旅平台的对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却很高。财务人员不得不将数据导出到Excel中进行二次整理，再进行人工记账。这种方式不仅耗费大量的时间和精力，还难以释放财务人员的真正价值，使他们陷入繁琐的基础工作中。 - 成本管控难以精细
事前事中管控的不连贯，使得差旅控制不够精细和灵活。差旅成本居高不下，企业难以实现精细化的成本管控目标。由于缺乏有效的管控手段，员工的差旅行为难以得到规范，导致不必要的费用支出增加。 - 档案管理浪费巨大
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找档案不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在需要查找特定档案时，往往需要花费大量的时间和精力，严重影响了工作效率。
破局之钥：智能化报销平台解决方案
- 消费 – 入账 – 归档一体化
合思为该客户提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工在进行差旅申请并经过业务审批后，可以通过合思商城订购或TMC订购相关服务。之后会生成相应的对账单，整个消费流程更加透明和规范。 - 财务核算智能高效
在财务核算和记账方面，合思的对账结算中心发挥了重要作用。线上统一开票后，系统可自动拆分结算、自动记账；线下统一开票则进行线下结算、手工记账。这种灵活的方式满足了不同场景的需求，大大提高了财务核算的效率。 - 档案管理数字化升级
在档案管理方面，合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。同时，合思具备便捷申请功能，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印【合思费控】；有同屏比价功能，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化【合思商城】；能多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理【合思档案】，实现了档案管理的数字化升级。
实施之旅：方案落地有条不紊
- 员工消费有序进行
员工首先进行差旅申请，经过业务审批后，他们可以自由选择在合思商城或TMC进行订购。在这个过程中，会产生相应的对账单，方便后续的财务处理。 - 财务操作规范高效
财务人员在对账结算中心进行操作。根据开票方式的不同，线上或线下统一开票后进行结算和记账操作。系统的自动化功能大大减少了人工操作的工作量，提高了工作效率。 - 档案处理分级管理
档案管理按照合思环节和其他TMC环节的不同级别进行相应的处理。合思环节的高级别管理模式实现了更加智能化和自动化的档案处理，而其他TMC环节也通过录入发票等档案信息，为整体的档案管理提供了支持。
辉煌成果：降本增效显著提升
- 消费增长费用节约
该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。同时，年度差旅费用节约约200万元。这不仅体现了员工对合思平台的认可，也为企业节省了大量的成本。 - 业财连接档案合规
通过智能化报销平台，实现了业财有机连接。电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，确保了财务数据的准确性和安全性。 - 数据采集档案规范
打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。同时，实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低了成本。
客户心声：认可方案前景可期
该客户对合思提供的智能化报销平台解决方案带来的降本增效成果感到非常满意。差旅费用的节约和财务入账效率的提升，让企业在财务管理方面取得了显著的进步。客户也认可合思方案实现的业财有机连接和档案管理的数字化、自动化，认为这有助于企业的长远发展。智能化报销平台为企业打造了一个更加高效、规范的运营环境，为企业的未来发展奠定了坚实的基础。
在当前经济环境下，企业面临着各种挑战，财务管理的优化尤为重要。该国民零食品牌的成功案例为其他企业提供了宝贵的参考。如果您的企业也面临类似的财务痛点，不妨考虑采用合思的智能化报销平台解决方案。拨打400 – 105 – 6505联系合思，或访问www.hosecloud.com了解更多，点击免费试用，开启企业财务管理的新篇章。
