在当前经济环境下，企业发展面临着诸多挑战，正集体进入低速增长阶段，利润也出现了明显下滑。此时，绝大多数企业都遭遇了惯性思维、业财脱节、预算失控这三大“净利润黑洞”。而差旅成本，作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，就像一个隐藏的“利润杀手”，每天都在侵蚀着企业的净利润。
差旅成本涵盖的范围十分广泛，从差旅产品采购、差旅出行服务等显性成本，到员工预支、层层审批、报销流程、票据复核等复杂的隐性成本，无一不涉及。它不仅直接影响着企业的财务支出和现金流储备，还会因管理流程和制度的合理性，产生巨大的弹性空间。可以说，有效管控差旅成本，是企业立竿见影的降本方式。
2023年企业差旅市场迎来了“井喷式”增长，到了2024年，整体转向平稳增长。然而，机票折扣稍有回落、酒店价格有所增长，企业依然难以解决拓展业务与成本管控之间的矛盾，成本压力始终无法有效释放。企业既需要拓展业务，又要降低差旅成本，还要保证员工体验，因此迫切需要科学的解决方案来找到这个平衡点。而合思的解决方案，正是企业所需要的那把“钥匙”。
全面财务数智化服务：差旅管控多面手
合思是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。它凭借敏捷的财务收支管理平台，依托广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务，其中发票数据归档便是其重要一环。
合思推出的差旅节省奖励计划“合力省”，颇具创新性。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，就能获得一定金额的红包奖励。这些奖励可以在合思商城内用于个人消费，这一举措打破了在“省钱”上员工与企业的对立关系，同时也帮助企业建立了无需额外支出的员工激励机制。
合思打造的易商卡，也是一大亮点。它将企业公户中的资金按照预算事项给予员工授权，员工利用特制二维码通过银联系统就能实现线下消费的全场景覆盖。更为重要的是，在消费过程中能同步自动获取凭证入账归档，有效消灭了企业员工因公消费管理的“盲区”，让发票数据归档更加高效准确。
此外，合思还提供一站式多语言服务解决方案。它整合了全球优质的服务商渠道，拥有覆盖全球70多个国家近200万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800多座城市的境外打车资源等。同时，配备7*24小时中英文客服支持，无论是国内还是国外的差旅需求，都能得到很好的满足，在差旅过程中涉及的发票数据也能得到妥善的归档处理。
核心功能优势：传统方式的升级替代
合思平台的智能差标功能，堪称一大创举。它可以实现区县级差标管控和淡旺季差标管控，有效解决了传统“一刀切”差标管控导致的成本支出不合理和员工体验差的问题。在这种智能差标管控下，发票数据归档也更加精准，因为每一笔差旅费用都能按照合理的标准进行核算和记录。
基于BI差旅风控系统，合思能够通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动实现全面监控与智能分析。它可以实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，一旦发现异常就会及时发出预警。这不仅有助于企业控制差旅成本，还能确保发票数据归档的真实性和合规性。
2024年起，合思陆续推出了AI智能审批、AI智能推荐助手等功能。AI助手能够根据员工的行程、差旅标准、出行习惯，智能推荐最佳出行方式和酒店入住建议，自动完成机票、酒店、火车票预订和打车服务。同时，它还能自动计算各项合理差旅预算，生成个人差旅成本、效率分析报告。在这个过程中，AI助手也能协助完成发票数据的准确归档，提高工作效率。
合思的解决方案实现了线上线下、国内国外的全场景覆盖，以及全流程管控、全产业链优化、全员参与。在“用”方面，通过同屏比价帮助企业获得性价比更高的差旅资源；在“管”方面，让每一位员工愿意主动帮助企业一起“合力省”。这种全方位的管理模式，使得发票数据归档更加全面和细致。
实际应用案例：效果看得见的证明
某企业员工小张曾因住宿差标问题违规增加差旅成本。应用合思系统后，企业通过合思BI差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工存在此类违规情况，损失金额超过60000元。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。在这个过程中，合思系统对发票数据进行了精准的归档和分析，为企业发现问题和解决问题提供了有力支持。
2023年7月合思正式发布合力省项目，截至2024年7月，使用合力省的企业的超标订单占比从4%下降到2%，已累计帮助企业节省差旅费533万元。某企业自2024年3月开通以来，员工通过节省差旅费获得私人消费红包17000元，企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成了双赢局面。在节省差旅费的同时，发票数据归档也更加规范和高效，为企业的财务管理提供了清晰的脉络。
2023年，某连锁零售企业业务对象转向三四线小城镇的商超渠道，与合思商城深入沟通，重新制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降6%。合思系统在这个过程中，对不同区县的差旅发票数据进行了准确的归档和统计，为企业的成本控制提供了数据支撑。
合思档案客户企业数量呈现增长趋势，截至2024年7月，合思档案近三年客户企业增长比例分别为71%、213%和220%。应用电子会计档案可降低70%的档案耗材和存储成本，节约整理成本75%，检索效率提升90%，并实现100%管理合规，助力企业双碳指标落地并完成全面智能化的最后一公里的闭环。发票数据归档作为电子会计档案的重要组成部分，也在这个过程中发挥了重要作用。
越来越多的企业正利用数智化工具，在差旅管理领域中找到平衡的秘诀，精准识别、节省成本、提升效率。合思愿与更多企业一同智控差旅消费，解锁企业“省”与“赚”的新模式，共同迎接更可期待的商业未来。
面向未来，企业应用发展的眼光选平台。合思前瞻探索AI技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业“用得丝滑、管得无形”，帮助企业在AI时代赢得成本优势，挖出更多净利润。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供可靠的服务支持。已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。如果您也想体验合思在差旅管控和发票数据归档方面的卓越功能，不妨点击免费试用，开启企业财务管理的新篇章。
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