在当今数字化浪潮汹涌的时代，电子凭证数字化转型已成为财务领域的重要趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开启了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广使用。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化管理流程，打破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。在这场财务数智化的变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业中的深度应用和丰富案例经验，精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例所发布的《电子会计档案实践案例集》，具有极高的参考价值和借鉴意义。合思档案在费用报销档案管理方面也有着卓越的表现，为企业的费用报销档案数字化管理提供了有力支持。
传统巨头的档案管理困局
金牌橱柜家居科技股份有限公司，成立于1999年，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。这家企业拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定的“智能制造示范企业”，实力不容小觑。在全球范围内，金牌橱柜拥有超4000家高端品牌专卖店，并且在海内外建有5大专业生产基地。企业规模庞大，员工数量达6000 +。然而，随着企业的不断发展，其在财务档案管理方面面临着诸多挑战。仅从数据来看，年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。如此庞大的费用报销档案数据量，使得传统的档案管理模式捉襟见肘，档案的存储、整理、查询等工作变得异常繁琐，效率低下，而且还容易出现错误和遗漏，给企业的财务管理带来了很大的压力。
合思方案破解档案管理难题
面对金牌橱柜在费用报销档案管理方面的痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，提出了一套全面的解决方案。
– 统一存储 打破数据壁垒
合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。在传统的费用报销档案管理模式下，不同类型的档案往往分散存储，缺乏统一的标准和管理，导致数据难以共享和利用。而合思档案通过统一存储，将所有相关的费用报销档案数据集中在一起，方便了企业对档案的整体管理和监控。企业可以根据自身的需求，灵活设置档案的存储规则和权限，确保数据的安全性和保密性。同时，统一的标准也使得档案的检索和查询更加方便快捷，提高了工作效率。
– 完整业务证据链 实现业财一体
合思档案搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。在费用报销档案管理中，每一笔费用都有其背后的业务逻辑和证据支持。合思档案通过建立完整的业务证据链，将费用报销与相关的业务活动紧密联系起来，使得财务人员可以清晰地了解每一笔费用的来源和用途。同时，业务人员也可以通过财务数据了解业务活动的成本和效益，实现了业财的深度融合。这种双向穿透的模式不仅提高了费用报销档案的准确性和可靠性，还为企业的决策提供了更加有力的支持。
– 数据共享 一站式便捷查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。在传统的档案管理模式下，员工需要花费大量的时间和精力去查找和获取所需的费用报销档案信息。而合思档案通过数据共享和一站式查阅功能，员工可以在一个平台上快速找到自己需要的档案信息，无需在多个系统和文件夹中来回切换。同时，系统还可以根据员工的权限和需求，提供个性化的查询服务，提高了员工的工作效率和满意度。
– 银行回单无纸化 降本增效
对于海量的银行回单，合思档案实现了自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理。在传统的费用报销档案管理中，银行回单的处理是一项繁琐且耗时的工作。合思档案通过先进的技术手段，实现了银行回单的自动化处理，大大减少了人工操作的工作量和错误率。同时，无纸化管理也降低了企业的纸张成本和存储空间需求，实现了降本增效的目标。
方案落地成效显著
合思的解决方案为金牌橱柜带来了显著的实际成果，在费用报销档案管理方面表现尤为突出。
– 效率大幅提升
档案匹配耗时减少了84%，这意味着企业在整理费用报销档案时，能够更加快速准确地完成档案的匹配工作。以往需要花费大量时间和人力进行的档案整理工作，现在可以在更短的时间内完成，大大提高了工作效率。档案查询耗时也减少了80%，员工在需要查找费用报销档案时，可以更加迅速地获取所需信息，使得档案的利用更加便捷。这不仅提高了员工的工作效率，还为企业的决策提供了更加及时的支持。
– 成本有效降低
预估节省总体成本30万 +/年，在费用报销档案管理方面，合思档案通过无纸化管理和自动化处理，降低了企业的纸张成本、存储成本和人工成本。同时，高效的档案管理也减少了因档案管理不善而带来的潜在损失，有效降低了企业的运营成本。
– 合规性全面保障
档案合规性达到100%，合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度，对费用报销档案进行规范化管理。在档案的存储、整理、查询等各个环节，都有严格的权限控制和审计机制，确保了企业财务档案管理的规范性和合法性。这为企业的健康发展提供了有力的保障。
合思电子会计档案管理平台在费用报销档案管理方面具有显著的优势和价值。它通过自动化归档告别了重复性工作，实现了档案利用的便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。
未来，合思将继续发挥其在财务数智化领域的优势，为更多企业提供优质的产品和服务，推动电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。在费用报销档案管理方面，合思也将不断创新和优化，为企业提供更加高效、便捷、安全的解决方案。如果您的企业也想在费用报销档案管理方面实现数智化转型，提升管理效率和降低成本，欢迎选择合思。点击免费试用，开启财务数智化新篇章。
