纸质文件电子化：数电票时代企业财务档案管理新选择

在数字化浪潮席卷的当下，数电票时代已然来临。根据规划，2025年要完成数电票全覆盖，这让企业财务档案管理直面新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这意味着企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业面临诸多财务档案管理痛点。企业高管方面，纸质档案管理成本花费巨大，储存占地问题突出，且档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被海量的档案数据困扰，整理档案耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费大量时间。

同时，纸质档案存在多种问题。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，还需要大量的档案室和档案柜等存储空间。高隐形成本上，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。而且，纸质档案还存在高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，遇到不可抗力还可能导致纸质档案损坏。在这样的背景下，纸质文件电子化成为企业迫切的需求。

合思档案：痛点克星解决方案

合思档案正是为解决上述痛点而诞生的。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案提高了工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，能轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

功能概览：强大功能一应俱全

合思档案的功能模块丰富多样。涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

它具备电子会计档案全生命周期管理功能。智能采集方面，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等。预归档服务包括自动归档、业务检测等。基础管理涵盖档号管理、账套管理等。档案服务有身份调查、全文检索等。统计分析包括进销项统计、资金统计等。应用层有辅助审计、证据方案库等。

在采集方式上，支持多源采集。有接口互联自主采集和手动采集自主补录两种方式。接口互联可通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器获取业财系统会计资料。手动采集支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档也是其一大亮点。通过规则引擎自动组装核心会计凭证，减少90%人工匹配工作量，还有关联检索等辅助功能和手工关联等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射让档案查询更便捷，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。

核心亮点：突出优势彰显实力

合思档案具有多个核心亮点。便捷调阅不打印，混序归集免组装。打破物理空间限制，可在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。四性检测满足国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关要求。

拥有大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。

价值体现：多重价值助力企业

合思档案带来显著的降本增效。彻底告别传统手工归档，档案不打印，能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性，更有效的“收紧钱袋子”。

它是电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。

实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。

典型场景：多场景满足多样需求

在不同的使用场景中，合思档案都能发挥重要作用。财务人员可通过多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等方式高效查阅档案。业务人员可进行授权检索、授权借阅档案。审计人员可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能进行审计工作。管理人员可通过统计报表、图表展示等对档案数据进行分析管理。

成功案例：真实成效见证实力

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务和财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次等。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成、业务检测、跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位与优势：专业实力铸就差异

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。在多个方面有创新性和独特性，如大数据解决方案能支持百亿级单据量匹配关联和海量数据秒级查询；档案扩展解决方案可自定义档案类型全流程扩展管理；证据链完整性解决方案能从财务视角保障档案证据链完整性；共享调阅解决方案能满足企业多维度、精细化的档案查阅需求等。

总结展望：携手合思共创未来

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。它帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，是企业数字化建设中电子会计档案管理的理想选择。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将不断迭代升级，以更好地满足企业日益增长的财务档案管理需求，持续为企业提供优质的产品和服务。合思档案将继续发挥其在电子会计档案管理领域的优势，帮助更多企业实现财务数智化，在数字化浪潮中取得更大的发展。

面对数电票时代的挑战，企业需要专业、可靠的电子会计档案管理平台。合思档案具备强大的功能和丰富的成功经验，选择合思档案，让您的企业财务档案管理更高效、更合规。立即联系合思，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或通过微信公众号、小程序了解更多，还能免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。