在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型成为企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，于 2022 年 3 月入选北京市专精特新“小巨人”企业。为了进一步提升财务管理水平，动力源与合思展开了财务数字化合作，合思为其提供了一套全面的财务数字化解决方案，助力动力源实现费用报销规范的全面升级。接下来，让我们深入了解动力源的具体情况以及合思解决方案的魅力。
动力源业务背景与痛点剖析
动力源业务广泛，聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。公司规模庞大，拥有约 2400 名员工，旗下设有 8 家子公司以及全国 30 多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设立了分支机构。公司内部组织架构复杂，涵盖 24 个 1 级部门、81 个 2 级部门，分别归属 5 个业务线和 2 个营销中心。
早在 2011 年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自行搭建了多个系统。然而，现实却不尽如人意。整体流程依旧复杂，系统之间形成了高高的壁垒，与预期的转型效果差距较大。
多系统操作给员工和财务人员带来了极差的体验。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，繁琐的操作让人疲惫不堪。而财务人员在处理报销数据时，只能依靠手工录入系统，发票的验真、查重也只能手动进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。同时，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得他们无法将更多的精力投入到更有价值的工作中。
系统的割裂还导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标等环节分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握准确的数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和优化。在这样的情况下，动力源的费用报销规范面临着巨大的挑战。
合思定制化解决方案登场
为了解决动力源面临的诸多问题，合思为其量身定制了一套包括合思费控 + 合思商城 + 合思 BI + 开放平台的产品组合。
在系统集成方面，合思展现出了强大的技术实力。合思将动力源 HR 系统中的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，各个系统之间的数据实现了互联互通，为费用报销规范提供了坚实的数据基础。
合思创新性地提出了无需报销模式，这一模式给业务人员带来了极大的便利。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。而且，消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保了每一笔消费都符合公司的规定，真正做到了消费即合规。对于财务人员来说，合思实现了财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档。这一系列的自动化操作，不仅提高了工作效率，也进一步规范了费用报销流程。
合思费控系统还拥有强大的系统连接能力。通过 Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，它支持以标准化的方式对接第三方系统，成功打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率，为动力源的费用报销规范提供了有力的技术支持。
解决方案实施步步为营
合思在为动力源实施解决方案时，采取了有条不紊的步骤。
首先，合思对动力源的现有系统和业务流程进行了全面而深入的梳理。通过与动力源各部门的密切沟通和调研，合思详细了解了动力源在财务管理方面的痛点和需求，为后续的解决方案实施奠定了坚实的基础。
接着，合思逐步将动力源的 HR 系统、BPM 系统等与合思费控进行数据同步和对接。这一过程需要精确的技术操作和严格的测试，以确保数据的准确性和系统的稳定性。合思的技术团队凭借丰富的经验和专业的技能，顺利完成了这一复杂的任务。
为了确保动力源的员工能够熟练运用合思的产品，合思为员工们开展了系统使用培训。培训内容涵盖了系统的基本操作、功能应用以及注意事项等方面。通过培训，员工们很快掌握了系统的使用方法，为费用报销规范的顺利实施提供了人员保障。
在实施过程中，合思并没有停滞不前，而是不断优化系统配置和流程。根据动力源业务的发展变化和实际使用情况，合思及时调整系统设置，确保系统能够更好地适应动力源的业务需求，持续提升费用报销规范的水平。
显著成果与效益彰显实力
经过一段时间的实施和优化，合思为动力源带来了显著的成果和效益。
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工的报销周期从原来的漫长等待缩短了 3 周，效率提升了 300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也提高了员工的工作满意度。
会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。财务人员不再需要花费大量的时间在繁琐的基础工作上，而是可以将更多的精力投入到财务分析、决策支持等更有价值的工作中。
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工的填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，真正做到了轻松消费、便捷报销。
在财务审批方面，有了明确的依据，费用控制更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多的精力，能够为企业提供更有价值的财务服务。这些成果都充分体现了合思解决方案对动力源费用报销规范的积极影响。
动力源高度评价与展望未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对与合思的合作给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能在第一时间解决问题。他认为合作仅仅是服务的开始，未来，合思还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业的全球化业务。这充分体现了动力源对合思的信任和对未来合作的期待，也证明了合思的解决方案在提升动力源费用报销规范方面取得了实实在在的成效。
众多像动力源这样的企业都通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果你也想让企业在财务数字化领域取得突破，提升费用报销规范水平，不妨选择合思，开启企业的财务数字化转型之旅。现在，合思提供免费试用的机会，让你亲身体验合思财务数字化解决方案的魅力。
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