在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供专业的财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助众多企业深挖净利润，实现了财务的高效管理。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。下面，我们将通过某世界500强旗下教育服务品牌的客户案例，深入了解合思的会计档案管理方案。
客户困境：传统会计档案管理的重重难题
该教育服务品牌企业在业务发展过程中，面临着传统会计档案管理的诸多困境。企业内部业务、财务系统众多，且相互独立，数据无法互通。这导致结构化数据提取困难，财务人员在处理电子发票时，不仅要进行打印、查重、验伪等操作，耗费大量时间和精力，还造成了纸张的浪费。
实物存档方面，企业需要占用较多的物理空间来存放档案，并且需要安排专人进行管理，增加了管理成本。然而，即便如此，档案损坏的情况仍时有发生，使企业面临合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求高，进一步增加了财务人员的工作负担。
在档案查阅环节，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，不能多人同时借阅，导致档案资产利用率极低。这些问题严重制约了企业的财务管理效率和发展。
合思方案：全生命周期电子化会计档案管理
针对该客户的痛点，合思推出了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，包括电子档案（载体档案数字化副本）、自研OA以及其他业务系统等。合思拥有自动封装接口40种以上，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发，即可轻松接入，确保档案应收尽收。
在接口传输方式上，合思提供了多种选择。影像支撑可以快速准确地采集档案信息；外部设备扫描方便对实物档案进行数字化处理；人工上传则为特殊情况提供了灵活的解决方案。
该方案具备强大的自动归档功能，涵盖智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节。通过这些功能，实现了会计档案的全流程自动化管理，大大提高了管理效率。
方案实施：无缝对接与高效采集
合思在实施会计档案管理方案时，首先通过广泛连接异构系统，将各种档案数据来源接入系统。无论是电子档案还是实物档案，都能通过不同的接口传输方式，实现数据的高效采集。
在数据采集过程中，影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式相互配合，确保了档案数据的完整性和准确性。系统接收到数据后，会自动进行智能组单和四性检测等操作，完成自动归档。整个实施过程无缝对接，减少了人为干预，提高了工作效率。
显著成效：提升效率与节约成本
实施合思的会计档案管理方案后，该企业取得了显著的成果。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，大大提高了工作效率。
在档案查询方面，实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。员工可以快速准确地找到所需档案，提高了工作协同效率。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。同时，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，降低了企业的运营成本。
客户反馈：对未来财务自动化充满信心
企业财务相关负责人对合思的会计档案管理方案给予了高度评价。该负责人表示，通过合思的方案，企业的财务管理效率得到了极大提升，财务数据的准确性和及时性也得到了保障。他有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，进一步推动企业的财务数智化转型。
行动号召：选择合思开启财务数智化之旅
合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能。合思不仅能够提供标准化的解决方案，还能根据企业的特定需求和行业特点，量身打造个性化的会计档案管理方案。
合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障。从方案的实施到后期的维护，合思团队都会全程陪伴，确保客户能够顺利使用系统，实现财务管理的高效运作。
如果您的企业也面临着会计档案管理的难题，不妨选择合思的会计档案管理方案。现在，新客户可享受为期一个月的免费试用，亲身感受合思带来的无忧体验版服务，开启企业财务数智化转型的新篇章。
