合思档案：开启财务档案管理数字化转型新篇章

在数字化浪潮席卷的当下，财务领域正经历着前所未有的变革。2025年数电票将实现全覆盖，这一趋势如同一场疾风骤雨，让企业财务档案管理直面新的挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”对财务档案管理的严格要求。

传统纸质档案管理模式在数电票时代已显得捉襟见肘，暴露出诸多行业痛点。在纸电混合时代，企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大的难题。档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这无疑给企业的决策带来了阻碍。财务人员则被大量档案数据所困扰，整理工作不仅耗费时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。

传统纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，这是显性成本的体现。手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，这些则是隐形成本。而电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题，更是给企业带来了高合规风险。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，无法保证档案原生性，难以确保企业财务档案管理合规和实现全面数字化。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了全面的解决方案。

全面解决方案：满足多元角色需求

合思档案针对企业不同角色，提供了全面的解决方案，满足了企业在不同场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务信息追溯的效率，挖掘了财务档案数据的价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，合思档案节约了档案管理成本，提升了档案利用效率，实现了绿色低碳运营。在企业运营中，财务信息追溯是了解企业财务状况、做出合理决策的关键。合思档案为CEO/高管提供了清晰、准确的财务信息，让他们能够更好地把握企业的发展方向。

归档员/财务人员在使用合思档案后，工作效率得到了极大提高。他们告别了重复低价值的工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。合思档案让财务人员能够轻松完成档案管理，提高了档案利用效率。同时，在财务信息追溯方面，合思档案提供了便捷的查询方式，让财务人员能够快速找到所需的财务信息。

对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。它支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在财务信息追溯的过程中，外部审计可以通过合思档案快速获取所需的财务信息，确保审计工作的高效进行。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。这种全面的解决方案，为企业的财务信息追溯提供了有力的支持。

核心功能：彰显卓越优势

合思档案的核心功能具有显著优势，为企业的财务档案管理提供了强大的支持。

智能采集功能是合思档案的一大亮点。它支持多源采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在财务信息追溯方面，智能采集功能确保了财务信息的全面性和准确性，为后续的管理和分析提供了可靠的数据基础。

智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还有关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在财务信息追溯过程中，智能制档功能使得财务信息的关联更加清晰，便于快速定位和查询所需信息。

合思档案具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。在财务信息追溯时，这种双模式检测方案确保了财务信息的质量和可靠性，让企业能够放心地使用和分析这些信息。

在档案管理方面，合思档案的权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，根据国家档案行业标准，支持唯一性、合理性、稳定性原则，同时支持新增编号字段和按不同核算单位设置不同编号规则及流水号重置规则。这些功能为财务信息追溯提供了安全、有序的管理环境，确保财务信息的可追溯性和保密性。

实际案例：见证管理成效

不同类型的企业在应用合思档案后，都取得了显著的管理成效。

某企业年单据量达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案的解决方案。通过合思档案，该企业实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，能够在1分钟内快速定位数据，减少了打印与邮寄。在财务信息追溯方面，合思档案让企业能够快速准确地找到所需的财务信息，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务与财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，财务人员增效，装订简化节约了显性成本。

某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案为其实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。在财务信息追溯方面，该集团型企业能够更加高效地获取和分析财务信息，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案为其实现了广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案站在财务视角配置数据检测方案；跨系统调阅方案实现了业务系统与档案系统的调阅交互。在财务信息追溯方面，该企业实现了统一储存，打破了数据孤岛；业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低了财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。

某民办教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐。合思档案的数据集成方案为其实现了应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，搭建了业务证据链；电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档。在财务信息追溯方面，该民办教育集团以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案已获得众多企业的认可，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等7000 +付费企业、300万 +未来财务人都选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。

合思秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，聆听用户需求。它能助力企业实现财务档案管理的全面数字化转型，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。如果您也想体验合思档案带来的便捷和高效，不妨点击免费试用，开启财务档案管理的新篇章。