合思档案：破解企业财务档案管理难题的差旅问题解决方案

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在企业间快速扩张。相关政策规划明确指出，2025年将完成数电票全覆盖。这一变革犹如一场风暴，让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待“恶补”。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色都面临着诸多档案管理难题。企业高管深受纸质档案管理成本巨大且储存占地之苦，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用。财务人员则要面对海量档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗时。

企业财务档案管理还存在着高成本和高合规风险。显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大。隐形成本也不容小觑，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用。同时，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，带来高合规风险。虽然国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体。这些问题都迫切需要一个差旅问题解决方案来化解。

合思档案：全场景档案管理差旅问题解决方案

合思档案作为专业的解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，提供全面的电子会计档案管理服务。它就像一位全能的管家，为企业解决内外交困的档案管理问题。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。它能为企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性。支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，还提供可灵活扩展的业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。其数电票解决方案更是强大，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，是企业解决差旅问题解决方案的有力助手。

合思档案功能：全方位专业守护

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式，为企业提供了灵活的数据采集途径，是差旅问题解决方案中数据采集的重要保障。

• 智能制档：数据整合的高效引擎
  会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提升了档案管理的智能化水平，是差旅问题解决方案中智能处理的关键环节。

• 档案管理：精细管控的坚实壁垒
  支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。还支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，为企业提供了精细化的档案管理方式，是差旅问题解决方案中档案安全的守护者。

• 档案应用：便捷利用的高效工具
  支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，方便企业对档案进行高效利用，是差旅问题解决方案中档案应用的得力助手。

合思档案核心亮点：突出优势引领前行

• 合规性：严格标准保障安全
  合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。满足国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求，为企业提供合规可靠的差旅问题解决方案。

• 自动化：智能运作减少人工
  具备强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。支持100%自动归档，全量电子会计资料直联获取，系统自动整理、匹配、组件档案，提高了档案管理的效率，是差旅问题解决方案中自动化的典范。

• 高效性：快速处理海量数据
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。多源采集提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器自动获取数据。智能制档减少90%人工匹配工作量，关联任务执行进度可视化，确保企业能够高效处理档案管理事务，是差旅问题解决方案中高效的代名词。

• 灵活性：按需定制满足需求
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，企业可按自身管理需求自定义归档目录。支持按照不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，为企业提供了灵活的差旅问题解决方案。

合思档案价值：为不同角色赋能

• 助力企业高管决策
  对于CEO/高管，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值。助力企业决策数智化，提升财务服务效率打响数字化转型决胜之战。降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，绿色低碳运营，为企业高管提供了有力的决策支持，是差旅问题解决方案中的战略利器。

• 提高财务人员效率
  对于归档员/财务，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。轻松完成档案管理，提高档案利用效率，让财务人员从繁琐的工作中解脱出来，是差旅问题解决方案中财务人员的贴心帮手。

• 方便外部审计工作
  对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，为外部审计工作提供了便利，是差旅问题解决方案中审计工作的得力伙伴。

合思档案典型使用场景：实用价值尽显

• 企业日常档案管理
  在企业日常档案管理场景中，合思档案可实现电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节，支持多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等功能，满足企业不同阶段的档案管理需求，为企业日常档案管理提供了全面的差旅问题解决方案。

• 数电票处理
  在数电票处理场景中，合思档案的数电票解决方案支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，有效解决了数电票处理过程中的难题，是差旅问题解决方案中数电票处理的专业之选。

• 审计场景
  在审计场景中，合思档案可实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。提供证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，方便审计人员开展工作，为审计工作提供了高效的差旅问题解决方案。

合思档案成功案例：实践检验成效

众多企业采用合思档案后都取得了显著成效。某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标表现良好，充分证明了合思档案作为差旅问题解决方案的有效性。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，展示了合思档案在解决复杂档案管理问题方面的强大能力，是差旅问题解决方案的成功典范。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏易丢、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，体现了合思档案在提升档案管理效率和降低成本方面的显著优势，是差旅问题解决方案的有力证明。

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票打印查重验伪耗时费力浪费纸张，存储环节实物存档占用空间、档案人员专人管理、受环境因素影响或保管不善导致损坏，整理环节财务账表归档装订复杂、不断重复档案录入操作耗时长易出错，利用环节实物凭证与业务分散、无法智能搜索准确查找、查阅繁琐、档案借还状态更新不及时无系统留痕无法多人借阅等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，展示了合思档案在教育行业档案管理中的卓越表现，是差旅问题解决方案在特定行业的成功应用。

合思档案市场定位与差异化优势：领先行业脱颖而出

合思是为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉。其差异化优势明显，合思档案具有广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，是企业寻找差旅问题解决方案的可靠选择。

合思档案能帮助企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案秉持以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，满足企业不断变化的需求，为企业提供更加优质的电子会计档案管理服务。

如果您的企业也面临着财务档案管理难题，想要寻找差旅问题解决方案，不妨选择合思档案。现在点击免费试用，开启企业数字化转型之旅。您可以拨打400 – 105 – 6505电话咨询，访问www.hosecloud.com网站了解更多信息，添加微信公众号和小程序关注合思动态。让合思档案成为您企业档案管理的得力伙伴，共同迎接数字化时代的挑战。