在商业的广阔天地中，财务数字化转型已成为企业发展的关键议题。以一家畅销30余年的国民经典零食品牌为例，其年单据量高达2.6亿，在财务数字化转型方面有着迫切需求。该品牌覆盖全国的销售版图，供应链复杂，多种销售渠道并行，管理流程横跨多个系统，这让其在财务领域面临着重重挑战。而合思，作为一家专注于财务数智化的科技公司，凭借专业的解决方案，在助力企业解决财务难题、保障电子档案安全方面发挥着至关重要的作用。
零食巨头的财务困境
这家国民经典零食品牌，虽然在市场上拥有极高的知名度和庞大的销售网络，但复杂的业务架构却让其财务工作陷入困境。
品牌覆盖全国的销售版图，供应链环节众多，多种销售渠道同时运营。管理流程分散在多个系统中，操作繁杂且效率低下，使得企业难以实现精细化管理。这不仅增加了运营成本，也影响了决策的及时性和准确性。
差旅平台的对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却日益提高。财务人员需要在Excel中进行二次整理，人工记账的方式不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务的真正价值。电子档案安全在这种人工操作中也面临着一定风险。
事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以对成本进行精细化管控，这对企业的盈利能力造成了一定影响。同时，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费，电子档案安全也难以得到有效保障。
合思定制化解决方案
合思针对该品牌的财务难题，提供了一套无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全面覆盖员工消费、财务核算、记账和档案管理等环节，有力保障电子档案安全。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请并经过业务审批后，可通过合思商城订购相关服务，也可以选择TMC订购。这两种方式都会提供相应的对账单，方便后续的财务处理。
财务核算和记账环节，分为线上和线下两种开票方式。线上统一开票可实现自动拆分结算、自动记账，大大提高了财务工作的效率；线下统一开票则进行线下结算和手工记账，满足不同场景的需求。
档案管理环节是保障电子档案安全的关键。合思可实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。通过这种方式，实现了档案管理的智能化和规范化，确保电子档案安全。
方案实施步步为营
合思的解决方案实施过程系统且具有可操作性，从员工申请到档案管理，每个环节都紧密相连，保障电子档案安全。
员工进行差旅申请，经过业务审批后，可自由选择在合思商城订购或TMC订购。合思商城和TMC会及时提供对账单，财务人员在对账结算中心进行处理。
线上统一开票后，系统自动进行拆分结算和自动记账；线下统一开票则进行线下结算和手工记账。这种灵活的处理方式，适应了企业多样化的业务需求。
在档案管理方面，合思实现了智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。通过这些措施，有效保障了电子档案安全，提高了档案管理的效率和准确性。
转型成果显著可见
经过一段时间的实施，合思的解决方案为该零食品牌带来了显著的成果和效益，电子档案安全也得到了有效保障。
在差旅费用方面，年度节约了200万+。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，这表明员工对新的消费模式接受度较高，同时也有效控制了差旅成本。
财务入账效率提升了60%。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率。电子档案安全在高效的流程中也得到了更好的保障。
业财有机连接，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过数据采集与校验，打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，进一步保障了电子档案安全。
客户高度评价反馈
该企业的财务痛点具有一定的共性，应用合思解决方案后，取得了令人满意的效果。
合思打通了多系统，实现了会计凭证全链路电子化管理。130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，这不仅提高了工作效率，也保障了电子档案安全。
财务入账效率提高60%，合思的解决方案为企业带来了显著的效益提升，值得其他门店企业参考。该企业对合思的专业能力和解决方案给予了高度评价，认为其在保障电子档案安全方面发挥了重要作用。
携手合思开启转型之旅
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。
合思具有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能为客户提供全方位财务数智化服务，在保障电子档案安全方面有着丰富的经验和专业的能力。
已有众多企业选择合思实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果你也想开启财务数字化转型之旅，保障电子档案安全，不妨选择合思。现在拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，还可以免费试用合思的产品和服务，让有限的资源发挥更有效的作用。
