合思档案：解锁企业财务档案管理新境界，保障文档存储安全性

在纸电混合的时代浪潮中，企业的财务档案管理犹如航行在波涛汹涌大海中的船只，面临着诸多严峻的挑战。企业高管们常常为纸质档案管理的高额成本、庞大的占地面积以及数据难以分析利用而苦恼。财务人员则深陷于手动逐一匹配核对大量档案数据的繁琐工作中，枯燥乏味且效率低下。业务人员也在冗长繁琐的报销流程中浪费了大量的时间和精力。

企业不仅要承担如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大等显性成本，还要面对手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙、数据不能有效利用等高隐形成本。更令人担忧的是，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，使企业面临着高合规风险。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理又迎来了新的挑战。数电票管理要求特殊，必须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案原生性和财务档案管理合规。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的财务档案管理带来了全新的解决方案，有力地保障了文档存储安全性。

合思档案解决方案全景概览

合思档案提供了一套领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，宛如一把万能钥匙，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，就像一个智能的桥梁，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，极大地提升了文档存储安全性。

单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的高效体验。它采用电轨运行模式，确保线上只有一套电子数据进行管理，使财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率大幅提高。会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规，进一步增强了文档存储安全性。

档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，从多个方面保障了文档存储安全性。

证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，它创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，为文档存储安全性提供了坚实的保障。

合思档案核心功能闪耀亮点

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，还支持手动采集和自主补录。例如，它可以对单张PDF大文件、多张回单/发票进行自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种多样化的采集方式，保证了数据的全面性和准确性，为文档存储安全性奠定了基础。

• 智能制档：高效精准的档案构建
  智能制档功能通过规则引擎实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能，同时通过字段映射让查询更加便捷。智能制档功能提高了档案制作的效率和质量，进一步保障了文档存储安全性。

• 档案管理：精细严谨的安全守护
  档案管理功能具备完善的权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则。这些精细的管理措施，确保了档案数据的安全和有序，有力地保障了文档存储安全性。

• 档案应用：多维便捷的价值挖掘
  档案应用功能实现了多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它还具备一站式预览，穿透联查的能力，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等。丰富的应用功能，让档案数据的价值得到充分挖掘，同时也保障了文档存储安全性。

合思档案用户收益显著呈现

使用合思档案能为企业带来显著的收益，在保障文档存储安全性的同时，实现多方面的提升。

它能够显著降本增效，可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%。企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，更有效地“收紧钱袋子”。电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。它让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策。通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，全方位保障了文档存储安全性。

合思档案典型场景广泛适用

• 数电票场景：全流程闭环的高效管理
  在数电票场景下，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，保障了数电票相关文档的存储安全性。

• 实物备查场景：创新便捷的实物管理
  在“纸电混合”阶段的实物备查场景中，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。它服务于实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。例如，它支持集团共享、批量作业，实时监控实物档案归档进度，确保了实物档案文档的存储安全性。

• 大数据场景：海量数据的高效处理
  在大数据场景下，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，保障了大数据环境下文档的存储安全性。

• 共享调阅场景：精细管控的便捷查询
  在共享调阅场景中，合思档案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，保障了共享调阅过程中文档的存储安全性。

合思档案客户成功案例见证实力

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化。达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，充分体现了合思档案在保障文档存储安全性方面的强大实力。

某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有力地保障了该集团型企业的文档存储安全性。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，管理成效良好。统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为该企业的文档存储安全性提供了有力保障。

某教育集团业务系统多，数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐。合思档案单套制管理方案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理，形成以电子会计档案为核心的多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，有效保障了该教育集团的文档存储安全性。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其卓越的解决方案、强大的功能亮点、显著的用户收益、广泛的适用场景以及众多成功的客户案例，能够助力企业解决财务档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用，全方位保障文档存储安全性。

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