在企业的日常运营中，档案管理尤其是差旅发票管理一直是个令人头疼的难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的困境；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作以及手动匹配核对的枯燥任务所困扰；业务人员在报销差旅发票时，也常常陷入流程繁琐、耗时费力的泥潭。
随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理迎来了新的挑战。数电票管理要求的特殊性，使得企业急需专业的电子会计档案管理平台来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。此外，企业在数字化推行过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍未摆脱纸质文件储存和数据存储线下载体的束缚。纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大，还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，同时还伴随着高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套完善的差旅发票管理方案。
合思档案产品探秘
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它就像企业档案管理的智慧大脑，能为企业解决内外交困的档案管理问题。采用合思档案的差旅发票管理方案，企业可以节约70%的纸张成本、75%的整理成本，同时提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，让差旅发票管理变得更加轻松高效。
核心功能大揭秘
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多源采集：数据汇聚的智慧之门
在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，甚至支持手动采集和自主补录零散会计资料。通过这些功能，合思档案的差旅发票管理方案能够全面、准确地采集各类发票数据，为后续的管理工作奠定坚实基础。 -
智能制档：高效关联的档案魔法
智能制档是合思档案的一大亮点。它实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装。这一过程整合了零散数据，形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还提供关联检索等辅助功能和手工修正操作，并且关联任务执行进度可视化。在差旅发票管理中，智能制档功能能够快速准确地将差旅发票与相关业务数据进行关联，大大提高了档案管理的效率和准确性。 -
档案管理：精细管控的安全堡垒
合思档案在档案管理方面表现出色。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理。同时，它支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，还支持根据企业制度自主排列、扩展。在差旅发票管理中，这些功能能够确保发票档案的安全、有序管理，方便企业进行数据的分类和检索。 -
档案应用：数据价值的挖掘利器
档案应用功能是合思档案发挥数据价值的关键。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。同时，它实现了档案数据资产化，提供档案借阅服务，全流程线上化管控档案移交、鉴定、销毁，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。在差旅发票管理中，这些功能能够让企业充分挖掘差旅发票数据的价值，为企业的决策提供有力支持。
优势对比显锋芒
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合规性：紧跟政策的安全保障
在合规性方面，合思档案的差旅发票管理方案符合国家政策要求。其电子会计档案合规性管理满足国家相关政策规定，如《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《会计档案管理办法》等，实现归档即合规。而传统纸质档案管理在电子会计凭证文件管理上存在合规风险，无法有效保障企业的合规运营。 -
效率：自动化带来的高效飞跃
合思档案能实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。在一些企业案例中，采用合思档案的差旅发票管理方案后，档案匹配耗时大幅减少，查询效率显著提升。而传统档案管理手工装册归档重复性工作量大，查询调阅效率低，严重影响了企业的工作效率。 -
成本：节约开支的明智之选
合思档案的差旅发票管理方案可节约纸张成本和整理成本，能为企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，还能减少存储空间成本。而传统纸质档案管理存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大，给企业带来了沉重的经济负担。 -
数据利用：让数据“活起来”
合思档案能让差旅发票数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维度、多视角、多渠道的档案调阅，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。而传统档案管理查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，无法为企业提供有价值的决策支持。
应用案例见证实力
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某大型企业：业财一体降本增效
某企业年单据量2.6亿，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。采用合思档案的差旅发票管理方案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。 -
重型装备制造商：标准化落地显成效
世界上最大的重型装备制造商之一，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。 -
某企业：打破数据孤岛促共享
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。采用合思档案单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，数据共享，全生命周期管理可控，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。 -
民办教育集团：简化流程提效率
中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理和利用环节都存在问题。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
综上所述，合思档案的差旅发票管理方案具有诸多优势和价值。它能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，拥有广泛连接的能力、100%自动归档能力、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，能够满足企业不断变化的需求，为企业提供更优质的服务。凭借其先进的技术和丰富的功能，合思档案已在众多企业中取得了良好的应用效果，未来有望在更多企业中推广应用，推动企业档案管理的数字化变革。
