智能档案管理系统：开启企业财务档案管理新时代

智能档案管理系统：开启企业财务档案管理新时代
在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务档案管理面临着诸多挑战。企业高管们常常为纸质档案管理成本高昂、占地空间大，以及档案数据难以分析利用而苦恼。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动匹配、核对确认的过程枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。业务人员在出差、招待后的报销流程中，也被繁琐的纸质票据留存和上交工作搞得疲惫不堪。

此外，企业还面临着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。这些痛点严重影响了企业的运营效率和财务管理水平，寻找一种高效、智能的档案管理解决方案迫在眉睫。

一、合思智能档案管理系统：全面解决方案

合思智能档案管理系统为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该系统广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过电轨运行，线上一套电子数据管理，确保了财务档案证据链的完整，全面反映企业经营业务。档案扩展解决方案可自定义档案类型，进行全流程扩展管理。借助生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。

二、核心功能亮点：智能高效管理

1. 多源采集功能：接口互联自主采集
  合思智能档案管理系统的多源采集功能实现了接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，该系统还支持手动采集，自主补录。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，确保企业所有会计资料都能被有效采集。
1. 智能制档功能：规则引擎自动组装
  智能制档功能是合思智能档案管理系统的一大亮点。通过规则引擎，实现了会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。此外，通过字段映射，打破了业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，查阅更加便捷。
1. 专用格式版式文件：数据转化降低成本
  合思智能档案管理系统的专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低企业档案存储成本。同时，该系统支持自定义企业专用、个性化版式文件，使档案的可扩展性更强。
1. “四性检测+业务检测”双模式检测方案：保障数据完整
  “四性检测+业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。该方案围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性。

三、使用收益：降本增效价值凸显

1. 显著降本增效：收紧企业钱袋子
  使用合思智能档案管理系统能够显著降低企业成本，提高工作效率。企业可以彻底告别传统手工归档，不再打印档案，从而节约纸张成本和整理成本。这使得企业能够更有效地“收紧钱袋子”，在当前经济环境下实现资源的优化配置。
1. 电子会计档案管理闭环：拉通全链路
  合思智能档案管理系统成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白。它拉通了业财税档全链路，使企业的财务管理更加高效、透明。
1. 数据“活起来”：实现数据价值
  该系统让企业的档案数据真正“活起来”，从数据到决策，企业能够充分利用档案数据，实现数据价值。通过对档案数据的分析和挖掘，企业可以做出更加科学、合理的决策。
1. 资源重组：提升企业效益
  合思智能档案管理系统实现了企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了显著提升。通过资源重组，企业能够实现效益最大化，在市场竞争中占据更有利的地位。

四、适用典型场景：满足多元需求

1. 企业高管：助力决策数智化
  企业高管可以通过合思智能档案管理系统沉淀数据资产，保障合规管理。该系统能够提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。
1. 归档员/财务人员：提高工作效率
  归档员和财务人员使用合思智能档案管理系统可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
1. 外部审计人员：实现审计在线化
  外部审计人员借助合思智能档案管理系统可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
1. 数电票场景：全流程闭环管理
  在数电票场景下，合思智能档案管理系统提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

五、客户成功案例：见证卓越成效

1. 某企业：业财一体降本增效
  某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思智能档案管理系统后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如凭证总量达14W +、单据总量达50W +，某月入库数据加载30s、关联匹配15min等。
1. 某集团型企业：标准化落地合规低碳
  某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合。采用合思智能档案管理系统的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
1. 某企业：数据共享节省成本
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。使用合思智能档案管理系统后，统一储存档案数据，业务证据链完整，实现了数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
1. 某民办教育集团：简化流程提高效率
  某民办教育集团档案管理在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思智能档案管理系统为其提供数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思智能档案管理系统作为企业的优质之选，能够为企业提供全面、高效、智能的档案管理解决方案。

合思智能档案管理系统在多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验智能档案管理系统带来的便捷和高效，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新时代！

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