在数字化浪潮席卷的当下，企业面临着前所未有的变革与挑战。2025 年数电票全覆盖的目标，如同一场号角，让企业财务档案管理直面新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。在“数字化凭证时代”，因数电票管理的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应财务档案管理的新要求。
在纸电混合的时代，企业不同角色都面临着档案管理的困扰。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用而烦恼；财务人员则被海量档案数据的整理工作折磨得疲惫不堪，手动匹配、核对的过程枯燥又繁琐；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程复杂，耗费大量时间。
传统档案管理更是存在诸多问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本上，手工装册归档的重复性工作让员工苦不堪言，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏。企业在推行数字化的过程中，虽然通过各种系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依然存在。会计档案移交流程在这样的背景下，也变得更加复杂和困难。
合思档案：全场景解决方案领航者
合思档案深知企业在档案管理方面的痛点，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。通过这种方式，大大简化了会计档案移交流程，提高了工作效率。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，不同档案类型都能得到高效管理，为会计档案移交流程提供了更多的灵活性。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，确保会计档案移交流程中的数据准确性和完整性。
核心功能：传统方案的颠覆者
合思档案的核心功能强大且具有创新性，相比传统方案具有显著优势。
多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。这一功能丰富了会计档案移交流程的数据来源，确保数据的全面性。
智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还能实现字段映射，查阅便捷，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，优化了会计档案移交流程中的数据处理环节。
档案管理功能支持权限管理，精准管控。支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等。这些功能保障了会计档案移交流程的安全性和规范性。
档案应用功能实现多维检索，满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。还能一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，让会计档案移交流程中的查询和使用更加高效。
实际案例：成效见证实力
众多企业已经选择合思档案，并取得了显著的成效。
某企业年单据量高达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰，管理自动化，企业成本降低，会计档案移交流程也变得更加顺畅。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，优化了会计档案移交流程中的各个环节。
某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主实物翻阅效率低等问题。合思档案单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，大大提高了会计档案移交流程的效率。
某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等环节的低效档案管理问题。合思档案单套制管理方案有数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，让会计档案移交流程更加科学合理。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能帮助企业解决内外交困的档案管理问题，优化会计档案移交流程。
合思档案在北京、上海、杭州等多地设有办公地点。您可以拨打 400 – 105 – 6505 与我们联系，也可以访问我们的网站 www.hosecloud.com。同时，我们还提供微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便您随时与我们沟通。如果您想亲身体验合思档案带来的便捷和高效，不妨点击免费试用，开启会计档案管理的新篇章。
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