合思档案：解锁发票管理服务新境界，助力企业财务数智化转型

在数字经济浪潮汹涌澎湃的当下，数电票正以前所未有的速度扩张，一场财务档案管理的变革风暴已然来袭。按照规划，2025 年数电票将实现全覆盖，企业的财务档案管理正直面新的挑战，信息化建设亟待“恶补”。

从收票层面看，政策已明确电子发票接收合法合规，早在 2016 年 1 月 1 日，财政部、国家档案局令第 79 号就肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件即可仅以电子形式归档。而在开票方面，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖。然而，数电票管理要求特殊，比如须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着不同的难题。企业高管被纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用的问题所困扰；财务人员需面对海量档案数据，整理工作枯燥繁琐，手动匹配、核对确认耗时耗力；业务人员出差、招待后的报销流程更是繁琐，耗费大量时间。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如一把金钥匙，为企业打开了解决档案管理难题的大门。它能节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，保障管理合规性，为企业应对数电票带来的挑战提供了有力支持。

合思档案全景探秘：数字化档案管理的智慧结晶

北京合思信息技术有限公司自 2014 年创立以来，一直专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。合思档案作为其旗下的明星产品，基于广泛连接的生态，为企业提供全方位的财务数智化服务。

合思档案功能强大，其功能模块涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA 系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。其业务流转流程为业务流转→财务入账→档案采集→档案制档→档案管理→档案利用，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，极大地提高了档案管理的效率。发票管理服务在这一系列流程中起到了关键的支撑作用，确保发票数据的准确采集和高效管理。

合思档案核心功能：开启高效档案管理新时代

• 多源采集：数据汇聚的智慧引擎
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板，实现结构化数据批量导入。通过这种多源采集方式，发票管理服务能够将企业的各类发票数据准确无误地收集起来，为后续的管理工作奠定基础。

• 智能制档：数据整合的强大助力
  会计档案关联规则可视化配置是合思档案智能制档功能的一大亮点。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少 90%人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在这个过程中，发票管理服务确保了发票数据与其他档案数据的准确关联，提升了整个档案管理的智能化水平。

• “四性检测 + 业务检测”：数据安全的坚实防线
  合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。发票管理服务在检测过程中，对发票数据的各项属性进行严格把关，确保发票的合规性和准确性。

• 档案管理：精细管控的智慧之钥
  权限管理精准管控是合思档案档案管理功能的重要特点。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022 档号编制规则》，规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。发票管理服务在档案管理中，确保了发票数据的安全存储和规范管理。

合思档案 vs 传统档案管理：优势尽显的数字化突围

• 成本：精打细算的财务管家
  传统档案管理存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏。而合思档案能为企业节约纸张成本 70%、节约整理成本 75%，降低存储和人力成本。发票管理服务在成本控制方面发挥了重要作用，减少了发票打印、存储等方面的成本。

• 效率：风驰电掣的速度革命
  传统档案管理在整理、查询等环节效率低下，财务人员整理档案数据量大且需手动逐一匹配、核对确认，查询依赖多端系统分散查询，实物翻阅效率低。合思档案能提升检索效率 90%，通过大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，实现 100%自动归档，最大程度减少人工介入。发票管理服务通过高效的数据采集和处理，大大提高了发票相关业务的处理效率。

• 合规：严谨规范的法律卫士
  传统档案管理在电子会计凭证管理上缺乏有效手段，难以保证合规性。合思档案符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理严格，满足国家档案局发布的相关规定，通过“四性检测 + 业务检测”双模检测实现归档即合规。发票管理服务确保企业的发票管理严格遵循相关法规政策，避免合规风险。

• 数据利用：激活价值的智慧魔方
  传统档案管理数据难以汇总整理和分析利用，档案数据未得到有效整理。合思档案能让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。发票管理服务通过对发票数据的深入挖掘和分析，为企业提供有价值的决策依据。

合思档案应用案例：真实场景下的卓越成效

• 案例一：亿级单据企业的数字化转型之路
  某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。采用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，企业成本降低。发票管理服务在该企业中，确保了海量发票数据的高效管理，为企业的数字化转型提供了有力支持。

• 案例二：重型装备制造商的绿色合规之旅
  世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。其采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，实现财务档案的安全存储；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。发票管理服务在该企业中，规范了发票的管理流程，提高了发票处理的效率和合规性。

• 案例三：低效档案企业的焕新逆袭
  某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。使用合思档案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。发票管理服务在该企业中，将分散的发票数据进行整合，提高了发票数据的利用价值。

• 案例四：教育集团的智能管理变革
  中国最大的 K12 民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用环节都存在问题，如业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找等。采用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。发票管理服务在该教育集团中，解决了发票数据采集和管理的难题，提升了财务管理的智能化水平。

合思档案：引领企业数字化转型新征程

合思档案凭借其强大的功能和显著的优势，为企业解决了纸电混合档案管理难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。它补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业数据“活起来”，实现了数据价值。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将助力更多企业实现全面数字化转型。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供优质的服务和技术支持，保障企业档案管理的顺利实施。合思档案拥有众多知名客户，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，获得了客户的高度认可和好评。

如果您想体验合思档案带来的高效发票管理服务和卓越档案管理解决方案，不妨点击免费试用，开启企业数字化转型的新篇章。