在当今数字化浪潮的席卷下，我国电子凭证数字化转型正驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着诸多难题。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，成为企业财务档案管理的“绊脚石”。
传统纸质档案管理模式更是痛点重重。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时，工作人员需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。此外，纸质档案查找极为耗时，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。更重要的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，已经无法满足现代企业的管理要求。
面对这些困境，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了电子会计档案管理平台——合思档案，为企业财务档案管理难题提供了全面解决方案。
数智引擎驱动 解锁财务档案管理新密码
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。它全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。
这一创新模式有利于优化企业管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，能够有效降低单位运行成本及资源消耗，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。通过敏捷的财务收支管理平台，合思档案还可以帮助企业挖出更多净利润，提升企业的财务管理水平。
核心功能闪耀 打造高效便捷管理体验
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务四个关键环节。
在智能采集环节，可通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行数据采集。档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保数据采集的高效性和准确性。
预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等，为后续的档案管理奠定基础。
基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节。具备精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，保障档案管理的安全性和规范性。
档案服务可辅助审计、项目管理、统计分析等。支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，让档案利用更加便捷高效。
自动化归档让企业告别重复性工作，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。例如，合思档案可以实现凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。
合思档案还能够为企业节约成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本高达338,910元。
多行业绽放光彩 见证实际应用卓越成效
合思档案在不同行业都有着出色的应用表现，为企业带来了显著的效益提升。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。通过打破数据壁垒，实现数据同源，为财务人员提供了便捷的利用方式，一键联查，有效提升了工作效率。自动组装功能以档案数据为标准进行内外审计，提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。
在餐饮行业，COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。通过无纸化管理，实现了自动化归档和财务数据分析；去人工化，减少了50%的人力成本，提高了效率；资产化，深度分析档案数据，满足了内审需求。
在软件与信息技术服务行业，高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率。档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。无纸化简化了业财流程，将业务时间归还业务，归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万 +。
在国企领域，中文传媒通过合思档案的解决方案，财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。实现了电子凭证采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档；文件传输涵盖外部凭证、内部凭证、发票管理、智能填报、业务报表、财务核算等；邮件短信涉及对公、对私、付款单等；系统直联包括回单位签、解折XBRL、财务报告等；同步原始凭证信息至档案服务。同时，通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，实现纸电混合科学管理。
电子凭证全流程无纸化时代已经到来，合思档案能够推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。企业应积极拥抱这一趋势，抓住电子凭证数字化转型的机遇，选择合思档案，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，值得企业信赖。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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