合思档案：开启财务信息化档案管理新时代

在当今纸电混合的时代，企业的档案管理犹如身处迷雾之中，面临着重重困境。企业高管常常为纸质档案管理成本居高不下、占用大量空间，且档案数据难以分析利用而忧心忡忡；财务人员则深陷大量档案数据处理的泥潭，手动匹配核对的工作枯燥又繁复；业务人员更是被繁琐的报销流程折磨得疲惫不堪。

企业为此付出了高昂的代价，不仅有显性成本，如纸质凭证输出的高额耗材成本，以及对档案室和档案柜庞大的存储空间需求；还有隐形成本，像手工装册归档的巨大工作量，以及查询调阅数据时的低效利用；更存在高合规风险，电子会计凭证管理手段的缺失，让纸质档案在岁月的侵蚀下容易损坏。

随着数电票的快速扩张，企业的财务档案管理又迎来了新的挑战。数电票特殊的管理要求，使得企业急需专业的电子会计档案管理平台来适应“数字化凭证时代”。即便企业在推行数字化的过程中解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，依然存在纸质文件储存和数据存储线下载体的难题。解决这些问题，已经成为企业迫在眉睫的任务。而合思档案解决方案，正是那驱散迷雾的灯塔。

合思档案一站式解决方案 满足多元需求

合思档案为企业带来了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，宛如一套量身定制的盔甲，能满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

单套制解决方案更是一大创举，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。只需在线上管理一套电子数据，就能保证财务档案证据链完整，全面反映企业的经营业务。纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印，就能确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案赋予了企业自定义档案类型的权力，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，让不同档案类型都能得到高效管理。

证据链完整性解决方案则通过可视化规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，形成完整的档案证据链。它还能自动检测证据链的完整性，为财务合规保驾护航。

合思档案核心功能亮点 引领财务信息化变革

• 多源采集：智慧互联 灵活采集
  合思档案的多源采集功能如同一个强大的信息收集器，实现了接口互联和自主采集。它提供自动生成式Open API，能够快速集成，预制系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集和自主补录，可对单张PDF大文件、多张回单/发票进行自动切割，通过自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：规则驱动 高效协作
  智能制档功能借助规则引擎自动组装，会计档案关联规则可以可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。它还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化的特点。字段映射功能则让已完成业务证据链组装的档案数据，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析。

• 专用格式版式文件：创新存储 个性定制
  专用格式版式文件功能可以自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，还能自定义调配生成档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件，让档案更具扩展性和灵活性。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测：严格把关 确保合规
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

合思档案用户收益剖析 助力企业全面提升

• CEO/高管：数智决策 降本增效
  对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，它还能提升财务服务效率，实现降本增效，推动企业绿色低碳运营。

• 归档员/财务：高效工作 数据透明
  归档员和财务人员使用合思档案，能够告别重复低价值的工作，提高工作效率。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

• 外部审计：在线审计 便捷高效
  对于外部审计来说，合思档案实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计效率。

• 企业整体：降本增效 数据激活
  企业整体使用合思档案能够实现显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，无需打印档案。电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让数据“活起来”，真正实现档案数据的价值利用，实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效。

合思档案典型场景应用 彰显广泛适用性

• 数电票场景：全流程闭环管理
  在数电票场景下，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理。

• 实物备查场景：纸电关联 全流程定位
  在实物备查场景中，合思档案能智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，对实物档案进行全流程管理定位。它支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，可根据实际档案管理场景搭配，支持集团共享、批量作业，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

• 共享调阅场景：多维查询 精细管控
  共享调阅场景下，合思档案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

• 大数据管理场景：挖掘价值 高效支撑
  在大数据管理场景中，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备海量数据匹配引擎和映射引擎，还有专利技术支撑。

合思档案成功案例分享 见证实际效果

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理实现自动化。企业成本大幅降低，以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，确保了电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，释放了1/3的空间，纸张打印成本每年减少100万张纸。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，使用合思档案单套制管理方案后，实现了统一储存，打破了数据孤岛，业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透，数据共享，全生命周期管理可控。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。应用合思档案解决方案后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案已经获得了众多企业的认可，事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都在使用，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等，客户对其效果给予了高度评价。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业财务信息化建设的必然选择。合思档案秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品，聆听用户需求，能够帮助企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。如果您也想体验合思档案的强大功能，不妨点击下方链接免费试用，开启企业档案管理的新篇章。