合思档案：破解数电票时代企业档案管理难题

在数字化浪潮席卷而来的当下，数电票正以前所未有的速度在全国范围内快速扩张。根据相关政策规划，2025 年要完成数电票全覆盖，目前全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革为企业财务档案管理带来了新的挑战，加强信息化建设迫在眉睫。

然而，在纸质和数电票混合管理的模式下，企业面临着诸多痛点。企业高管深受纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用等问题的困扰。财务人员则因档案数据量庞大，整理工作枯燥繁琐，工作热情逐渐降低。业务人员更是在报销流程中耗费大量时间，苦不堪言。同时，纸质凭证输出不仅需要高昂的耗材成本，还对档案室、档案柜等存储空间有极大需求，造成了企业资源的严重浪费。而且，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，导致内部协作滞后，隐形成本居高不下。

合思档案：档案管理的智慧之钥

面对企业档案管理的重重困境，合思档案应运而生。它是领先的单套制电子会计档案管理平台，宛如一把智慧之钥，为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的优质服务，轻松解决企业内外交困的档案管理问题。

合思档案具备强大的整体能力，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。此外，合思档案还拥有费控系统、税务系统、OA 系统、资金系统、影像系统、财务系统等多系统连接能力，以及业务系统的共享调阅解决方案和证据链完整性解决方案，为企业档案管理提供全方位的支持。

多维度功能：开启档案管理新境界

1. 多源采集：数据汇聚的高速通道
   合思档案在多源采集方面表现卓越。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保各类数据都能高效汇聚。
2. 智能制档：规则驱动的高效协作
   智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少 90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段进行映射，方便查询和分析，大大提高了工作效率。
3. 档案管理：精细管控的安全堡垒
   在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。同时，它支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，为档案管理提供了精细管控的安全保障。
4. 档案应用：数据价值的挖掘利器
   档案应用功能丰富多样。合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它还能智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，提供档案影像调阅接口，实现档案数据资产化，提供档案借阅服务，充分挖掘档案数据的价值。

核心亮点：降本增效合规并行

合思档案具有众多核心亮点，能够显著降本增效。它能节约 70%纸张成本、75%整理成本，提升 90%检索效率，实现 100%管理合规性，彻底告别传统手工归档，档案无需打印。电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效大幅提升。此外，它具备广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据；拥有 100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入；符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理；有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的需求，及时应对变化，在政策合规与审计方面表现出色。

场景价值：满足不同角色需求

1. CEO/高管：决策数智化的有力支撑
   对于 CEO/高管而言，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营，在政策合规与审计的大环境下，为企业的稳定发展提供坚实保障。
2. 归档员/财务：高效工作的得力助手
   归档员/财务人员使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，更好地应对政策合规与审计要求。
3. 外部审计：便捷高效的审计利器
   在外部审计方面，合思档案让审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性，符合政策合规与审计的标准。

典型场景：多行业应用显神通

1. 海量单据企业：电子化管理新突破
   针对年单据量 2.6 亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案可多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄，在政策合规与审计方面为企业提供了有力支持。
2. 集团型企业：统一管理的解决方案
   集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难。合思档案提供单套制管理方案，实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，确保企业在政策合规与审计中顺利通过。
3. 多系统互联企业：数据整合的有效途径
   对于多系统数据互联需求的企业，档案管理低效、数据未有效整理利用、纸质档案翻阅易损坏丢失、电子发票存档不合规范。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，满足政策合规与审计的要求。
4. K12 民办教育集团：流程简化的智慧选择
   K12 民办教育集团在采集、存储、整理和利用档案方面存在诸多问题。合思档案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，在政策合规与审计方面为教育集团提供了可靠保障。

成功案例：见证实际成效

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%，在政策合规与审计方面表现出色。徐福记多地连锁门店、70 +分公司，年数据量 2.6 亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，确保了企业在政策合规与审计中的顺利进行。中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统的便利性和安全性给予肯定，体现了合思档案在政策合规与审计方面的优势。金牌橱柜与合思档案合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，满足了政策合规与审计的相关要求。

市场定位：细分领域的领军者

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于云产品服务的创新，服务未来财务人。合思档案提供领先的单套制电子会计档案管理平台，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，打破物理空间限制，在线自由调阅。它拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，满足数电票管理要求。创造性提供财务视角下的证据链完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，在政策合规与审计方面具有独特的优势。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，深度应用会计档案价值。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的需求增加，合思档案将不断迭代升级，为企业提供更优质、更高效的服务。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都已选择合思档案，实现了降本增效和合规管理。企业应抓住机遇，选择合思档案提升自身档案管理水平。如果您想进一步了解合思档案，可拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站或扫描微信公众号和小程序二维码，还能免费试用，开启档案管理的全新体验。