合思档案：合规文件管理新利器，引领企业数字化转型

在数字化浪潮席卷而来的当下，数电票正以前所未有的速度在企业财务管理领域快速扩张。据规划，2025年将完成数电票全覆盖，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列变化，让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待“恶补”。

在纸电混合时代，企业在档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管头疼于纸质档案管理成本巨大且储存占地，档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用；财务人员面对海量的档案数据，整理工作耗时费力，需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费大量时间。此外，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题。

合思档案：一站式合规文件管理解决方案

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，是企业解决档案管理痛点的理想方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的合规文件管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，真正做到了合规文件的有效管理。

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，带来显著的效益提升。它可以节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%。通过“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。同时，打破物理空间限制，企业人员可在线自由调阅档案，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。此外，通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”、“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

合思档案功能模块：全方位合规文件管理保障

• 多源采集：灵活高效的数据获取
  多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持手动采集，可通过多种便捷手动数据补录方式自主补录，确保合规文件数据的全面收集。
• 智能制档：精准关联与便捷查阅
  智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能将不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，实现合规文件的智能管理。
• 档案管理：精细管控与灵活扩展
  档案管理包括权限管理和档案目录管理。权限管理可精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，保障合规文件管理的规范性。
• 档案应用：多维查询与高效服务
  档案应用支持多维检索，能满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。同时，提供一站式预览，可穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，为合规文件的应用提供全方位支持。

合思档案核心亮点：创新驱动合规文件管理

• 大数据解决方案：释放档案数据价值
  大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，还能实现档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等，为合规文件管理提供强大的数据支持。
• 档案扩展解决方案：自定义管理范围
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足多样化的合规文件管理需求。
• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，确保合规文件的完整性和准确性。
• 共享调阅解决方案：精细化档案查阅
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，提升合规文件的查阅效率。

合思档案价值体现：为不同角色与企业整体赋能

• 为CEO/高管：沉淀数据资产助力决策
  对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理。它能提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，推动企业合规文件管理的战略升级。
• 为归档员/财务：提高效率轻松管理
  对于归档员/财务，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让财务人员轻松完成档案管理，提高档案利用效率，确保合规文件管理工作的高效开展。
• 为外部审计：在线审计便捷高效
  对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提升审计工作的便捷性和合规文件管理的透明度。
• 对企业整体：降本增效全链路打通
  对企业整体而言，合思档案能实现显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印。它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，全面提升企业合规文件管理水平。

合思档案典型使用场景：多领域合规文件管理应用

• 企业费控报销场景：业财融合新体验
  在企业费控报销场景中，合思档案可实现智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务，解放双手释放人的创造力，助力企业实现业财融合，为企业合规文件管理提供全面支持。
• 数电票管理场景：全流程闭环管理
  数电票管理场景中，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保数电票相关合规文件的有效管理。
• 实物备查场景：创新实物档案管理
  实物备查场景中，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，拓展了合规文件管理的范畴。
• 档案扩展管理场景：灵活定制管理范围
  档案扩展管理场景中，合思档案生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足企业多样化的合规文件管理需求。

合思档案成功案例：真实见证合规文件管理成效

• 某企业：业财一体降本增效
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本，为企业合规文件管理带来了显著改善。
• 重型装备制造商：标准化落地环保增效
  世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效提升了企业合规文件管理的标准化和环保性。
• 某企业：打破数据孤岛实现业财一体
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，全面提升了企业合规文件管理的效率和规范性。
• 民办教育集团：简化流程高效管理
  中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力，存储环节实物存档占用空间、易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂、易出错，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、借还状态更新不及时等问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育行业的合规文件管理提供了优秀范例。

合思档案市场定位与差异化优势：实力铸就领先地位

在企业费控报销信息化细分领域，合思市场占有率第一。合思创立于2014年11月，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。合思服务6000 +企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。合思自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性，在合规文件管理领域具有显著的差异化优势。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着国家政策对电子会计档案管理的支持力度不断加大，以及企业数字化转型需求的日益增长，合思档案将不断优化和创新，为企业提供更优质、更高效的合规文件管理解决方案，在电子会计档案管理领域发挥更大的作用。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，企业可通过微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步了解合思档案。欢迎广大企业选择合思档案，开启高效、合规的文件管理之旅，现在还可免费试用，体验合思档案带来的便捷与高效！