增值税电子化浪潮下，合思档案为企业财务档案管理破局

在当今数字化飞速发展的时代，增值税电子化已成为企业财务领域不可阻挡的趋势。2025年数电票将完成全覆盖，这使得企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设成为企业亟待“恶补”的功课。例如，数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管被纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的问题所困扰；财务人员需面对档案数据量大、整理耗费时间且工作枯燥繁复的状况；业务人员则在报销纸质票据时，遭遇流程繁琐的困扰。企业不仅存在高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；更有高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等。尽管国家政策支持电子会计档案管理，肯定其法律效力，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，还有数据存储线下载体。

合思档案：精准解锁多元角色需求

合思档案针对上述痛点，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型决胜之战。

归档员/财务人员使用合思档案，可大大提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料。

功能概览：全生命周期管理显实力

合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析以及应用层功能等多个方面。

在智能采集方面，既有外部生态的规则引擎、业务映射等，也有内部的EAI插件、API接口等。支持多源采集，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联自主采集基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案；手动采集自主补录则针对不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。

预归档服务包含自动归档、业务检测等功能。基础管理涵盖档号管理、账套管理等。档案服务提供身份调查、全文检索等。统计分析包括进销项统计、资金统计等。应用层功能有辅助审计、证据方案库等。

智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，实现不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可进行字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

专用格式版式文件功能也十分出色。自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。

核心亮点：独特优势铸就卓越品质

合思档案拥有众多核心亮点，使其在市场中脱颖而出。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，可在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

具备强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。如支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

拥有档案扩展解决方案，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，还能进行财务档案全生命周期管理，包括档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等。

价值体现：降本增效推动企业发展

合思档案为企业带来了显著的价值。

显著的降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，保证100%管理合规性。

成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”。从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。

实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，使企业效益最大化。

提供广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。符合国家政策要求，进行电子会计档案合规性管理。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

典型场景：广泛适用凸显方案价值

合思档案拥有多种典型使用场景。

单套制解决方案场景，业务及管理流程包括实物流转和电轨运行。实物流转涵盖业务流转上传纸质原始凭证影像、直联全量电子会计资料等，档案采集到单确认、扫码装盒等，档案制档系统整理、匹配、组件等，档案管理全量电子会计档案管理及主动利用电档为主等，财务入账业务流转相关操作。电轨运行则是线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，档案数据之间建立完整勾稽关系，纸质原文件混序归档，会计档案不打印、应收尽收。

共享调阅解决方案场景，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，不同人员（财务人员、业务人员、审计人员、管理人员）有不同的查询方式和需求。

数电票解决方案场景，提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，包括获取环节（企业/员工通过税务数字账户、电子邮箱、二维码等获取，手工下载pdf/fod，自动匹配验证解析、验真查重，自动下载xml文件等）、业务环节（上传、业务流转、回写业务信息等）、入账环节（财务入账、档案归档相关操作）和归档环节（回写业务信息、发票查询辅助复核等）。

实物备查场景，在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。如打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆、可根据实际档案管理场景搭配，集团共享可批量作业，支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，服务单套制，极简管理，低碳环保。

成功案例：真实见证合思档案实力

众多企业选择合思档案后，取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，此前存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案提供多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄等解决方案。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等痛点。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，成本效益对比显示装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本均大幅降低，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位：差异化优势引领行业发展

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

相比传统档案管理方式，合思档案实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，解决了企业内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保证管理合规性等。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性，满足企业对“数字化凭证时代”财务档案管理的需求。

合思档案提供多种特色解决方案，如大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案；证据链完整性解决方案能保障财务合规，实现档案关联规则梳理、组装、完整性检测及效果呈现；共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求等，这些都是其区别于其他产品的优势。

在增值税电子化的大趋势下，合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将不断迭代升级，持续为企业提供更优质、更高效的电子会计档案管理服务，帮助企业更好地应对财务档案管理的挑战，实现全面数字化。众多知名企业如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等都选择了合思档案，并取得了显著的成效，证明了合思档案的可靠性和实用性。

如果你也想让企业的财务档案管理更加高效、合规、数字化，不妨选择合思档案，现在可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码或微信小程序二维码等方式联系我们，还能免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。