在当今数字化时代，企业的财务档案管理面临着诸多挑战。如何高效、合规地管理财务档案，成为众多企业关注的焦点。今天，我们以合思的客户好想你健康食品股份有限公司为例，看看合思电子会计档案管理平台是如何助力企业解决财务档案管理难题，实现数据合规审计的。
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，2011年在深交所中小板上市，是红枣行业的领军企业。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工和400多家全国门店。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
好想你：财务档案管理困境凸显
- 业务背景下的痛点危机
好想你公司业务广泛，随着企业的不断发展，财务档案管理的压力与日俱增。在传统的财务档案管理模式下，公司面临着诸多困境。
首先是归档难题。财务人员在归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个过程中，档案遗失的情况难以避免。每一张单据都可能涉及到复杂的业务流程和资金往来，一旦遗失，可能会给企业带来潜在的风险，影响数据合规审计的准确性。
其次是查找效率低下。纸质档案受限于时间和空间，查找起来需要耗费大量的时间和精力。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这在企业需要快速获取财务信息进行决策时，显得尤为被动。例如，在进行数据合规审计时，无法及时提供相关档案，可能会导致审计工作的延误。
再者是管理成本居高不下。大量的纸质档案管理，对空间和人力的要求巨大。需要专门的档案室来存放档案，还需要安排专人进行管理和维护。这无疑增加了企业的运营成本，降低了企业的经济效益。
最后是合规性问题。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。在当前严格的监管环境下，不满足管理要求的财务档案管理方式，可能会使企业面临合规风险，影响数据合规审计的结果。
合思方案：精准破局财务难题
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打破数据壁垒实现同源共享
合思针对好想你公司的痛点，提出了一系列有效的解决方案。首先是打破壁垒，实现数据同源。合思通过技术手段，为财务人员实现了便捷的数据利用。一键联查功能，让财务人员可以轻松地在系统中查看凭证、单据、合同、回单等相关信息，有效提升了工作效率。这不仅减少了人工查找的时间和误差，还为数据合规审计提供了准确、及时的数据支持。 -
自动组装助力高效审计
在审计方面，合思实现了自动组装，以内外部审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。通过建立完善的业务证据链，搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。在数据合规审计过程中，审计人员可以更加方便地获取和分析相关数据，确保审计工作的准确性和高效性。 -
实物管理迈向高效之路
在实物档案管理方面，合思借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这不仅提高了档案查阅的便捷性，还减少了实物档案管理的成本和风险，为数据合规审计提供了可靠的实物依据。
方案实施：步步为营打造高效体系
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数据统一开启管理新篇
合思方案的实施过程有条不紊。首先，合思通过先进的技术手段，实现了数据的统一存储和标准管理。打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证，为企业构建了一个集中、高效的数据管理平台。这一步骤为后续的业务处理和数据合规审计奠定了坚实的基础。 -
证据链搭建强化业务关联
接着，合思建立了业务证据链，深入分析会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条。通过业财一体双向穿透，企业可以更加清晰地了解业务流程和财务数据之间的关联，为数据合规审计提供了更加全面、准确的信息。 -
虚实结合提升管理效能
然后，设置虚拟档案库房和二维码系统，实现了电子与实物档案的完美匹配和高效管理。虚拟档案库房的建立，使得档案管理不受空间限制，提高了档案存储的安全性和可扩展性。二维码系统则为实物档案的管理提供了便捷的手段，通过扫描二维码，即可快速获取档案的相关信息，实现了档案管理的信息化和智能化。 -
规则配置实现自动匹配
最后，合思配置了档案关联规则，实现了凭证数据的自动匹配组装和业务检测。通过预设的规则，系统可以自动识别和匹配相关数据，减少了人工干预，提高了数据处理的准确性和效率。同时，业务检测功能可以及时发现数据中的异常情况，为数据合规审计提供了预警机制。
成果展现：显著效益见证方案价值
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效率提升开启财务新速度
方案实施后，好想你公司取得了显著的成果。在财务工作效率方面，减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量时间进行单据核对和档案查找，而是可以将更多的精力放在数据分析和决策支持上。这不仅提高了财务工作的质量，还为企业的发展提供了有力的支持。 -
管理优化释放企业新活力
在管理流程方面，总部接收减少了80%的管理耗时。通过合思电子会计档案管理平台，总部可以实时获取各部门的财务信息，实现了财务数据的集中管理和统一分析。这使得管理决策更加科学、高效，优化了企业的管理流程。 -
借阅便捷提升服务新体验
在档案借阅方面，借阅管理减少了67%的管理耗时。员工可以通过系统快速查询和借阅所需的档案，无需再到档案室进行繁琐的手续办理。这大大提升了档案借阅的便捷性，为企业的日常运营提供了更加高效的服务。 -
成本降低实现企业新效益
预计减少综合成本20万元/年，实现了显著的降本效果。通过减少纸质档案的使用和管理成本，以及提高工作效率带来的间接成本降低，企业的经济效益得到了明显提升。这不仅有助于企业在当前经济环境下保持竞争力，还为企业的可持续发展奠定了基础。
客户认可：满意之音彰显方案魅力
虽然资料中未直接提及好想你公司的评价，但从其他客户案例可推测，使用合思档案后，企业能够实现全面无纸化管理，提升财务管理和业务运营水平。好想你公司在实施合思方案后，财务档案管理更加规范、高效，数据合规审计工作也更加顺利。可以想象，好想你公司对合思方案会较为满意，因为合思电子会计档案管理平台确实为企业解决了实际问题，带来了实实在在的价值。
行动号召：开启财务数智化新征程
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务档案管理难题，数据合规审计工作难以高效开展，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案，获取更多案例。现在，您还可以免费试用合思电子会计档案管理平台，亲身感受其为企业带来的变革与提升，让有限更有效。
