在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司作为我国电源行业的领军企业，在这一浪潮中积极探索，寻求突破。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，尽管付出了诸多努力，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，实际效果与预期差距较大。在此背景下，优化费用审批流程成为动力源亟待解决的问题。
痛点剖析：财务数字化转型的绊脚石
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操作体验不佳合规难题凸显
动力源在费用审批流程中，多系统操作体验差的问题十分突出。员工提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅耗费大量时间和精力，还容易出现操作失误。而报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重等工作也全靠手工进行，导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无法将更多精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。 -
系统割裂数据分散信息滞后
公司的系统存在严重的割裂问题，同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整和决策。信息的滞后性严重影响了企业的运营效率和决策的科学性，优化费用审批流程迫在眉睫。 -
业务复杂报销稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，业务覆盖面广，报销涉及的事项和发票类型繁多。不同类型费用支付方式不同，稽核工作变得异常繁琐。这不仅增加了财务人员的工作负担，也容易出现差错，影响报销的准确性和及时性。 -
组织架构复杂流程难以统一
随着公司的发展，组织架构迅速扩展到全国，导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种复杂的组织架构和繁琐的流程严重影响了企业的运营效率，优化费用审批流程成为提升企业管理水平的关键。
方案呈现：合思助力动力源破局
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系统集成实现数据同步
合思为动力源提供的财务数字化解决方案，首先在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为企业的财务管理提供了有力的数据支持，也为优化费用审批流程奠定了基础。 -
无需报销提升员工体验
合思的解决方案引入了无需报销模式，让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅简化了报销流程，还提高了报销的准确性和及时性，真正实现了优化费用审批流程的目标。 -
强大连接打破数据壁垒
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。通过这种方式，打破了数据流转壁垒，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。企业可以实时掌握各项费用数据，为决策提供更加准确、及时的依据，进一步优化费用审批流程。
实施步骤：稳步推进转型之路
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系统集成筑牢基础
在解决方案的实施过程中，首先进行系统集成。确保各系统数据的同步和打通，为后续的业务流程优化奠定坚实的基础。通过系统集成，实现了数据的集中管理和共享，提高了数据的准确性和及时性，为优化费用审批流程提供了有力的支持。 -
推进无需报销模式
在系统集成的基础上，逐步推进无需报销模式的应用。引导员工适应新的消费和报销方式，同时加强财务的对账和结算工作。通过培训和宣传，让员工了解无需报销模式的优势和操作方法，提高员工的接受度和参与度。在推进过程中，不断收集员工的反馈意见，及时进行调整和优化，确保无需报销模式的顺利实施，进一步优化费用审批流程。 -
优化系统连接能力
不断优化系统连接能力，通过标准化方式对接第三方系统，实现业务数据的跨系统同步应用。随着企业业务的不断发展和变化，系统连接能力的优化将持续进行，以满足企业日益增长的数字化管理需求。通过优化系统连接能力，进一步提高业务处理和数据统计效率，为优化费用审批流程提供更加有力的保障。
成果展示：转型成效显著
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操作体验革新效率大幅提升
通过合思的解决方案，动力源实现了多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。员工不再需要在多个系统之间频繁切换，报销流程更加便捷高效，大大节省了时间和精力。 -
会计工作量缩减成本节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以将更多精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中，为企业的发展提供更加有力的财务保障。 -
员工体验提升流程简化
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在工作中更加轻松愉快，进一步提高了员工的工作积极性和满意度。 -
财务审批合规结算统一
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员可以根据系统提供的准确数据进行审批，确保费用支出的合理性和合规性。同时，统一的结算方式提高了财务工作的效率和准确性，为企业的财务管理提供了更加可靠的保障。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
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