在数字化浪潮席卷的当下，企业财务管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标，如同一场疾风骤雨，让企业财务档案管理直面新的挑战。传统的纸质档案管理模式，在数电票管理要求的特殊性面前，显得力不从心。企业亟需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在企业推行数字化的进程中，归档和储存环节的问题逐渐浮出水面。纸质文件储存的难题依然存在，数据存储线下载体也成为了企业的负担。保证档案原生性，成为了确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。
纸电混合时代，企业的不同角色都面临着各自的困扰。企业高管为纸质档案管理成本的巨大花费和存储空间的占用而烦恼，档案数据难以分析利用更是让他们头疼不已。财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时、工作枯燥繁复的泥潭。业务人员也被报销流程的繁琐所困扰，耗费了大量的时间和精力。高显性成本、高隐形成本和高合规风险，如三座大山，压得企业喘不过气来，凸显了电子会计档案管理的必要性。
合思档案，作为北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，在这一背景下应运而生。北京合思信息技术有限公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”费用报销解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案全景概览
合思档案致力于解决企业内外交困的档案管理问题。它提供了领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，保障了管理合规性。
核心功能：专业与创新的完美融合
- 多源采集：灵活集成，全面获取
合思档案的多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业的个性化需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等，为企业提供了更加灵活的采集方式。 - 智能制档：高效关联，精准整合
智能制档功能是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，关联检索等辅助功能和手工修正操作，以及关联任务执行进度可视化，让制档过程更加高效、精准。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。 - 专用格式版式文件：创新存储，个性定制
合思档案的专用格式版式文件功能，自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，如档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。 - 双模式检测：严格把关，保障合规
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。基于企业不同业务场景，它提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障了业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，让企业的档案管理更加合规。
优势对比：合思档案脱颖而出
与传统档案管理方式相比，合思档案具有显著的优势。
1. 成本节约：大幅降低，轻松减负
传统档案管理存在高显性成本和高隐形成本，而合思档案可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，还能减少存储空间成本和打印成本。在当前经济环境下，这无疑为企业减轻了沉重的负担。
2. 效率提升：快速检索，自动归档
传统档案管理在整理、查询等环节效率低下，而合思档案的检索效率提升了90%，能实现100%自动归档，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，还能通过关键词检索快速定位相关档案，让企业的档案管理更加高效。
3. 合规保障：严格遵循，放心无忧
传统档案管理存在电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等合规风险，而合思档案可实现100%管理合规性，满足国家政策要求，如符合《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等相关政策规定，实现归档即合规，让企业的档案管理更加放心。
4. 数据利用：深度挖掘，价值凸显
传统档案管理档案数据难以分析利用，查询调阅条件颗粒度粗糙，而合思档案能让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控的需求。
成功案例：见证合思档案的卓越成效
- 海量单据企业的蜕变
某年单据量2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案提供了多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等费用报销解决方案，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。 - 集团型企业的标准化之路
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。 - 多系统互联企业的高效转型
多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主易损坏丢失、电子发票等存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案，包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。 - 教育集团的智能升级
中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用环节存在诸多问题，如业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散无法智能搜索等。合思档案的单套制管理方案，包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，形成了以电子会计档案为核心的多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
合思档案凭借其卓越的优势和价值，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。
合思档案将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品，满足企业日益增长的档案管理需求，为企业的数字化转型提供更有力的支持。随着技术的不断发展和企业数字化需求的提升，电子会计档案管理将迎来更广阔的发展空间，合思档案有望在该领域发挥更大的作用，推动行业的进步和发展。
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