在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型显得尤为重要。以北京动力源科技股份有限公司为例，它成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，踏上了漫长的系统自研之旅。然而，实际情况却不尽如人意，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的效果存在较大差距。到了2021年，当动力源与合思展开财务数字化合作时，面临着诸多费用报销流程管理方面的痛点。比如多系统操作体验差，员工需要在不同系统间频繁切换，浪费大量时间和精力；手工录入合规难，容易出现数据错误和违规情况；系统割裂、数据分散、信息滞后，导致财务数据难以整合和分析；业务覆盖面广、报销模式复杂，不同业务的报销规则和流程各不相同，增加了管理难度；组织架构复杂、各主体流程繁复，使得费用报销流程管理变得更加棘手。
整体思路框架：构建一体化财务数字化解决方案
合思针对动力源的这些痛点，提供了一套全面的解决方案，以费用报销流程管理为核心，涵盖了合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的产品组合，旨在满足动力源多方面的财务数字化需求。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。这样一来，员工信息能够实时更新，费用报销流程管理更加准确和高效。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，财务人员可以及时掌握订单的费用情况，为费用报销流程管理提供有力支持。
在产品应用上，合思推出了无需报销模式，这是费用报销流程管理的一次重大创新。在这种模式下，业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单&差标管控，确保消费即合规。财务人员则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作大大简化了费用报销流程管理，提高了工作效率。
此外，合思利用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息能够自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，进一步优化了费用报销流程管理。
实施过程步骤：循序渐进优化费用报销流程管理
合思为动力源实施解决方案时，采取了循序渐进的步骤，确保费用报销流程管理的顺利升级。
首先是系统集成阶段。合思团队致力于确保各系统之间的数据能够互联互通。将HR系统和BPM系统的数据与合思费控同步，为后续的流程优化奠定了基础。通过系统集成，消除了数据孤岛，使得费用报销流程管理能够在一个统一的平台上进行。
接着是推广无需报销模式。合思引导员工使用合思商城进行因公消费，规范了消费流程和审批流程。在这个过程中，员工逐渐适应了新的模式，费用报销流程管理更加规范和透明。同时，合思不断优化系统功能和流程，根据动力源的实际需求和反馈进行调整。通过持续的优化，确保费用报销流程管理能够满足企业的发展需求。
在实施过程中，加强对员工的培训和指导也是非常重要的环节。合思为动力源的员工提供了全面的培训，让他们熟悉新的系统和操作流程。通过培训，员工能够更加熟练地使用系统，提高了使用效率，进一步提升了费用报销流程管理的水平。
成果效益显现：费用报销流程管理升级成效显著
经过一段时间的实施，合思为动力源提供的解决方案取得了显著的成果，在费用报销流程管理方面带来了诸多积极变化。
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从普遍的4周缩短至1周以内，效率提升了300%。这不仅减轻了员工的负担，也提高了员工的满意度。同时，会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持，进一步提升了费用报销流程管理的价值。
解决方案实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策。这彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，使得费用报销流程管理更加科学和合理。
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步提高了员工的工作积极性。
动力源反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和信任。
在此，我们呼吁更多企业像动力源一样，选择合思的财务数字化解决方案，尤其是在费用报销流程管理方面。通过合思的解决方案，企业可以实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。如果您也想体验合思在费用报销流程管理方面的卓越解决方案，不妨免费试用，开启企业财务数字化转型的新篇章。
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