在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必由之路。习近平总书记在党的二十大报告中着重强调了加快建设数字中国、发展数字经济的重要性，推动经济社会朝着绿色化、低碳化迈进。数电票试点以及电子凭证会计数据标准的发布，宛如一颗投入平静湖面的巨石，激起层层涟漪，标志着会计管理模式迎来全面变革，宣告电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证无纸化犹如一把神奇的钥匙，为企业打开了优化业务流程的大门。它能够巧妙地改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，宛如一位技艺高超的工匠，精心雕琢每一个环节。同时，它还能有效降低单位运行成本，减少社会资源消耗，实现经济效益与环境效益的完美双赢。然而，随着试点工作的逐步深入，电子凭证全面数字化应用的道路并非一帆风顺，它面临着凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难、易丢失等多重数字鸿沟，仿佛一道道难以跨越的天堑，阻碍着单位会计数字化转型的进程。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，宛如一位财务领域的智慧使者，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润，在电子凭证数字化转型的浪潮中勇立潮头。接下来，让我们一同走进合思为某世界500强旗下教育服务品牌提供解决方案的精彩故事，深入了解合思在出差申请管理方面的卓越能力。
客户困境：出差申请管理难题重重
该世界500强旗下教育服务品牌，在业务蓬勃发展的背后，却面临着诸多财务管理方面的痛点和挑战，尤其是在出差申请管理方面，问题尤为突出。
企业的业务系统和财务系统众多，它们各自为政，相互独立，宛如一座座孤岛，数据无法互通。在出差申请管理中，结构化数据提取困难，每一次申请都需要人工进行繁琐的数据整理和录入，电子发票打印、查重、验伪更是耗时费力，不仅浪费了大量的纸张，还增加了员工的工作负担。
实物存档在出差申请管理中也成为了一个沉重的负担。大量的出差相关票据和文件需要占用较多的物理空间，并且需要专人进行管理，成本居高不下。然而，即便如此，档案损坏的情况仍时有发生，企业面临着合规风险，就像一颗定时炸弹，随时可能给企业带来不必要的麻烦。
不断重复的纸质档案录入操作在出差申请管理流程中耗时长久，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，费时费力，员工们在这些繁琐的操作中耗费了大量的时间和精力，却无法提高工作效率。
实物凭证与业务在出差申请管理中分散开来，无法实现智能搜索和准确查找。当员工需要查阅出差相关档案时，就像在茫茫大海中寻找一根针，困难重重。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率极低，这无疑给企业的出差申请管理带来了极大的不便。
合思方案：出差申请管理破局之策
面对该客户在出差申请管理等财务管理方面的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，量身定制了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案，为出差申请管理提供了全新的解决方案。
档案数据来源广泛，在出差申请管理中，涵盖了电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等多个方面。合思拥有自动封装接口40种以上，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保出差相关的各类档案应收尽收。无论是出差申请的审批文件、费用报销的发票，还是行程安排的相关资料，都能被准确无误地纳入管理系统。
接口传输方式多样，在出差申请管理中，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式。员工可以根据实际情况选择最便捷的方式上传出差相关的凭证和文件，大大提高了工作效率。例如，员工在出差途中可以通过手机拍照上传发票，系统会自动识别并归档，无需等到回到公司再进行繁琐的操作。
实现自动归档，在出差申请管理中，包含智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列功能。智能组单功能能够自动将出差申请、费用报销等相关信息进行整合，形成完整的档案；四性检测功能则确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案管理系统可以实现对出差相关档案的集中存储和管理，方便员工随时查阅和借阅。
会计类档案管理范围广泛，在出差申请管理中，涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。无论是出差过程中的各类费用凭证，还是与出差相关的合同订单，都能在系统中得到妥善管理，确保企业的财务管理更加规范和高效。
显著成果：出差申请管理焕然一新
合思的解决方案在该客户的出差申请管理中取得了显著的成果，为企业带来了诸多实实在在的好处。
年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，在出差申请管理中大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询功能，让员工能够快速准确地找到出差相关的档案信息，以电子借阅为主的方式简便高效，员工无需再为查找纸质档案而烦恼。
通过试点改造，该企业在出差申请管理等方面实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，而不是花费在繁琐的出差申请管理流程上。
财务会计档案电子化改造后，在出差申请管理中大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，进一步提升出差申请管理等财务管理的效率和水平。
财务作业自动化率达91.6%，其中合思费控在出差申请管理中占23.2%，手动凭证占8.4%，其他系统占68.4%。合思的解决方案在出差申请管理中发挥了重要作用，为企业带来了实实在在的效益。
合思优势与未来展望
合思通过其敏捷的财务收支管理平台和专业的解决方案，在出差申请管理等财务管理领域展现出了强大的优势。它帮助客户解决了财务管理中的难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在出差申请管理方面，合思的方案让企业的流程更加简化、高效，员工的工作体验得到了极大的提升。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，在出差申请管理等方面的应用也将越来越广泛。未来，将有更多企业迈向高级无需报销级别，实现全场景、全链路智能化无需报销，出差申请管理也将更加便捷、高效。
合思将继续深耕细分领域，在出差申请管理等方面不断推出更多创新型的产品和服务，以满足市场的多样化需求。合思将与客户共同推动行业的进步和发展，为企业的数字化转型贡献更多的智慧和力量。
如果您的企业也面临出差申请管理等财务管理方面的挑战，不妨拨打400 – 105 – 6505与合思联系，或者访问www.hosecloud.com了解更多信息，开启财务数字化转型之旅。点击免费试用，亲身体验合思在出差申请管理等方面的卓越解决方案！
