在当今竞争激烈的商业环境中，财务数智化成为企业提升竞争力的关键。北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助众多企业挖掘更多净利润。合思作为专精特新企业，自成立以来累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，获得了7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人的青睐。今天，我们就来看看合思是如何助力好想你健康食品股份有限公司解决企业档案整理难题的。
红枣巨头的不凡历程
好想你健康食品股份有限公司的故事始于1992年。经过多年的砥砺前行，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店、18家归档主体、2W + 零售网点，每年产生3.6W + 凭证数。如此庞大的业务规模，在企业档案整理方面必然面临着诸多挑战。
档案管理痛点重重
在传统的财务档案管理模式下，好想你公司遭遇了一系列难题。
– 归档之困
财务归档工作如同一场繁琐的拼图游戏，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免，这不仅影响了工作效率，还可能给公司带来潜在的风险。
– 查找之难
纸质档案就像被锁在时间和空间牢笼里的宝藏，查找起来十分困难。工作人员往往需要耗费大量时间在堆积如山的档案中寻找所需文件，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，大大降低了工作的及时性和准确性。
– 成本之高
大量的纸质档案管理对空间和人力的要求极高。公司需要租赁专门的档案室来存放档案，还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作，这无疑增加了公司的运营成本。
– 合规之忧
传统的纸质档案管理办法存在诸多弊端，无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，不符合现代企业的管理要求。
合思方案破局之道
面对好想你公司在企业档案整理方面的困境，合思为其量身定制了一套电子会计档案管理解决方案。
– 打破壁垒数据同源
合思的方案实现了数据的同源性，打破了不同数据之间的壁垒。财务人员可以通过一键联查的方式，便捷地利用相关数据，大大提升了工作效率。例如，在需要查询某笔业务的相关凭证时，只需轻点鼠标，即可快速获取单据、发票、回单等所有相关信息，无需再像以往那样在不同的系统和文件中反复查找。
– 自动组装审计便捷
在审计工作中，合思的方案以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统可以自动组装相关数据，为审计人员提供清晰、准确的审计线索，大大提升了审计效率。内外审计工作变得更加轻松、高效，减少了审计过程中的繁琐环节和人为错误。
– 实物高效管理
合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这不仅提高了档案的查阅效率，还减少了因实物档案查找困难而导致的时间浪费和人力成本。
方案实施稳步推进
合思凭借自身专业的技术和服务团队，深入了解好想你公司的实际情况，逐步推进电子会计档案管理方案的实施。在实施过程中，合思团队与好想你公司的财务人员密切合作，充分考虑公司的业务流程和管理需求，对方案进行了不断的优化和调整。同时，合思还为好想你公司的员工提供了专业的培训，确保他们能够熟练使用新的档案管理系统。
成果显著效益凸显
经过一段时间的实施，合思的电子会计档案管理方案在好想你公司取得了显著的成果。
– 时间成本大幅降低
在企业档案整理方面，减少了90%的人工耗时。员工无需再花费大量时间进行繁琐的归档和查找工作，工作效率得到了极大的提升。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时也减少了67%。
– 综合成本有效控制
预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于减少了纸质档案的存储和管理成本，以及提高了工作效率所带来的间接成本降低。
客户评价高度认可
好想你公司财务负责人对合思的电子会计档案管理方案给予了高度评价。他表示，合思的方案极大地提升了公司财务工作的效率和合规性，节省了大量成本。通过合思的系统，公司的企业档案整理工作变得更加规范、高效，为公司的发展提供了有力的支持。这是一次非常成功的合作，期待未来能与合思有更多的合作机会。
如果你也想让企业在企业档案整理方面实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思。合思将凭借其专业的技术和服务，为你的企业量身定制解决方案。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com 。现在，你还可以免费试用合思的产品，亲身感受其带来的便利和价值。
