在当今数字化时代，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键。今天，我们聚焦一家世界 500 强旗下的教育服务品牌，深入了解其在财务数字化进程中面临的挑战，以及合思为其量身定制的解决方案。该品牌在教育领域成绩斐然，但在财务数字化转型方面却面临着诸多难题，尤其是文档归档与管理工作，严重影响了财务管理的效率和质量。
业务迷雾：探寻教育品牌文档归档与管理痛点
该教育服务品牌业务广泛，业务和财务系统众多且相互独立。这就像一座由不同建筑风格组成的城市，各系统之间缺乏有效的连接，导致结构化数据提取困难重重。电子发票的处理更是繁琐，打印、查重、验伪不仅耗时费力，还浪费了大量纸张。
实物存档同样问题频出。大量的纸质档案占用了宝贵的物理空间，需要专人进行管理，增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，使企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时久，还容易出错，发票等装订要求高，进一步增加了工作人员的负担。
更糟糕的是，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。这些问题严重制约了企业的财务管理效率，也影响了企业的数字化转型进程。
合思妙方：全生命周期电子化文档归档与管理方案
面对这些难题，合思为该教育服务品牌提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。通过 40 多种自动封装接口，合思广泛连接异构系统，实现了 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输方式也多种多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，满足了不同场景下的数据采集需求。同时，该方案具备自动归档功能，涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等环节，实现了文档归档与管理的全流程自动化。
会计类档案管理范围广泛，内部包括凭证、订单、会计账薄等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等。合思的方案为企业提供了一个全面、高效的文档归档与管理平台，帮助企业解决了财务管理中的诸多难题。
实施之旅：步步为营构建高效文档管理体系
合思系统在实施过程中，首先通过广泛连接异构系统，将各类档案数据进行采集。例如，通过自动封装接口连接自研 OA、金蝶 EAS 等系统，获取相关数据。这一步就像为企业搭建了一个数据收集的网络，确保所有重要数据都能被及时、准确地采集到。
采集到档案数据后，系统会对其进行处理。智能组单和四性检测等操作，确保了档案的准确性和合规性。这就像对收集到的材料进行精细加工，使其成为符合要求的产品。
完成处理后的数据进入电子档案管理和实物档案管理环节，进行分类存储和管理。系统会根据档案的类型、时间等因素进行分类，方便用户快速查找和使用。同时，系统设置了档案借阅、移交、鉴定、销毁等功能的操作流程，保障了档案的合理使用和安全管理。
成果闪耀：数字化转型带来显著效益
实施合思的解决方案后，该教育服务品牌取得了显著的成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案多维度穿透查询功能，以电子借阅为主，简便高效，提升了档案的查阅效率。工作人员可以通过系统快速定位所需档案，节省了大量时间和精力。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91% 以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这充分体现了合思解决方案的高效性和实用性。
此外，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的纸质档案提供存储空间，也减少了档案管理的人力和物力投入。
客户心声：高度认可合思文档归档与管理方案
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他们表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。合思的解决方案有效解决了企业在财务数字化方面的痛点，提高了财务管理效率，降低了成本，得到了企业的肯定。
该负责人还提到，合思的方案不仅解决了当前的问题，还为企业的未来发展奠定了坚实的基础。通过数字化的文档归档与管理，企业能够更好地应对市场变化，提升自身的竞争力。
行动号召：开启财务数字化转型之旅
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，具有强大的实力和丰富的经验。我们已经帮助众多企业实现了财务数字化转型，取得了显著的成果。
为了让更多企业体验到我们的解决方案，合思提供免费试用服务。新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。我们有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，让客户使用过程中无后顾之忧。
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