在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开启了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广。这些举措如同强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场电子凭证数字化转型的变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，犹如一颗璀璨的明星闪耀登场。合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，为企业的电子会计档案管理带来了全新的解决方案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范例，在行业中发挥着举足轻重的作用。
金牌橱柜：传统档案管理的困境
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，在国内高端整体厨柜及定制家居领域堪称专业典范。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”，在行业内声誉卓著。然而，在会计档案管理方面，金牌橱柜却面临着诸多困境。
在档案整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散在不同的系统中，使得档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印相关资料，再通过手工方式进行匹配、组装、装订，最后上架保存。这种传统的整理方式不仅耗费大量的人力和时间，而且效率极其低下。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这种交接流程繁琐，容易出现档案丢失或损坏的情况，给档案管理带来了极大的风险。
在存储环节，金牌橱柜采用独立档案室来存放纸质档案。随着企业业务的不断发展，档案数量日益增多，独立档案室的空间压力也越来越大，而且纸质档案的存储成本较高，同时还面临着受潮、虫蛀等风险。档案合规性检查在这样的管理模式下，难度也大大增加。
合思方案：精准破局档案管理难题
面对金牌橱柜在档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案，充分展现了合思档案的强大功能和显著优势。
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统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了数据之间的隔阂，将凭证、单据、合同、回单等四类重要数据进行整合，实现了统一存储、统一标准和统一管理。就像将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，让数据变得有序且易于管理。通过这种方式，金牌橱柜的档案数据不再分散在各个系统中，而是集中在一个平台上，方便了企业对档案的整体管理和利用。在档案合规性检查中，统一存储的数据也更加便于查看和审核。 -
业务证据链完整：实现业财一体
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。这意味着企业在进行财务处理时，可以清晰地追溯到每一笔业务的源头，了解业务的全貌。例如，在进行档案合规性检查时，能够快速地从财务数据追溯到相关的业务合同和单据，确保财务数据的真实性和合规性。这种业财一体的管理模式，不仅提高了企业的财务管理效率，还加强了企业对业务的管控能力。 -
数据共享：一站式查阅体验
合思档案以聚合化、结构化、业务化的方式呈现档案数据，构建了会计资料的结构树。这种呈现方式使得企业员工在查阅档案时更加便捷高效，就像在图书馆中通过索引快速找到自己需要的书籍一样。无论是财务人员还是其他部门的员工，都可以在一个平台上一站式查阅所需的档案信息，大大节省了查阅时间。同时，这种数据共享的模式也有助于企业内部各部门之间的协作和沟通，提高了企业的整体运营效率。在档案合规性检查过程中，一站式查阅功能可以让检查人员快速获取所需的档案信息，提高检查的准确性和效率。 -
银行回单无纸化：降本增效新突破
海量的银行回单管理一直是企业档案管理中的一大难题。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割和组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。这不仅节省了大量的纸张和存储空间，降低了企业的运营成本，还提高了银行回单管理的准确性和效率。通过自动采集和处理银行回单，企业可以及时获取银行账户的交易信息，进行账务处理和档案归档。在档案合规性检查中，无纸化的银行回单管理也更加便于数据的核对和审查。
显著成果：数据见证效益提升
合思为金牌橱柜提供的解决方案取得了显著的成效，通过一系列具体的数据，我们可以清晰地看到企业在档案管理方面的巨大改善。
在档案匹配方面，方案实施后档案匹配耗时减少了84%。这意味着企业员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，而不是花费大量时间在繁琐的档案匹配上。档案匹配效率的大幅提升，也为企业的财务管理工作带来了极大的便利。在档案合规性检查中，更高效的档案匹配可以确保检查工作的顺利进行。
在档案查询方面，档案查询耗时减少了80%。员工可以快速准确地找到所需的档案信息，提高了工作效率，同时也提升了员工的工作体验。快速的档案查询功能在档案合规性检查中也发挥着重要作用，检查人员可以迅速获取相关档案信息，提高检查的效率和准确性。
在成本节省方面，预估企业每年可节省总体成本30万以上。这主要得益于无纸化管理带来的纸张、存储空间和人力成本的降低。节省下来的成本可以用于企业的其他发展项目，为企业的发展提供了更多的资金支持。同时，合规的档案管理也避免了因档案管理不善而可能带来的罚款等损失，进一步保障了企业的经济效益。档案合规性检查的有效开展，有助于确保企业的档案管理符合相关法规要求，避免潜在的经济损失。
在档案合规性方面，实现了100%的合规。合思档案严格遵循相关法规和标准，对档案进行规范化管理，确保了企业档案的合法性和合规性。这不仅为企业的运营提供了有力的保障，也提升了企业的信誉和形象。在日益严格的监管环境下，档案合规性检查的重要性不言而喻，合思档案帮助企业轻松应对各种检查，确保企业的合规运营。
合思引领：开启财务数智化新征程
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，通过合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让企业资源得到更有效的利用。
在电子会计档案管理领域，合思展现出了卓越的能力和深厚的专业底蕴。它不仅能够帮助企业解决档案管理中的实际问题，还能为企业提供具有前瞻性的解决方案，助力企业在数字化时代实现转型升级。随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思将继续发挥其优势，不断创新和完善产品与服务，为更多企业提供更加优质、高效的电子会计档案管理解决方案。
我们希望更多的企业能够选择合思，借助合思档案实现财务数智化转型，提升企业的竞争力和运营效率。如果您对合思档案感兴趣，想进一步了解其功能和优势，欢迎拨打联系电话：400 – 105 – 6505，或者访问网址：www.hosecloud.com。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身感受其为企业档案管理带来的便捷与价值。让我们携手合思，共同开启财务数智化的崭新征程！
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