电子凭证数字化转型浪潮下，合思档案助力企业高效文档归档与管理

在数字化时代的大背景下，电子凭证数字化转型正以迅猛之势席卷而来。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；紧接着 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也跟进推广，航空运输电子客票行程单步入全面数字化阶段。这一系列举措如同清晰的信号，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，其重要性不言而喻。它能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。在传统模式下，会计凭证的处理不仅耗费大量时间和人力，还容易出现错误和遗漏。而电子凭证全流程无纸化则能够有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到了这一趋势。为了帮助企业更好地应对电子凭证数字化转型带来的挑战，合思适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业的文档归档与管理提供了宝贵的参考。

传统财务档案管理痛点剖析

在传统的财务档案管理模式下，企业面临着诸多痛点问题，这些问题严重影响了企业的运营效率和管理成本。
– 好想你健康食品的归档困境
好想你健康食品股份有限公司在文档归档与管理方面存在诸多难题。财务归档时，需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。在查找档案时，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找过程耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。更为关键的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不满足现代企业的管理要求。
– COMMUNE 幻师的成本与效率之殇
COMMUNE 幻师面临着成本高、效率低和合规难等问题。档案耗材、打印、存储成本每年高达 53323 元，给企业带来了沉重的负担。门店报销周期长达 2 个月，严重影响了企业的资金流转和运营效率。同时，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，难以满足企业的合规需求。
– 云南菜连锁的档案管理难题
云南菜品牌连锁经营同样深受传统档案管理的困扰。纸质档案打印成本高，多地直营门店大量的收款回单和财务凭证需要打印后归档，耗费了大量的纸张和人力。档案存储成本也居高不下，档案存储需要耗费大量的档案盒、档案柜等资源，而且电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。此外，纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
– 金牌橱柜的档案管理挑战
金牌橱柜家居科技股份有限公司在档案管理的各个环节都面临着挑战。在整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作繁琐且效率低下。在保管环节，财务临时保管 1 年，1 年后移交综合档案管理，增加了管理的复杂性。在存储环节，独立档案室管理存放纸质档案，占用了大量的空间。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，需要人工逐一翻查，效率极低。

合思档案解决方案揭秘

针对传统财务档案管理的诸多痛点，合思档案提出了全面的解决方案，为企业的文档归档与管理带来了新的思路和方法。
– 整体思路：全生命周期管理
合思档案的功能蓝图涵盖了电子会计档案的全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个关键环节。智能采集可通过外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）和内部系统（如 EAI 插件、API 接口等）实现，确保档案数据的准确采集。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的整理和分类提供了有力支持。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等环节，确保档案的安全和有效利用。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供了数据支持。
– 主要措施：定制化解决方案
针对不同企业的具体需求，合思档案提供了定制化的解决方案。
– 对于好想你健康食品股份有限公司，合思档案打破了数据壁垒，实现了数据同源，为财务人员提供了便捷的利用方式，一键联查即可获取所需信息，有效提升了工作效率。自动组装功能使得审计更加便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置，提高了实物管理的效率。
– COMMUNE 幻师上线了电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化操作减少了 50%的人力成本，提高了工作效率。深度分析档案数据，将档案资产化，满足了企业的内审需求。
– 云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店的业财融合效率 80%。合思档案系统实现了记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，具备多维检索能力，满足了多场景查询需求，实现了系统内档案数据的可视化管理。

合思档案核心功能与优势突显

合思档案具有一系列强大的核心功能和显著优势，能够为企业的文档归档与管理提供全方位的支持。
– 档案采集：开放自主高效
在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联，实现自主采集。大文件自动切割功能使得数据处理更加高效，数电票自动化解析功能确保了发票信息的准确采集。
– 档案制档：智能关联精准
档案制档时，合思档案可实现智能关联和自动组装，确保档案的准确性和完整性。四性检测、业务检测和自定义版式文件功能，保证了档案的质量和合规性。
– 档案管理：权限灵活安全
档案管理具备精准的权限管控功能，确保档案数据的安全。档案目录灵活扩展，水印管理和档号符合国标要求，提高了档案管理的规范性。
– 档案利用：多维便捷可视
档案利用能够实现多维检索和一站式预览，支持在线借阅和异构系统联查。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，提高了档案利用的效率和便捷性。

合思档案应用场景与实际效果展示

合思档案在多个企业的实际应用中取得了显著的效果，为企业的文档归档与管理带来了实实在在的价值。
– 好想你健康食品：降本增效显著
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案方案后，取得了显著的降本增效成果。减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本 20 万元。
– COMMUNE 幻师：绿色节约高效
COMMUNE 幻师实施方案后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%，实现了绿色节约和高效运营。
– 云南菜连锁：业财融合提效
云南菜品牌连锁经营与合思合作后，实现了看得见的降本增效。财务档案利用更加便捷，业财融合提升了 80%，财务提效 90%，年节省超 30 万元管理成本。
– 金牌橱柜：合规精准高效
金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%，提高了档案管理的精准性和效率。

在当前电子凭证数字化转型的浪潮中，企业正面临着前所未有的机遇和挑战。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。

如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现高效的文档归档与管理，不妨选择合思档案。现在，您可以拨打 400 – 105 – 6505 与我们联系，或者访问我们的网址 www.hosecloud.com，也可以扫描二维码了解合思档案和更多案例。更值得一提的是，我们提供免费试用服务，让您亲身体验合思档案的强大功能和卓越优势，快来开启您的数字化档案管理之旅吧！