在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键一步。金牌橱柜家居科技股份有限公司，这家自1999年成立以来，一直深耕于国内高端整体厨柜及定制家居领域的专业服务商，凭借国家认定厨房工业设计中心的强大实力和国家认定“智能制造示范企业”的荣誉称号，在行业内树立了卓越的标杆。如今，它又迈出了重要的一步，引入合思档案开启财务数智化转型，为发票存档与归档等财务工作带来了全新的变革。下面，让我们一同深入了解这一转型的精彩历程。
传统困境：发票存档与归档的重重难题
在引入合思档案之前，金牌橱柜的财务工作在发票存档与归档等方面面临着诸多挑战。
在整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中。发票、凭证、合同等数据各自为政，形成了数据孤岛，难以有效利用。每到整理档案时，财务人员需要逐一将这些资料从不同系统中打印出来，然后进行繁琐的手工匹配、组装、装订，最后上架保存。这一过程不仅耗费大量的时间和精力，而且容易出现错误，效率极为低下。
保管环节也存在着明显的问题。按照规定，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交综合档案管理。这期间，档案的流转和交接增加了管理的复杂性和风险。
存储环节，金牌橱柜采用独立档案室来存放纸质档案。随着企业业务的不断发展，档案数量日益增多，档案室的空间压力越来越大。而且纸质档案容易受到损坏、丢失等风险的影响，不利于长期保存。
在管理利用方面，企业主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，不仅速度慢，而且很难全面、准确地获取所需信息。这种传统的发票存档与归档方式已经无法满足企业快速发展的需求，成为了制约财务工作效率和质量提升的瓶颈。
合思方案：打造发票存档与归档的智慧蓝图
针对金牌橱柜在发票存档与归档等财务工作中面临的问题，合思提供了一套全面、高效的解决方案。
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统一存储：打破数据壁垒
合思档案打破了各系统之间的数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合。无论是发票还是其他相关财务资料，都按照统一的标准进行存储和管理。这就如同将散落的珍珠串成了美丽的项链，使得所有档案数据都有了一个统一的“家”。通过这种方式，企业可以更加方便地对档案进行查询、统计和分析，提高了数据的利用价值。 -
业务证据链完整：实现业财深度融合
合思档案搭建了会计资料之间的紧密关系，以业务为核心构建了完整的证据链条。在发票存档与归档过程中，不仅可以清晰地看到发票本身的信息，还能关联到与之相关的业务合同、采购订单、验收报告等资料。这种业财一体的双向穿透功能，使得财务人员可以更加深入地了解业务背景，为企业的财务管理提供了更加有力的支持。 -
数据共享：一站式便捷查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树。用户只需在系统中输入关键词，就可以快速、准确地找到所需的发票和相关档案信息。这种一站式的查阅方式，大大提高了工作效率，节省了时间和精力。无论是财务人员进行日常核算，还是审计人员进行合规检查，都可以轻松地获取所需资料。 -
银行回单无纸化：降本增效新突破
对于海量的银行回单，合思档案实现了自动采集、切割、组装，全面推行无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还避免了因纸质回单丢失或损坏带来的风险。同时，无纸化管理也提高了回单处理的速度和准确性，进一步提升了企业的财务运营效率。
实施之旅：发票存档与归档的变革之路
虽然参考资料中未明确提及合思档案解决方案在金牌橱柜的具体实施过程与步骤，但可以想象，这必然是一个严谨、有序的过程。
首先，合思团队会对金牌橱柜的财务业务流程进行全面深入的调研，了解企业在发票存档与归档等方面的具体需求和痛点。然后，根据调研结果，制定个性化的实施方案，确保方案能够与企业的实际情况相匹配。
在系统部署阶段，合思团队会将档案管理系统与金牌橱柜现有的财务系统进行无缝对接，实现数据的顺畅流通。同时，对财务人员进行系统操作培训，确保他们能够熟练掌握新系统的使用方法。
在实施过程中，合思团队会密切关注系统的运行情况，及时解决出现的问题，并根据企业的反馈不断优化方案。通过持续的改进和完善，确保合思档案解决方案能够在金牌橱柜发挥最大的效能。
显著成效：发票存档与归档的华丽转身
金牌橱柜引入合思档案解决方案后，在发票存档与归档等财务工作方面取得了显著的成果与效益。
在效率提升方面，档案匹配耗时减少了84%。以往需要花费大量时间进行手工匹配的工作，现在通过系统自动完成，大大缩短了工作周期。档案查询耗时也减少了80%，财务人员可以在瞬间获取所需的发票和档案信息，提高了工作的响应速度。
成本节约方面，预估每年可节省总体成本30万以上。这主要得益于无纸化管理带来的纸张、存储设备等成本的降低，以及工作效率提升带来的人力成本的节约。
合规性方面，档案合规性达到了100%。合思档案系统严格按照国家相关法规和企业内部管理制度进行设计和开发，确保了发票存档与归档的规范性和准确性。这不仅降低了企业的合规风险，也为企业的长远发展奠定了坚实的基础。
客户心声：发票存档与归档的高度认可
虽然参考资料中未明确提及金牌橱柜的评价与反馈内容，但可以推测，合思档案解决方案为企业带来的显著变化和价值，必然赢得了金牌橱柜的高度认可。
在发票存档与归档等财务工作中，合思档案系统的高效性、准确性和便捷性，让金牌橱柜的财务人员摆脱了繁琐的手工操作，将更多的时间和精力投入到了财务管理和分析等核心工作中。同时，系统提供的全面、准确的财务数据，也为企业的决策提供了有力的支持。
可以想象，金牌橱柜对合思档案解决方案的评价一定是积极而正面的，它不仅解决了企业在发票存档与归档等方面的难题，还推动了企业财务数智化转型的进程，为企业的发展注入了新的活力。
行动号召：开启发票存档与归档的数智化之旅
合思作为一家专精特新企业，自成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。他们在合思的帮助下，成功解决了发票存档与归档等财务工作中的难题，提升了企业的财务管理水平和竞争力。
如果您的企业也在为发票存档与归档等财务问题而烦恼，不妨选择合思的财务数智化服务。现在就可以免费试用，亲身体验合思档案解决方案的强大功能和卓越价值，开启企业财务数智化转型的新篇章，让有限的资源发挥更有效的作用。
