在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它犹如一把金钥匙，不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化和绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，精心编撰了《电子会计档案实践案例集》。这部案例集就像一座知识宝库，具有极高的参考价值和借鉴意义，为推动行业的发展发挥着重要作用。
传统档案管理痛点剖析
在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多棘手的问题。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档工作中，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找时需要耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量的纸质档案管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。更重要的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求，档案存储安全面临着巨大挑战。
COMMUNE 幻师同样面临着类似的困境。档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达 2 个月，对于电子会计凭证文件更是缺乏有效的管理手段，档案存储安全隐患重重。
云南菜品牌连锁经营企业由于多地直营门店众多，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，这不仅耗费了大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件也无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，档案存储安全无法得到保障。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，流程繁琐。财务临时保管 1 年后还需移交综合档案管理，独立档案室存放纸质档案。以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，档案存储安全问题突出。
合思档案整体解决方案
面对企业在传统财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案提出了全面而系统的整体解决方案。
合思档案实现了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。通过统一的服务平台和信息共享平台，实现工程文件和财务文件从产生、收集、整理、归档、存储、利用到销毁或长期保存的全过程系统化、电子化管理，有力保障了档案存储安全。
合思档案采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析；智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件；精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求；多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据等方式，实现了财务档案「采制管用」全生命周期管理。这一系列措施确保了档案存储安全，提高了档案管理的效率和质量。
合思档案助力企业实现业财一体化，打破数据孤岛，实现数据同源，透明流转，便于监控、分析，让企业的财务流程更加顺畅，效率得到显著提升，进一步保障了档案存储安全。
合思档案核心模块揭秘
合思档案在功能蓝图方面表现卓越，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，进行电子会计档案全生命周期管理。
智能采集环节，它整合了外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等，确保能够全面、准确地采集各类档案信息，保障档案存储安全。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续管理奠定了坚实基础。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节，每一个环节都经过精心设计，确保档案存储安全。档案服务提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的决策提供了有力支持。
业务层方面，它涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，外部接收的银行回单、OA 系统、CRM、SRM 等，核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层则包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等，全面保障了档案存储安全。
电子会计凭证开具端包括国税总局的数电票、增值税电子普通发票，银行的银行电子回单、银行电子对账单，国铁集团的数电票，航空公司的航空运输电子客票行程单，中央部门的电子非税收入一般缴款书、财政电子票据等；接收端有企业 OA 的电子邮件接收、原文附件存档，接口直联的接口直联、原文/文件上传，随手记录发票的提交付款单据、结构化文件归档存储，发票重复报销核销，财务预算统计，自动生成凭证等，从源头到接收，全方位保障档案存储安全。
财务档案归档端包括电子凭证池（结构化信息台账、入库信息记录、合规性巡检、会计凭证组件、证据链搭建、业务映射、入库核查、归档任务、业务检测、归档监控）、预档案台、智能档案，确保档案在归档过程中的安全存储。
合思档案竞争优势凸显
与其他同类产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，拥有强大的资金和技术实力作为支撑，能够不断投入研发，保障档案存储安全。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、全面的服务，确保客户在档案存储安全方面没有后顾之忧。
合思档案的成长历程丰富而辉煌。2017 年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020 年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），2021 年以政策为导向，聚焦财务档案助力 9 个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022 年推出全新“单套制”解决方案，2023 年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024 年电子凭证中心上线全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理。这一系列的发展历程充分展示了合思档案的强大实力和创新能力，为保障档案存储安全提供了有力保障。
合思档案能够实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，还能帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，有效保障了档案存储安全。
合思档案成功案例展示
合思档案在实际应用中取得了显著的成效，众多企业通过使用合思档案，实现了降本增效和档案存储安全的提升。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。同时，档案存储安全得到了有效保障，再也不用担心档案遗失等问题。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。电子会计凭证文件得到了有效管理，档案存储安全得到了极大提升。
云南菜品牌连锁经营企业通过合思落地财务数字化，实现了看得见的降本增效。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单；财务档案利用便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然；业财融合提升了 80%，节省打印、存储等总体成本 30 万/年；财务提效 90%，档案存储安全得到了全面保障。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。会计档案得到了有效整合和管理，档案存储安全得到了有力保障。
合思优质服务体系保障
合思为客户提供了全面而优质的服务体系。
合思在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供广泛的服务覆盖范围，确保客户在任何地方都能享受到及时的服务，保障档案存储安全。
拥有专业的研发团队，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断对产品进行优化和升级，以满足客户的需求。研发团队的持续创新，为档案存储安全提供了技术支持。
秉承以客户为中心的服务理念，能够为客户提供及时的技术支持和售后服务，确保客户在使用过程中遇到的问题能够得到快速解决。无论是档案存储安全问题还是其他使用问题，客户都能得到专业的帮助。
合思通过提供《电子会计档案实践案例集》等资料，为客户提供参考和借鉴，帮助客户更好地了解和应用合思档案，进一步保障档案存储安全。
回顾合思档案的发展历程，它在解决企业财务档案管理痛点、推动电子凭证数字化转型方面取得了丰硕的成果。合思档案帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，如好想你、COMMUNE 幻师、云南菜品牌连锁经营企业、金牌橱柜等企业在使用合思档案后都取得了显著的收益。《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，将继续发挥自身优势，为更多企业提供优质的产品和服务，助力企业实现财务数智化转型。随着电子凭证改革的不断推进，合思档案将在未来的财务领域发挥更加重要的作用，为企业的发展提供有力支持。
如果您也想体验合思档案带来的便捷与高效，保障企业的档案存储安全，不妨现在就点击免费试用，开启企业财务数智化转型的新篇章！
