在数字化浪潮奔涌向前的时代，企业财务管理正经历着前所未有的变革。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理迎来了新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件更是要求写入财务入账信息。这意味着企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
与此同时，纸电混合时代的企业也面临着诸多难题。对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，不仅需要大量的存储空间，而且档案数据难以分析利用。财务人员则要耗费大量时间手动整理档案数据，业务人员报销纸质票据的流程也繁琐至极。此外，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。
不过，国家政策为企业电子会计档案管理带来了曙光。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然到来。然而，企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了完善的发票存档与归档解决方案。
全维覆盖：合思档案的一站式解决方案
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
对于CEO和高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。在发票存档与归档方面，能够让企业的财务数据管理更加规范、高效。
归档员和财务人员使用合思档案能显著提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，在发票存档与归档工作中减少人力成本和时间成本。
外部审计人员通过合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放和回收。财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，提高了审计工作的效率，也确保了发票存档与归档信息的准确性和可追溯性。
硬核实力：合思档案的核心功能与优势
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智能采集：多元渠道，高效集成
合思档案的智能采集功能支持多源采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时也支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式。例如，单张PDF大文件多张回单或发票可以自动切割，自定义配置Excel导入模板能够实现结构化数据批量导入。在发票存档与归档工作中，智能采集功能可以确保各种来源的发票信息准确、快速地被收集和整理。 -
智能制档：规则驱动，高效匹配
智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少90%的人工匹配工作量。它还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，通过字段映射让查阅更便捷。完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在发票存档与归档过程中，智能制档功能可以大大提高发票与相关凭证的匹配效率和准确性。 -
双重检测：合规保障，数据完整
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。在发票存档与归档工作中，双重检测功能可以确保发票信息的合规性和完整性，避免出现数据错误或丢失的情况。 -
精细管理：权限精准，目录灵活
在档案管理方面，合思档案的权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式且支持扩展性。在发票存档与归档过程中，精细的管理功能可以确保不同用户对发票信息的访问和操作权限得到合理控制，同时也方便企业根据自身需求对发票档案进行分类和管理。
实战典范：合思档案的成功应用案例
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海量单据企业：化繁为简，高效管理
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，减少了打印与邮寄。在发票存档与归档方面，取得了显著成效，如数据加载仅需30秒，关联匹配仅需15分钟，凭证与单据关联次数达350亿次，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。 -
集团型企业：标准落地，合规存储
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，安全合规存储，业务完整性检测，推进了档案无纸化。在发票存档与归档工作中，整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。 -
档案管理低效企业：集成共享，降本增效
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案实现了统一储存，业务检测方案保障了业务证据链完整，跨系统调阅方案实现了数据共享和全生命周期管理。在发票存档与归档方面，预估节省总体成本30万 + /年，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。 -
教育集团企业：智能管理，流程简化
中国最大的K12民办教育集团之一面临着采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的数据集成方案应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现了智能化自动组装，电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档。以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，在发票存档与归档工作中也发挥了重要作用。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。合思档案坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。
合思的地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想解决发票存档与归档难题，实现企业档案管理的数字化转型，不妨免费试用合思档案，开启高效、合规的档案管理之旅。
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