在数字化浪潮席卷的当下，电子发票实施已成为企业财务管理不可逆转的趋势。2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正直面新的挑战，信息化建设亟待加速推进。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业面临着诸多会计档案管理的行业痛点。企业高管方面，纸质档案管理成本花费巨大，不仅需要投入大量资金用于纸张、存储设备等，而且储存占地问题严重，同时档案数据难以进行有效的分析利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则深受档案数据量大的困扰，整理档案耗费大量时间，还需手动逐一匹配核对，工作效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，增加了工作的复杂性和时间成本。
此外，企业还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险则体现在电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏等方面。企业在推行数字化过程中，虽然通过各类系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，还有数据存储线下载体，保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，实现全面数字化。电子发票实施的大背景下，这些问题变得更加突出，企业急需找到有效的解决方案。
创新方案破难题
合思档案针对企业在电子发票实施背景下的会计档案管理痛点，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，全面满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理。在电子发票实施的环境下，企业的财务数据更加复杂多样，合思档案可以对这些数据进行有效的整合和管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员，合思档案可显著提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。在电子发票实施后，档案数据量进一步增加，合思档案实现了档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，使财务人员能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案能实现档案外审在线化、可溯源。在电子发票实施的背景下，审计工作对于电子档案的要求更高，合思档案的一键查询借阅功能，权限一键下放/回收功能，让财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
核心功能显优势
合思档案拥有一系列强大的核心功能，相较于传统方式具有显著优势。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。在电子发票实施后，企业面临着多源数据采集的问题，合思档案外部生态通过规则引擎、业务映射等实现数据采集，内部通过EAI插件、API接口等方式采集，还支持人工补录和采集任务，能满足多源采集需求，确保企业在电子发票实施过程中所有相关数据都能被有效采集。
智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置。在电子发票实施的环境下，不同系统、不同类别的核心会计凭证数量众多，合思档案能够自动关联匹配及组装这些凭证，减少90%人工匹配工作量，还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能，大大提高了制档效率。
专用格式版式文件功能也是合思档案的重要优势。它可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。在电子发票实施后，企业的电子档案数量急剧增加，合思档案支持自定义企业专用、个性化版式文件，满足企业多样化的需求。
“四性检测+业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用。在电子发票实施的背景下，数据的合规性和安全性至关重要，业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测；四性检测满足国家档案局相关要求，确保企业在电子发票实施过程中的档案管理符合法规要求。
实际案例展成效
众多企业在电子发票实施过程中，通过合思档案解决了会计档案管理的难题，取得了显著的成效。
某企业年单据量2.6亿，在电子发票实施后，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题更加突出。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业务+财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效等成效，如凭证总量14W+、单据总量50W+，某月入库数据加载30s、关联匹配15min等。
某集团型企业在电子发票实施过程中，档案管理流程复杂、凭证附件标准和管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题严重影响了企业的财务管理效率。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保等成效，如整理匹配效率提升80%、存储空间成本减少300册/年、纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业在电子发票实施后，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效，预估节省总体成本30W+/年、档案匹配耗时减少84%、档案查询耗时减少80%。
某K12民办教育集团在电子发票实施过程中，业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间等问题制约了企业的发展。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。电子发票实施加速了这一进程，合思档案能助力企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。
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