发票自动化：合思档案引领企业财务档案管理新变革

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票将实现全覆盖，这意味着企业必须直面新的管理难题，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业各层级人员都在档案管理方面遭遇了重重困境。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用而忧心；财务人员被海量档案数据和繁琐的整理工作压得喘不过气；业务人员则在报销纸质票据的漫长流程中浪费了大量时间。不仅如此，纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高昂，以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本表现为手工装册归档的重复性工作和粗糙的查询调阅条件，导致数据无法有效利用；高合规风险则是因为电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏。

好在国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，同时档案全生命周期管理闭环也成为电子会计档案管理的关键关注点。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业带来了全新的解决方案。

合思档案：开启财务数智化新纪元

合思档案是一款领先的单套制电子会计档案管理平台，它致力于为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的优质服务，实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。基于广泛连接的生态系统，合思档案为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，有力地推动了企业业财融合的进程。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票自动化处理，可让发票/回单/凭证/单据/自定义档案自动匹配、应收尽收。秉持以客户为中心的服务理念，合思档案帮助企业解决了内外交困的档案管理问题，不仅节约了纸张成本和整理成本，还提升了检索效率，确保了管理的合规性。

核心功能：专业创新铸就卓越品质

合思档案的智能采集功能堪称一绝。它支持多源采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它也支持自定义数据采集方案，为企业提供了更多的灵活性。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，以及自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入等。通过这些方式，合思档案实现了发票自动化采集，大大提高了数据采集的效率和准确性。

在智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，使得不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了 90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，且关联任务执行进度可视化。通过字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，实现了发票自动化制档。

合思档案还能对专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强、更“灵活”。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案的又一亮点。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，确保了发票自动化处理过程中的数据质量和合规性。

优势对比：凸显独特价值

与传统档案管理方式相比，合思档案的优势十分明显。传统档案管理存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅不便，电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等。而合思档案通过发票自动化处理，可节约 70%的纸张成本、75%的整理成本，提升 90%的检索效率，确保 100%的管理合规性。

传统档案管理在数据处理和利用上效率低下，难以满足海量电子数据的存储与应用。合思档案的大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高了档案管理效率、释放了档案数据价值，实现了发票自动化的数据处理和利用。

传统档案管理在调阅和协作方面存在困难，无法实现多维度、精细化的档案查阅需求。合思档案的共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，实现了发票自动化的便捷调阅。

传统档案管理在实物档案管理上缺乏有效手段，难以实现线上线下的高度关联。合思档案的实物备查解决方案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，为发票自动化管理提供了更全面的支持。

实际案例：见证卓越成效

众多企业在采用合思档案解决方案后，都取得了显著的成效。某企业年单据量达 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化。通过发票自动化处理，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化程度提高，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需 30 秒，关联匹配 15 分钟，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3 的空间，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，发票自动化管理为企业带来了巨大的效益。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏易丢、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。采用合思档案单套制管理方案后，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，发票自动化让企业的档案管理焕然一新。

某中国最大的 K12 民办教育集团之一，面临低效的档案管理现状，在采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，发票自动化助力企业提升了财务管理水平。

展望未来：持续创新引领行业发展

合思档案通过提供专业的电子会计档案管理解决方案，帮助企业解决了档案管理中的诸多难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让企业有限的资源发挥更有效的作用。在发票自动化的助力下，企业的财务档案管理更加高效、精准。

随着数字化时代的发展，企业对财务档案管理的要求越来越高。合思档案凭借其先进的技术、完善的功能和丰富的实践经验，将在市场上持续保持领先地位，为更多企业提供优质的服务。未来，合思档案将不断创新和迭代，以适应不断变化的市场需求和政策要求，助力企业更好地实现数字化转型，推动行业的发展和进步。

如果您想了解更多关于合思档案的信息，开启高效的财务档案管理之旅，可拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站或关注微信公众号、小程序。现在就可以免费试用合思档案，体验发票自动化带来的全新管理模式。