在企业的财务管理中，记账凭证保存是一项至关重要却又颇具挑战的工作。它不仅关乎财务数据的准确性和完整性，还影响着企业的合规运营和决策效率。今天，我们将走进好想你健康食品股份有限公司，看看它在记账凭证保存等财务档案管理方面遇到了哪些难题，又是如何在合思的助力下成功破局的。
好想你：红枣行业的领军者
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，便在红枣行业深耕细作。2011年，它成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的上市公司，被誉为“中国红枣上市第一股”。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体以及2万多个零售网点。每年处理的凭证数量多达3.6万份，规模可见一斑。此外，好想你还拥有世界最有特色的红枣博物馆，并且是河南省试点单位，在行业内具有极高的知名度和影响力。
然而，随着企业的不断发展壮大，好想你在财务档案管理尤其是记账凭证保存方面，逐渐面临着诸多难题。
记账凭证保存痛点凸显
归档之困：时间成本与遗失风险
在传统的财务档案管理模式下，记账凭证保存的归档工作可谓是一项艰巨的任务。财务人员在归档时，需要花费大量的时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张凭证都要经过繁琐的核对流程，这不仅耗费了大量的人力和时间，还难以避免档案遗失的情况发生。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将更加困难，给企业的财务管理带来了极大的隐患。
查找之难：时空限制与效率低下
纸质档案的查找受限于时间和空间，这对于需要及时获取财务信息的企业来说，无疑是一个巨大的障碍。当企业需要查阅某张记账凭证时，财务人员往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找，耗费大量的时间和精力。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这使得企业在应对审计、决策等工作时，效率大打折扣。
成本之高：空间与人力的双重负担
大量的纸质档案管理，对企业的空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，并且要投入大量的人力进行档案的整理、保管和维护。随着企业业务的不断拓展，档案数量的不断增加，这种管理成本也在不断攀升，给企业带来了沉重的经济负担。
合规之忧：数据安全与长期保存难题
纸质档案管理办法在数据安全和长期保存方面存在着诸多不足。它无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，这显然不满足现代企业的管理要求。在日益严格的监管环境下，企业面临着合规风险，一旦出现数据丢失或泄露等问题，将给企业带来严重的损失。
合思解决方案：精准破局
打破壁垒数据同源：开启便捷记账凭证保存新时代
合思为好想你提供的解决方案，首先着眼于打破数据壁垒，实现数据同源。通过先进的技术手段，合思为财务人员搭建了一个便捷的平台，实现了一键联查功能。财务人员在进行记账凭证保存和查阅时，可以轻松地在系统中关联相关的单据、发票、回单等信息，无需再像以往那样在纸质档案中逐一查找。这不仅大大提高了工作效率，还减少了人为错误的发生，让记账凭证保存工作变得更加轻松和高效。
自动组装审计便捷：提升审计效率保障合规
在审计方面，合思的解决方案以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统能够自动组装相关的财务数据，为内外审计提供准确、完整的资料。审计人员可以直接在系统中进行数据查询和分析，无需再依赖大量的纸质档案。这不仅提升了审计效率，还确保了审计结果的准确性和可靠性，为企业的合规运营提供了有力保障。
实物高效管理：虚拟库房与二维码的完美结合
为了解决纸质档案实物管理的难题，合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份纸质档案都被赋予了一个唯一的二维码，财务人员在将档案存入虚拟库房时，只需扫描二维码，系统就会自动记录档案的存放位置和相关信息。查阅者在查询电子档案时，系统可以根据二维码信息快速定位实物档案的位置，大大提高了档案的查阅效率。
显著成果：降本增效成效显著
人工耗时大幅减少
通过实施合思的解决方案，好想你在记账凭证保存等财务档案管理工作中，人工耗时减少了90%。财务人员不再需要花费大量的时间进行档案的归档和查找工作，而是可以将更多的精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中，为企业的发展提供更有价值的服务。
管理耗时显著降低
总部在接收和管理财务档案方面，管理耗时减少了80%。借阅管理方面，管理耗时也减少了67%。这使得企业的管理效率得到了极大的提升，各项工作能够更加顺利地开展。
综合成本预计降低
合思的解决方案还为好想你带来了显著的成本节约。预计每年可减少综合成本20万元，这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省。通过降低成本，企业可以将更多的资金投入到核心业务的发展中，提升企业的竞争力。
行动号召：开启财务数智化之旅
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，已经帮助众多企业挖出了更多净利润。自成立以来，合思已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500多家合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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