在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开始全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，电子凭证在接收、报销、入账、归档等环节仍存在诸多难题，犹如横亘在企业面前的最后一公里障碍，亟待解决。
传统的纸质档案管理模式更是问题重重。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且还时常出现档案遗失的情况。同时，纸质档案查找极为不便，受时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。不仅如此，纸质档案管理成本高昂，大量的纸质档案对存储空间和人力都有巨大的需求。像COMMUNE幻师，其档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。更为关键的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了电子文件共享的解决方案。
创新方案破解行业困局
合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务，有效实现了电子文件共享。
合思档案具有强大的自动组装功能。在内外审计时，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。好想你健康食品股份有限公司通过使用合思档案的这一功能，显著提升了审计效率，让电子文件共享在审计环节发挥了重要作用。
合思档案还能实现无纸化管理。企业上线电子会计档案管理系统后，可实现自动化归档和财务数据分析。COMMUNE幻师通过该系统，减少了50%的人力成本，提高了工作效率，同时也实现了电子文件的高效共享。此外，合思档案可打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存、统一标准、统一管理。金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了档案数据的智能化管理，让电子文件共享更加顺畅。
核心功能彰显独特优势
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。在这个过程中，电子文件共享贯穿始终。
– 智能采集环节
合思档案采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。它结合外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，实现了电子文件的高效采集和共享。
– 预归档服务环节
集成服务、规则引擎、元数据服务等功能，确保电子文件在预归档阶段就能够准确、有序地进行处理和共享。
– 基础管理环节
包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能。合思档案可以实现多维检索·一站式预览，支持在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。这些功能让电子文件共享更加安全、便捷和高效。
– 档案服务环节
辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业提供了全面的档案服务，进一步促进了电子文件的共享和利用。
多元场景见证卓越成效
合思档案在多个行业都有广泛的应用，为企业带来了显著的效益，同时也让电子文件共享在不同场景中发挥了重要作用。
– 食品行业
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。电子文件共享让该企业的财务流程更加高效、便捷。
– 餐饮行业
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。电子文件共享使得该企业在财务管理上实现了质的飞跃。
– 家居行业
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。电子文件共享为该企业的档案管理带来了革命性的变化。
– 数字阅读行业
帆书使用合思档案，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5。电子文件共享让该企业在财务管理上更加高效、精准。
合思是一家值得企业信赖的专精特新企业。自成立以来，已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。
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