在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来航空运输电子客票行程单的数字化变革。这一系列举措标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的难题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这一背景下，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，合思敏锐洞察行业趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。下面，就让我们深入了解一下这款会计流程智能化工具。
传统档案管理痛点凸显
在传统企业财务管理中，纸质档案管理犹如一座沉重的大山，给企业带来了诸多痛点。这也凸显了电子凭证全流程无纸化的迫切需求。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，财务人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来犹如大海捞针，耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量的纸质档案管理，对存储空间和人力的要求巨大，成本居高不下。更为关键的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，远远不能满足现代企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着类似的问题。该企业每年仅档案耗材、打印、存储成本就高达53323元，门店报销周期长达2个月，且对于电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁的多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，不仅耗费了大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件也无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，档案资源无法得到有效利用。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，不仅流程繁琐，还增加了人力成本。
合思档案解决方案策略
面对传统档案管理的诸多痛点，合思档案作为一款优秀的会计流程智能化工具，提出了全流程合规化、自动化、数字化的整体解决方案。
在档案采集方面，合思档案具有开放式接口互联和自主采集的功能，能够实现大文件自动切割和数电票自动化解析。这使得企业能够高效、准确地采集各类档案信息，为后续的处理打下坚实基础。
档案制档环节，合思档案实现了智能关联和自动组装，同时具备四性检测、业务检测和自定义版式文件的功能。这确保了档案的规范性和准确性，提高了制档效率。
在档案管理方面，合思档案拥有精准权限管控和灵活扩展的档案目录，还具备水印管理和符合国标要求的档号。这使得企业能够对档案进行精细化管理，确保档案的安全和合规。
档案利用环节，合思档案提供多维检索和一站式预览功能，支持在线借阅和异构系统联查，还能实现实物混序归档和可视化盘点档案数据。这为企业提供了便捷、高效的档案利用方式，提高了档案的使用价值。
此外，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案核心模块揭秘
合思档案的功能蓝图犹如一幅精密的画卷，展示了其强大的功能和卓越的性能。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，为企业提供了高效、便捷的档案管理体验。
电子会计档案全生命周期管理涵盖了采集、制、管、用四个环节。在智能采集方面，合思档案借助外部生态，如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统，如EAI插件、API接口等，能够快速、准确地采集各类档案信息。预归档服务集成了集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续处理提供了有力支持。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等，确保了档案的安全和有效管理。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供了数据支持。
业务层是合思档案的重要组成部分，它包括内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等。核算系统涵盖了财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层则提供了辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等功能，为企业的财务管理提供了全方位的支持。
合思档案竞争优势尽显
作为一款会计流程智能化工具，合思档案在市场上具有显著的竞争优势。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。雄厚的资金实力为合思档案的研发和创新提供了坚实的保障。
在服务方面，合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心。这些研发中心能够不断进行技术创新和产品优化，确保合思档案始终保持领先的技术水平。同时，合思在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思能够为客户提供及时、全面的服务，满足客户的不同需求。
合思档案成功案例展示
合思档案在实际应用中取得了显著的效果，众多不同行业的企业都从中受益。
好想你使用合思档案方案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。云南菜品牌连锁通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，业财融合达成80%，实现了100%的合规降本。金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。
合思服务体系保驾护航
合思为客户提供了完善的服务体系。在北京、杭州、南昌设立的研发中心，就像三颗智慧的明珠，不断为合思档案注入新的活力。它们持续进行技术创新和产品优化，让合思档案始终紧跟时代步伐，满足企业不断变化的需求。
全国22个城市的直营服务网络以及500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，构建了一个庞大而紧密的服务网络。这个网络能够及时响应客户的需求，为客户提供全面、专业的服务。无论是在系统安装调试、操作培训，还是在日常使用中的技术支持和问题解决，合思都能为客户提供贴心的服务，让客户无后顾之忧。
合思档案展望未来
合思档案在解决企业财务档案管理痛点方面发挥了重要作用。它帮助企业实现了降本增效，通过减少人工耗时、节约成本等方式，提高了企业的经济效益。同时，确保了企业的合规经营，严格遵循相关法规和标准，保证了档案的安全性和准确性。此外，合思档案还推动了企业的低碳运营，减少了纸张的使用和存储空间的占用，为环保事业做出了贡献。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，他们在合思档案的帮助下，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的效益。我们希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
如果您也想体验这款会计流程智能化工具带来的便捷与高效，不妨免费试用合思档案，开启企业财务管理的新篇章。
