在数字化浪潮的席卷下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化应用。这些重要举措标志着电子凭证开具端已基本完成数字化适配，长期困扰企业的电子凭证接收、报销、入账和归档难题即将得到全面解决。电子凭证数字化转型加速推进，全流程无纸化时代已然来临。
在这个关键的历史节点，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。与此同时，基于合思档案在行业内的深度应用和丰富案例经验，精心编撰的《电子会计档案实践案例集》也正式发布。这不仅为企业的电子凭证数字化转型提供了极具价值的参考和借鉴，更为企业的财务数智化升级注入了强大动力。
传统纸质档案管理痛点剖析
在传统企业财务工作中，记账凭证保存往往面临诸多难题，传统纸质档案管理模式的弊端也逐渐显现。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档过程中，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为不便，不仅耗费大量时间，还无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理需要占用大量的空间和人力，成本居高不下。更为关键的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着类似的困境。该企业存在档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月。同时，由于缺乏有效的管理手段，电子会计凭证文件无法得到妥善管理，记账凭证保存也面临着巨大挑战。
云南菜品牌连锁经营也深受传统纸质档案管理之苦。纸质档案打印成本高，多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证都需要打印后归档。档案存储成本也不容小觑，存储档案需要耗费大量的档案盒、档案柜等资源。而且，电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。此外，海量的纸质档案资料查找困难，需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，记账凭证保存也变得十分繁琐。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的情况也不乐观。该企业的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订和上架档案，工作量巨大。财务临时保管1年后还需移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案。在面对审计时，需要人工逐一翻查纸质档案，效率低下，记账凭证保存的安全性和便捷性都无法得到保障。
合思档案破局之道
面对传统纸质档案管理的诸多痛点，合思档案提出了一套系统性、针对性的解决方案，为企业的记账凭证保存提供了全新的思路。
合思档案实现了全流程的合规化、自动化和数字化。在档案采集环节，采用开放式接口互联和自主采集的方式，大文件能够自动切割，数电票实现自动化解析。这不仅提高了档案采集的效率，还确保了数据的准确性和完整性，为记账凭证保存提供了坚实的基础。
在档案制档环节，合思档案具备智能关联和自动组装的功能，能够对档案进行四性检测、业务检测，并支持自定义版式文件。这使得档案制档更加规范、高效，确保了记账凭证保存的质量。
在档案管理环节，合思档案实现了精准权限管控和档案目录的灵活扩展，采用水印管理，档号符合国标要求。这有效地保障了档案的安全性和保密性，为记账凭证保存提供了可靠的保障。
在档案利用环节，合思档案提供多维检索和一站式预览功能，支持在线借阅和异构系统联查，实现了实物混序归档和可视化盘点档案数据。这使得企业能够更加便捷地利用档案资源，提高了工作效率，同时也为记账凭证保存提供了便利。
此外，合思档案还助力企业建立完整的财务证据链。通过对流程的识别与优化，展开跨部门协调，实现了流程的顺畅和效率的提升。涵盖了流程化、系统化、一体化、无纸化等多个方面，为企业的财务管理带来了全新的变革，也为记账凭证保存提供了更加完善的解决方案。
合思档案核心模块揭秘
合思档案的功能蓝图犹如一座精密的大厦，为企业的记账凭证保存提供了全方位的支持。
其电子会计档案全生命周期管理涵盖了采集、制、管、用四个关键环节。在智能采集方面，外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等，共同构成了强大的采集网络，确保能够准确、高效地采集各类记账凭证。
预归档服务集成了多种服务，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等。这些服务为记账凭证的整理和归档提供了有力的支持，确保档案的规范性和准确性。
基础管理环节包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能。档案存储安全可靠，检索功能强大，能够实现快速精准的查找，借阅和销毁流程规范，为记账凭证保存提供了全面的保障。
档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能。这些功能不仅能够帮助企业更好地利用档案资源，还能够为企业的决策提供有力的支持，进一步提升了记账凭证保存的价值。
从业务层来看，合思档案涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。这使得企业的各类财务数据能够得到全面的管理和保存，为记账凭证保存提供了更广泛的覆盖范围。
应用层方面，合思档案提供了辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等功能。这些功能为企业的财务管理和审计工作提供了有力的支持，确保了记账凭证保存的合规性和有效性。
合思档案竞争优势凸显
与其他产品相比，合思档案具有显著的竞争优势，为企业的记账凭证保存带来了更多的价值。
合思档案实现了自动化归档，告别了繁琐的重复性工作，大大提高了工作效率。档案利用便捷高效，企业能够快速准确地查找和使用所需的记账凭证。同时，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力的支持。
合思作为专精特新企业，自成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。强大的资金实力和广泛的服务网络，为合思档案的持续发展和优质服务提供了坚实的保障，也为企业的记账凭证保存提供了可靠的后盾。
合思档案成功案例见证
众多企业通过使用合思档案，在记账凭证保存等方面取得了显著的成效。
好想你通过合思档案解决方案，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。这不仅提高了工作效率，还降低了企业的运营成本，为记账凭证保存提供了更加高效、经济的解决方案。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这不仅实现了企业的低碳运营，还提高了财务管理的效率，为记账凭证保存提供了更加环保、高效的途径。
云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，实现了记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据一目了然。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。这不仅提高了企业的财务管理水平，还实现了业财融合，为记账凭证保存提供了更加全面、高效的解决方案。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。这不仅提高了工作效率，还确保了档案的合规性，为记账凭证保存提供了更加安全、可靠的保障。
合思全方位服务体系护航
合思深知客户的需求是企业发展的动力源泉，因此为客户提供了全方位的服务体系，为企业的记账凭证保存提供了有力的支持。
合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思能够为客户提供及时、有效的服务，无论客户身处何地，都能享受到合思的优质服务。
合思秉承以客户为中心的服务理念，致力于为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。这不仅能够满足客户在财务管理方面的多样化需求，还能够为客户提供一站式的解决方案，为记账凭证保存提供更加便捷、高效的服务。
合思档案未来展望
合思档案的出现，为企业的财务数智化转型带来了新的机遇。它能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用，推动企业财务数智化转型迈向新的高度。
未来，合思将继续发挥自身优势，不断优化产品和服务，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思档案将助力企业取得更大的成功，为企业的记账凭证保存等财务管理工作提供更加完善、高效的支持。
