合思档案：开启企业电子会计档案管理新时代

在数字化浪潮的汹涌澎湃之下，企业财务档案管理正面临着从传统纸质模式向数字化转型的重大挑战。尤其是随着数电票的快速扩张，企业在档案管理方面的痛点日益凸显。根据相关规划，2025年要完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。因数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着诸多困扰。企业高管承受着纸质档案管理成本高、占地大以及档案数据难以分析利用的压力；财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时且需手动逐一匹配核对的繁琐工作中；业务人员也被报销纸质票据流程繁琐、耗费时间的问题所困扰。同时，纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅不便、数据难以有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，电子会计档案管理需注重档案全生命周期管理闭环。合思档案的出现，无疑为解决这些问题带来了希望的曙光。

领先方案 满足多元需求

合思档案为企业提供了一套领先的单套制电子会计档案管理解决方案，能满足不同场景下的档案管理需求。它提供标准的单套制解决方案以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。在这个过程中，电子文件共享变得更加高效，不同系统之间的数据能够顺畅流通。

便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。它涵盖电子档案，如发票、单据、凭证、账簿、报表，以及纸质档案的自定义档案、实物备查解决方案。同时，还具备大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、数电票解决方案、实物备查解决方案等。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据可实现秒级查询，为电子文件共享提供了强大的数据处理能力；档案扩展解决方案拥有灵活扩展的业务模型，能通过多途径自动化归集各类介质档案，进一步促进电子文件共享的范围和效率。数电票解决方案为企业提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保电子文件共享在数电票管理环节的安全和顺畅。

功能丰富 覆盖全生命周期

合思档案功能丰富，涵盖档案全生命周期管理，具备多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等功能，为电子文件共享提供了全方位的支持。

电子会计档案全生命周期管理包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层。多源采集支持接口互联和自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案，方便不同来源的电子文件共享；也支持手动采集和自主补录，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入，进一步拓展了电子文件共享的途径。

智能制档通过规则引擎，自动组装不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证，减少90%人工匹配工作量。它还具备字段映射，查阅便捷的特点，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让电子文件共享更加精准和高效。

档案管理具备权限管理，精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义；档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，确保电子文件共享在安全可控的环境下进行。

核心亮点 凸显显著优势

合思档案具有显著的核心亮点，如高效节省成本、合规性强、数据处理能力强大等，为电子文件共享提供了坚实的保障。

它能为企业解决内外交困的档案管理问题，能70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%提升检索效率，100%保证管理合规性。在电子文件共享过程中，不仅节省了资源，还提高了工作效率。应收尽收，“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，促进电子文件共享的准确性和完整性。

大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询，为电子文件共享提供了强大的技术支持。同时，合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，让企业在电子文件共享过程中更加放心。

价值显著 助力企业转型

合思档案为不同角色带来了显著的价值，能助力企业实现降本增效、合规经营和数字化转型，在这个过程中电子文件共享发挥着重要作用。

对于CEO/高管，能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过电子文件共享，企业能够更高效地整合和利用财务数据，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务，能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。电子文件共享使得财务人员能够更便捷地获取和处理档案数据，提升工作质量和效率。

对于外部审计，能实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。电子文件共享为审计工作提供了便利，提高了审计效率和准确性。

企业使用合思档案能显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印；补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路；真正利用档案数据，实现数据价值；前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。电子文件共享在其中起到了关键的桥梁作用，促进了企业各环节的协同发展。

典型场景 发挥重要作用

合思档案在多种典型使用场景下都能发挥重要作用，如企业日常档案管理、审计、数据查询等，电子文件共享在这些场景中得到了充分的体现。

在企业日常档案管理中，多源采集功能可实现多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，智能制档功能可实现电子凭证数据自动匹配组装，档案管理功能可实现多场景适配，满足档案不同阶段管理要求。通过电子文件共享，企业能够实现会计资料的高效整合和管理，提高日常档案管理的效率和质量。

在审计场景下，外部审计人员可通过合思档案实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，还可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能。电子文件共享为审计工作提供了实时、准确的数据支持，提高了审计的效率和准确性。

在数据查询场景下，支持多维检索，满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索；还能实现一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。电子文件共享使得数据查询更加便捷和高效，为企业决策提供了有力的支持。

在档案借阅场景下，借阅人可在线查看，支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。电子文件共享方便了档案的借阅和管理，提高了档案的利用效率。

成功案例 见证卓越成效

多个成功案例证明了合思档案在不同类型企业中都能有效解决档案管理痛点，实现良好的管理成效，同时也体现了电子文件共享的重要价值。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业务 + 财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。例如，凭证总量14W +，单据总量50W +，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。在这个过程中，电子文件共享使得企业能够更高效地整合和处理大量的单据数据，提升了管理效率。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案通过安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。电子文件共享促进了企业不同部门之间的信息流通，提高了档案管理的效率和准确性。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案通过数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。电子文件共享为企业实现数据共享和全生命周期管理提供了有力支持，提升了企业的管理水平。

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。电子文件共享使得教育集团能够更便捷地管理和利用档案数据，提升了教育管理的效率和质量。

独特定位 彰显理想之选

合思档案在市场上具有独特的定位和差异化优势，是企业数字化建设中电子会计档案管理的理想选择，电子文件共享是其核心竞争力之一。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

合思档案自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。其解决方案涵盖领先的单套制电子会计档案管理平台及六大场景解决方案，能广泛连接业财系统，实现各类档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，为电子文件共享提供了全面的解决方案。

合思档案凭借其强大的功能、显著的价值和成功的实践，为企业财务档案管理数字化转型提供了有力支持。它坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。未来，合思档案将继续助力企业应对更多挑战。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案是企业实现这一目标的理想伙伴。

如果您想体验合思档案带来的高效电子文件共享和卓越档案管理服务，不妨拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，关注微信公众号和小程序，还可以免费试用，开启档案管理数字化转型之路。