在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型之路上有着独特的探索与实践。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，不仅是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品还广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化转型的征程中，动力源也遇到了诸多问题，而合思提供的解决方案则为其带来了新的转机。
动力源：多部门费用协作困局待解
动力源在2011年便开启了财务数字化转型和业财融合的探索，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。但理想很丰满，现实却骨感。尽管投入了大量精力建设系统，整体流程依然复杂，系统之间的壁垒如同高耸的山峰，与预期的转型效果差距较大。
多系统操作体验差成为了员工的一大困扰。申请单需要员工在各个系统之间频繁切换提交，就像在迷宫中寻找出路，不仅浪费时间，还容易出错。报销数据需要财务人员手工录入，发票验真、查重也都依靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。基础性的工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策支持工作。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的重要问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这就好比一个团队的成员各自为政，无法形成有效的协作。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，在决策时就像在黑暗中摸索，难以做出准确、及时的判断。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，也增加了多部门费用协作的难度。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步加剧了管理的复杂性。
合思：定制化多部门费用协作解决方案
面对动力源在多部门费用协作中遇到的种种问题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步。就像搭建了一座桥梁，让人员信息能够在两个系统之间顺畅流通。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，各个系统之间不再是孤立的个体，而是形成了一个有机的整体，为多部门费用协作提供了坚实的基础。
在产品应用上，合思的无需报销模式颠覆性重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，就像一场轻松的旅行，无需再为繁琐的报销流程而烦恼，幸福感大幅提升。消费受申请单&差标管控，确保每一笔消费都合规，就像有一个严格的管家在守护着每一分钱。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。整个报销流程变得高效、便捷，大大提高了多部门费用协作的效率。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。这就好比给系统安装了一个万能连接器，打破了数据流转的壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让多部门费用协作更加顺畅。
方案实施：步步为营推进多部门费用协作变革
合思解决方案的实施是一个循序渐进的过程，每一步都紧密围绕着提升多部门费用协作效率展开。
首先进行系统集成。合思团队完成了HR系统和BPM系统与合思费控的数据同步工作，确保基础数据和业务数据的顺利对接。这一步就像为大厦打下坚实的基础，只有基础稳固了，后续的工作才能顺利开展。在这个过程中，合思的技术人员仔细核对每一项数据，确保数据的准确性和完整性，为多部门费用协作提供了可靠的数据支持。
在产品应用方面，合思逐步引导员工使用无需报销的功能。这就像一场新的生活方式的推广，需要让员工慢慢适应。合思通过组织培训、发放操作手册等方式，帮助员工了解和掌握新的消费流程。同时，在使用过程中，合思的客服团队随时为员工提供帮助，解决他们遇到的问题。随着员工逐渐适应新的模式，多部门费用协作的效率也在不断提升。
合思持续优化系统连接。利用Open API和自定义流程引擎技术，不断加强与第三方系统的对接。这就像给系统不断升级，让它变得更加强大。在这个过程中，合思密切关注市场动态和动力源的业务需求，及时调整系统连接方案，确保系统始终能够满足动力源多部门费用协作的需求。
成果显著：多部门费用协作焕发出新活力
合思解决方案的实施为动力源带来了显著的成果与效益，让多部门费用协作焕发出新的活力。
多系统集成后，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。这就像一场速度的革命，让员工不再为漫长的报销周期而烦恼。员工可以将更多的时间和精力投入到业务工作中，提高了工作的积极性和效率。同时，也减少了员工与财务部门之间的沟通成本，让多部门费用协作更加和谐。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等。这不仅提高了财务部门的工作效率，也为企业的决策提供了更有力的支持。
管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策。这就像给管理者配备了一双千里眼，让他们能够在复杂的市场环境中洞察先机。动力源彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，实现了多部门费用协作的精细化管理。
动力源认可：携手合思开启多部门费用协作新征程
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和信任。
众多像动力源这样的专精特新企业都选择了合思实现财务数字化转型并取得显著成效。在多部门费用协作方面，合思展现出了强大的实力和优势。如果你也想让企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思，开启财务数智化之旅，还可免费试用合思的解决方案，体验多部门费用协作的全新模式。
