在数字化浪潮席卷全球的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，数电票已在全国 36 省区市（含计划单列市）全面覆盖。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代正式来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势，它能够优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用仍面临着重重挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等问题，如同一道道数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。
在这样的时代背景下，企业财务数字化转型变得尤为紧迫和重要。北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖出更多净利润，为客户提供了切实可行的解决方案。
头部数字阅读品牌的财务困境
某知名头部数字阅读品牌，在行业内占据着重要地位。然而，在财务数字化方面，却面临着诸多挑战与痛点。
该品牌的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。在费用记录方面，缺乏统一的数字化管理，使得财务部门难以对各项费用进行精准把控。
每个财务月，该品牌均需处理 500 + 张单据，全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。这种传统的费用记录和处理方式，不仅耗费了大量的人力和时间，还容易出现错误。
全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。业务借阅历史资料时，需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张的需求。费用记录的纸质化管理，已经成为企业发展的阻碍。
合思：开启费用记录数字化新征程
合思为该客户提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业的财务数字化转型带来了新的希望。
合思的解决方案助力企业完成业财平台建设，确保财务准确性，审计通过，符合上市要求。通过费用记录数字化，企业能够更加精准地记录和管理各项费用，为财务决策提供有力支持。
该方案提高了财务及时性，结账时间从 T + 15 提升到 T + 7，年底预计 T + 5。费用记录的实时性和准确性得到了显著提升，使得企业能够更快地掌握财务状况，做出及时的决策。
合思的解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。在费用记录数字化的过程中，员工可以更加便捷地记录和提交费用信息，提高了工作效率。
发票 OCR 识别验真功能，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。费用记录数字化不仅提高了工作效率，还增强了企业的费用管理合规性。
数字化转型后的显著成效
在采用合思解决方案后，该客户取得了多方面的显著成果。
- 增效：提升财务工作效率
通过费用记录数字化，企业能够实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。财务人员可以更加高效地处理各项费用，提高了工作效率。
档案整理效率得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。费用记录数字化使得档案管理更加便捷和高效。
- 降本：降低企业运营成本
费用记录数字化减少了差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况。企业能够更加合理地控制费用支出，降低了运营成本。
减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。同时，减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。费用记录数字化为企业带来了实实在在的经济效益。
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合规：保障财务档案安全
合思的解决方案保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。费用记录数字化确保了企业财务档案的合规性和安全性。 -
先进：顺应时代发展趋势
合思的解决方案紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。费用记录数字化不仅提升了企业的竞争力，还为社会的可持续发展做出了贡献。
拥抱未来，开启数字化转型之旅
合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案帮助该知名头部数字阅读品牌解决了财务数字化转型中的诸多难题，实现了增效、降本、合规等多方面的成效。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。未来企业应顺应趋势，积极推进电子凭证常态化处理进程，加速拥抱数字化转型升级。费用记录数字化作为电子凭证数字化转型的重要组成部分，将为企业的发展带来更多的机遇和挑战。
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