在数字化浪潮汹涌的当下，数电票正以前所未有的速度改变着企业的财务生态。根据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理面临着全新的挑战，信息化建设成为当务之急。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这就需要企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以进行有效的分析利用，这对于企业的决策和发展带来了一定的阻碍。财务人员则需要手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，工作不仅耗费时间，而且枯燥繁复，这大大降低了工作效率。业务人员在报销流程中也十分繁琐，需要留存并上交纸质票据，增加了不必要的工作量。
纸质档案管理还存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用。此外，纸质档案还存在高合规风险，电子会计凭证文件若无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。虽然从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，需要保证档案原生性以确保企业财务档案管理合规，最终实现全面数字化。在费用报表统计方面，这些档案管理的痛点也会影响数据的准确性和及时性。
面对这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全面的解决方案。
合思档案解决方案全景呈现
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，犹如一位全能的档案管理专家，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，也为费用报表统计提供了准确的数据基础。
对于CEO/高管来说，合思档案就像是一位得力的决策助手。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过合思档案，企业可以提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营，在费用报表统计上也能获得更有价值的分析结果，为企业决策提供有力支持。
对于归档员/财务人员而言，合思档案是他们的效率提升利器。它能提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，使他们能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在费用报表统计过程中，也能减少错误和重复劳动，提高工作的准确性和效率。
合思档案还为外部审计提供了极大的便利。它实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。这不仅提高了审计效率，也保证了费用报表统计数据的可信度。
合思档案核心功能优势揭秘
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多源采集 灵活高效
合思档案的多源采集功能十分强大。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，可通过多种便捷手动数据补录方式处理，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活的采集方式确保了费用报表统计数据的全面性和准确性。 -
智能制档 精准匹配
在智能制档方面，合思档案表现卓越。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员在费用报表统计时查询更便捷、分析更直接。 -
专用版式 成本降低
合思档案采用专用格式版式文件，自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案可扩展性更强、更“灵活”。在费用报表统计相关档案管理上，也能更高效地进行存储和查询。 -
权限管理 精准管控
档案管理具备权限管理精准管控的优势。合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理且范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。这确保了费用报表统计数据的安全性和保密性。
合思档案应用场景案例展示
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大型单据量企业的高效变革
某年年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。在费用报表统计方面，也因为档案管理的混乱而受到影响。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程。最终达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务+财务数据穿透联查，管理自动化，企业成本降低，数据指标显示关联匹配效率高，费用报表统计也更加准确和高效。 -
集团型企业的标准化之路
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。这些问题也影响了费用报表统计的准确性和及时性。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，提高了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。在费用报表统计方面，也实现了数据的统一和规范，提高了统计效率。 -
问题企业的全面提升
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。这些问题导致费用报表统计困难重重。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额，跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互，最终实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，大幅节省了成本，也让费用报表统计变得更加轻松和准确。 -
教育集团的高效管理
某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多问题，影响了费用报表统计的工作。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档、实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，最终形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，费用报表统计也因此更加高效和准确。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，为费用报表统计提供有力支持。
合思档案拥有专业的服务和强大的功能，众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都已选择合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。
合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。如果你也想提升企业的档案管理效率，准确高效地进行费用报表统计，不妨免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章。
