合思档案：开启企业财务档案管理数字化新时代

在当今数字化浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理迎来新的变革。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。与此同时，纸电混合时代也让企业不同层面的人员面临诸多难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高昂、占地大且数据难以分析利用的困境；财务人员需处理海量档案数据，整理工作耗时费力，还得手动逐一匹配、核对确认；业务人员则被报销纸质票据的繁琐流程所困扰。而且，纸质凭证输出的耗材成本高，对档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作多，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用；电子会计凭证文件又缺乏有效的管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。即便企业在数字化推行过程中通过OA等系统解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依旧存在。费用报表统计在这样的背景下，也面临着诸多困难。

合思档案应运而生，为企业提供了全面的解决方案。

多元定制方案 满足各方需求

对于CEO/高管而言，合思档案就像是企业的智慧宝库。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，深度挖掘财务档案数据价值，助力企业决策实现数智化。在费用报表统计方面，能够提供精准的数据支持，让决策更科学。同时，实现降本增效，推动企业绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案是工作的得力助手。它能大幅提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，也让费用报表统计更加准确、高效。

对于外部审计，合思档案带来了全新的体验。可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，费用报表统计相关数据也能更便捷地提供给审计人员。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为费用报表统计提供了坚实的数据基础。

强大功能体系 涵盖管理全流程

合思档案具有丰富且强大的功能。

内部产生的会计资料丰富多样，包括记账凭证、报销单据、审批单据、会计账薄、会计报表、销售订单等。这些资料的有序管理，为费用报表统计提供了全面的数据来源。

外部系统方面，涉及核算系统，费控系统具备OCR识别、RPA技术、银行直联、影像设备等功能，资金系统关联OA系统、CRM、SRM等。这些系统的协同工作，使得费用报表统计的数据获取更加全面、准确。

业务层包含银行回单、银行流水、进项发票、销项发票、财政票据、完税证明等。这些业务数据的有效整合，为费用报表统计提供了详细的业务支撑。

电子会计档案全生命周期管理包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层等功能。智能采集可通过外部生态和内部多种方式获取数据，预归档服务有自动归档、业务检测等功能，让费用报表统计的数据管理更加科学、规范。

核心亮点突出 尽显科技优势

多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时支持手动采集，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，有单张PDF大文件自动切割和自定义配置Excel导入模板等便捷补录方式，确保费用报表统计的数据来源广泛且准确。

智能制档通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还可通过字段映射让查询更便捷，实现“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，为费用报表统计提供高质量的数据。

专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案可扩展性更强，使得费用报表统计的数据呈现更加灵活、便捷。

档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义；档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，确保费用报表统计的数据安全、有序。

显著价值体现 推动企业发展

合思档案具有显著的价值。

它能实现显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印，能有效“收紧钱袋子”。如可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，确保100%管理合规性，在费用报表统计方面也能节省大量的人力和物力成本。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让费用报表统计能够与业务、财务等环节紧密结合，提供更有价值的信息。

合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业提供更有价值的信息，在费用报表统计中，能够深入挖掘数据背后的业务逻辑，为企业决策提供有力支持。

实现资源重组，企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，使得费用报表统计更加准确、高效，推动企业效益最大化。

典型场景应用 见证卓越成效

不同规模和行业的企业在档案管理中都能从合思档案中受益。

对于年单据量2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案可实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，费用报表统计也能更加及时、准确。

对于集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，提升整理匹配效率，减少存储空间成本和纸张打印成本，让费用报表统计更加规范、统一。

对于多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案可实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，节省总体成本，提高合规性，费用报表统计也能在多系统数据的支持下更加全面、准确。

对于K12民办教育集团，在采集、存储、整理和利用环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理可形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，费用报表统计也能更好地反映教育集团的财务状况。

成功案例见证 实力有目共睹

合思档案拥有众多成功案例。

客户名录涵盖事业单位及院校、央企，如广东某高校、中交集团等；行业领军企业，如好想味、金牌厨柜等；国家试点企业，如海亮教育科技服务集团、DERLOOK等。

客户心声方面，海亮教育在使用合思档案后，服务单位数量大幅增长，作业人员仅少量增加，凭证自动化率达到91.6%；徐福记实现全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升；中交水规院单套制有效支撑无纸化政策落地，减少打印存储成本，审计人员对系统便利性和安全性给予肯定；金牌橱柜以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。这些成功案例都表明，合思档案在费用报表统计等方面都能为企业带来显著的效益。

以年单据量2.6亿的企业案例为例，该企业通过合思档案实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化程度提高，企业成本降低，数据指标显示关联匹配时间大幅缩短，关联次数增多，费用报表统计也更加科学、准确。

集团型企业通过合思档案实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，费用报表统计也更加规范、高效。

独特市场定位 彰显差异化优势

合思档案在市场中具有独特的定位和差异化优势。

它在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，创立于2014年，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。

合思档案提供领先的单套制电子会计档案管理平台，具备便捷调阅不打印、混序归集免组装等优势，可实现电子档案和纸质档案的有效管理，满足企业不同场景下的档案管理需求，在费用报表统计方面也能提供更便捷、高效的服务。

合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性，为费用报表统计提供更准确的数据支持。

合思档案拥有多项计算机软件著作权、国家发明专利证书，通过ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，具备高安全性和合规性，让企业在费用报表统计等方面更加放心。

合思档案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，深度应用会计档案价值，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将持续迭代创新，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案，帮助企业更好地应对未来的挑战。现在就免费试用合思档案，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，开启企业财务档案管理的数字化新时代，让费用报表统计更加轻松、准确！