在当今数字化浪潮汹涌的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务领域的大势所趋。2021年12月，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，数电票已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这标志着电子凭证全流程无纸化时代正式来临。
电子凭证无纸化的优势不言而喻，它能优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。
北京合思信息技术有限公司，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多净利润。合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。下面，我们通过一个知名头部数字阅读品牌的案例，来深入了解合思如何助力企业实现数字化差旅流程以及财务数字化转型。
数字阅读巨头的财务困局
这家知名头部数字阅读品牌，在行业内占据着重要地位。然而，随着企业的不断发展，其财务方面却面临着诸多痛点和挑战。
企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。在差旅费用管理上，由于缺乏有效的数字化差旅流程，员工的差旅支出难以得到精准控制，预算常常超出预期。
每个财务月，该企业均需处理500 + 张单据。全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。在数字化差旅流程缺失的情况下，差旅相关的单据处理更是繁琐，大大降低了工作效率。
全业务数据都需要打印成纸质副本，用于报销、入账、装盒、上架、归档等环节，这造成了每月大量的纸张浪费。在数字化时代，这种传统的处理方式显然已经跟不上时代的步伐。
此外，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务部门需要借阅历史资料时，只能在海量的纸质文件中翻找，这种低效的方式根本无法适应企业快速扩张的需求。尤其是在涉及数字化差旅流程相关的档案查找时，更是困难重重。
合思打造的数字化差旅新蓝图
合思为该企业量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业构建了全新的数字化差旅流程。
首先，合思的解决方案助力企业完成了业财平台建设，保证了财务的准确性，使得企业能够顺利通过审计，符合上市要求。同时，提升了财务的及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计可达到T + 5。在数字化差旅流程方面，这意味着差旅费用的核算和结算能够更加及时准确，让企业对差旅成本有更清晰的掌控。
该解决方案灵活覆盖了因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。员工在进行差旅活动时，通过数字化差旅流程，能够更加便捷地完成消费和费用记录，无需再为繁琐的报销流程烦恼。
发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，能够有效管理员工借款与核销。在数字化差旅流程中，这一功能确保了差旅费用的真实性和合规性，避免了不必要的风险。
合思还保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。对于数字化差旅流程中产生的大量电子档案，能够进行安全、高效的存储和管理。
数字化差旅流程带来的显著成效
在应用合思的解决方案后，该企业在多个方面取得了显著的数字化成效。
- 增效：开启高效办公新时代
通过实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间进行单点沟通。在数字化差旅流程中，差旅费用的支付情况一目了然，大大提高了财务工作效率。
档案整理效率得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。在数字化差旅流程下，差旅相关的档案管理变得更加便捷，员工可以快速查找所需的差旅记录和凭证。
精准的实物档案定位，提升了实物档案查找效率。即使需要查找纸质档案，也能迅速定位，节省了大量时间。
- 降本：成本控制新突破
差旅超标情况明显减少，有效改善了预算超额的情况。数字化差旅流程对差旅费用进行了严格的管控，使得企业能够更好地控制差旅成本。
减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。企业在数字化差旅流程的推动下，逐步实现了无纸化办公，降低了资源消耗。
减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。电子档案的存储方式大大节省了物理空间，为企业创造了更多的价值。
- 合规：严守财务合规底线
发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规。在数字化差旅流程中，每一笔差旅费用都经过严格的审核，确保了费用的真实性和合法性。
审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。这一功能避免了借款和核销过程中的混乱，保证了财务流程的规范。
财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为企业的合规运营提供了有力保障。
- 先进：引领数字化转型潮流
灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。在数字化差旅流程的带动下，员工的工作体验得到了极大提升，企业的管理水平也上了一个新台阶。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材。企业在实现数字化转型的同时，也为环保事业做出了贡献。
实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。数字化差旅流程贯穿了整个差旅业务的生命周期，让企业的财务管理更加高效、智能。
合思助力企业迈向财务数字化未来
电子凭证会计数据标准的推广应用，将着力推动电子凭证的全链无纸化，有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，贯彻落实新发展理念，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益共赢。
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，无论是线上交易还是线下消费均可实现无需报销，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集等众多功能，还提供定制化服务、持续更新升级等保障。合思在全国多个城市设有服务点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com。
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