在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业的财务管理面临着前所未有的挑战与机遇。如何高效管理财务档案，实现降本增效，成为众多企业亟待解决的问题。高新兴科技集团作为一家在智慧城市物联网领域颇具影响力的上市公司，在这方面有着深刻的体会。而合思，一家专注于为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司，凭借其高效档案归档系统，成功助力高新兴科技集团解决了财务档案管理的难题。
高新兴科技集团：业务繁冗下的档案管理困境
高新兴科技集团是智慧城市物联网产品与服务的领军者，每年在研发上投入巨大，占营业收入的10%以上，拥有超过2000项核心知识产权。集团规模庞大，员工数量达3000多人，国内服务网点有170多个，信息化系统多达5个。如此庞大的业务规模，带来了海量的财务数据，年银行回单数超10万，发票数达15万以上，电子凭证量更是高达30万以上。
然而，随着业务的不断拓展，高新兴科技集团在财务档案管理方面的问题逐渐凸显。首先是档案管理成本居高不下。在传统的管理模式下，报销、采购付款等业务流程都需要大量的人工操作，包括打印、整理、装订及归档等工作。这不仅占用了库房空间，还增加了人员管理成本。而且，借阅流程繁琐，实物借出的手续复杂，极大地影响了工作效率。
其次，档案管理存在诸多隐患。电子源文件没有进行合规保存，不符合会计电子档案管理法规的要求。档案归档规范主要依靠人工控制，缺乏系统化的控制手段，存在合规性隐患。
最后，档案利用效率低下。公司在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时难度较大，需要耗费大量的人力和时间，而且不能实现跨系统调阅，严重影响了工作的及时性和准确性。
合思高效档案归档系统：量身定制的解决方案
面对高新兴科技集团的财务档案管理难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了一套高效档案归档系统，具体体现在以下几个方面：
– 低开发成本
无缝对接异构系统：合思的高效档案归档系统能够对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据。无论是NCC、U9、OA还是CBS等系统，都能实现数据的高效采集，大大降低了开发成本。
– 自动制档
释放财务人员精力：该系统能够实现凭证数据的自动匹配组装，通过业务检测保障证据链的完整。档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这一功能大大释放了财务人员的精力，提高了工作效率。
– 档案全场景数字化利用
打破信息壁垒：合思的高效档案归档系统打破了传统档案管理中需要在同个系统上下联查、切换模块以及切换多个系统的壁垒。用户只需一键操作，就能查询多系统凭证相关的数据及影像信息，实现了档案全场景的数字化利用。
方案推进：步步为营，稳步实施
合思为高新兴科技集团制定的解决方案并非一蹴而就，而是按照低开发成本、自动制档、档案全场景数字化利用等思路，逐步推进系统对接、数据采集、凭证匹配组装等工作。在实施过程中，合思的专业团队与高新兴科技集团的相关部门密切合作，确保每一个环节都能顺利进行。
首先，技术团队对高新兴科技集团的各类信息化系统进行了详细的调研和分析，确定了最佳的对接方案。然后，通过生成式接口实现了与各个系统的数据采集，为后续的凭证匹配组装工作奠定了基础。在凭证匹配组装阶段，专业人员根据高新兴科技集团的业务特点和需求，进行了档案关联规则的可视化配置，确保不同系统、不同类别会计凭证能够准确关联匹配。最后，经过多次测试和优化，实现了档案全场景的数字化利用，为高新兴科技集团的财务档案管理带来了质的飞跃。
成果显著：降本增效，提升竞争力
经过一段时间的实施和优化，高新兴科技集团使用合思高效档案归档系统取得了显著的成果。
– 归档效率大幅提升
归档效率提升了90%，原本繁琐的档案整理和归档工作变得更加高效快捷。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、决策支持等。
– 成本显著节约
为企业年节约成本30万以上。通过减少人工操作、降低库房占用和提高工作效率，有效地降低了企业的运营成本。
这些成果不仅提升了高新兴科技集团的财务管理水平，也增强了企业在市场中的竞争力。在当前经济环境下，企业能够通过数字化手段实现降本增效，无疑是一种明智的选择。
客户见证：口碑相传，效果显著
除了高新兴科技集团，还有许多企业也选择了合思的高效档案归档系统，并取得了良好的效果。云海肴CFO表示，使用合思档案后，所有凭证、资料均可通过电子形式存储和检索。初步估算，仅此一项改进，一年内就至少为企业节省了30万元管理成本。和合思的合作，成功落地了精细化运营的财务中台，业财融合达成80%，财务提效90%，100%的合规降本。这些客户的评价充分证明了合思高效档案归档系统的可靠性和实用性。
行动号召：选择合思，开启财务数智化之旅
合思作为一家专精特新企业，自2014年成立以来，始终秉承以客户为中心的服务理念。公司累计融资超15亿元人民币，分别在杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500多个合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思的高效档案归档系统。通过先进的技术和专业的服务，合思将帮助您的企业实现财务数智化转型，提升财务管理水平，降低运营成本。立即拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com，扫码了解合思档案，了解更多成功案例，还可免费试用，开启您的财务数智化之旅！
