在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务管理水平往往决定了其发展的稳健程度。特别是对于世界500强旗下的教育服务品牌企业来说，高效、精准的财务管理是保障业务持续增长的关键。然而，这类企业在财务数字化转型的道路上常常面临诸多困境。今天，我们就来看看合思是如何为一家这样的企业解决会计凭证归档维护难题的。
客户困境：会计凭证归档维护难题重重
这家世界500强旗下的教育服务品牌企业，在业务蓬勃发展的同时，财务管理却陷入了瓶颈。该企业拥有众多业务和财务系统，且各个系统相互独立，犹如一座座信息孤岛。这导致数据无法互通，结构化数据提取困难重重。在会计凭证归档维护方面，电子发票的处理更是让人头疼。打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还浪费了大量纸张，与企业倡导的绿色办公理念背道而驰。
此外，实物存档也是一个大问题。大量的会计凭证和相关档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，增加了企业的运营成本。而且，档案损坏时有发生，这让企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求高，进一步增加了财务人员的工作负担。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，也无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。
业务剖析：会计凭证归档维护痛点深度解析
系统孤立：信息流通的绊脚石
企业的业务和财务系统各自为政，数据无法在不同系统之间自由流动。这使得财务人员在进行会计凭证归档维护时，需要在多个系统中来回切换，手动提取和整理数据，大大降低了工作效率。
发票处理：繁琐低效的工作黑洞
电子发票的打印、查重、验伪工作需要人工逐一操作，不仅耗费大量时间和精力，还容易出现疏漏。而且，打印纸质发票不仅浪费资源，还增加了存档的难度。
实物存档：成本高风险大的负担
实物档案的存储需要占用大量的物理空间，同时还需要专人进行管理和维护。档案损坏的风险也给企业带来了合规隐患，一旦出现问题，可能会面临严重的法律后果。
档案管理：低效利用的资源浪费
实物凭证与业务的分散，导致档案无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，使得档案资产的利用率极低，无法充分发挥其应有的价值。
合思方案：会计凭证归档维护的专业之策
全生命周期电子化管理：无缝连接各类档案
合思为该客户提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等多个方面。自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。无论是内部的凭证、订单，还是外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，都能被纳入到统一的管理体系中。
多样传输方式：灵活接入各类数据
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。这使得企业可以根据自身的实际情况，选择最适合的方式将各类档案数据接入系统。无论是新生成的电子档案，还是历史遗留的实物档案，都能轻松实现数字化管理。
自动归档功能：智能高效的档案处理
合思的系统具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。智能组单功能可以根据预设的规则，自动将相关的凭证、附件等进行组合，提高档案整理的效率。四性检测则可以确保档案的准确性、完整性、可用性和安全性。
全面管理范围：涵盖各类会计档案
会计类档案管理范围全面，不仅包括企业内部的各种凭证、订单等，还包括外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。这使得企业的会计凭证归档维护工作更加全面、细致，能够有效避免档案遗漏和丢失的问题。
实施过程：会计凭证归档维护的专业流程
数据采集：广泛连接实现全面覆盖
通过广泛连接异构系统，合思实现了档案数据的全面采集。无论是来自业务系统的订单信息，还是财务系统的凭证数据，都能被准确地采集到系统中。这为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础。
数据接入：多样方式确保灵活高效
利用接口传输方式，将各类档案数据接入系统。企业可以根据自身的实际情况，选择影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，将新生成的电子档案和历史遗留的实物档案都接入到系统中。这种灵活的接入方式，确保了数据接入的高效性和准确性。
智能处理：组单检测保障档案质量
系统进行智能组单和四性检测，确保档案的准确性和完整性。智能组单功能可以根据预设的规则，自动将相关的凭证、附件等进行组合，提高档案整理的效率。四性检测则可以对档案的准确性、完整性、可用性和安全性进行全面检测，确保档案质量符合要求。
分类管理：有序存储实现高效利用
对会计类档案进行分类管理，实现电子档案和实物档案的有序存储和高效利用。电子档案可以通过系统进行快速检索和查阅，实物档案则可以通过标签和索引进行定位。这种分类管理的方式，使得档案的存储和利用更加有序、高效。
显著成果：会计凭证归档维护效益凸显
线上管理：简化流程提高效率
年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。财务人员可以通过系统快速检索和查阅档案，无需再在大量的纸质档案中寻找所需信息。
多维查询：简便高效提升体验
档案多维度穿透查询功能，以电子借阅为主，简便高效。财务人员可以根据不同的条件进行查询，如时间、凭证类型、业务部门等，快速定位所需档案。电子借阅功能则可以实现多人同时借阅，提高了档案的利用率。
效能提升：人员增长与规模扩张平衡
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这表明合思的解决方案有效地提高了企业的财务管理效率，降低了人力成本。
成本节约：减少存储与维护开支
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的纸质档案提供存储空间，也无需投入大量的人力进行档案管理和维护。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了企业的资源利用效率。
客户反馈：会计凭证归档维护的认可与期待
该企业财务相关负责人表示，合思的解决方案为企业的会计凭证归档维护工作带来了革命性的变化。他们有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，对合思的解决方案充满信心。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能为企业提供全方位的财务管理服务。合思提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等优质服务，是企业进行财务数字化转型的理想选择。
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