合思档案：破解企业电子文档存储难题的密钥

在当今企业的运营管理中，电子文档存储平台的高效运用与否，直接影响着企业的发展与竞争力。然而，许多企业在档案管理方面正面临着重重困境，这些痛点如同阴霾，笼罩着企业的前行之路。

企业高管们常常为纸质档案管理的高额成本和巨大占地问题而忧心忡忡。纸质档案不仅在存储上需要大量的物理空间，而且其管理成本也如同无底洞，不断吞噬着企业的资源。同时，档案数据缺乏有效的汇总整理，使得企业难以从中挖掘有价值的信息，进行精准的分析和决策。

财务人员则被海量的档案数据折磨得苦不堪言。整理这些数据不仅耗费大量的时间和精力，还需要手动逐一进行匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了他们的工作热情和积极性。

业务人员在出差、招待后的报销环节也充满了无奈。报销的纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程不仅耗费时间，还容易出现丢失、损坏等问题，给工作带来了诸多不便。

此外，纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求上；高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据难以有效利用；高合规风险则是由于电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等因素造成的。

面对这些严峻的问题，合思档案作为一款卓越的电子文档存储平台，挺身而出，为企业提供了全面而有效的解决方案。

创新方案引领档案管理新变革

合思档案凭借其领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，犹如一把精准的钥匙，开启了企业不同场景下档案管理的新局面。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，为企业打造了一个高效、便捷的档案管理生态。

单套制解决方案更是合思档案的一大亮点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，确保了财务档案证据链的完整。这种管理方式全面反映了企业的经营业务，使得档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案不打印，既保证了档案数据的完整、真实、合规，又为企业节约了大量的成本。

档案扩展解决方案则赋予了企业更大的灵活性和自主性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业能够轻松扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，满足了企业多样化的需求。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，该方案还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，为企业的财务合规提供了坚实的保障。

核心功能铸就档案管理新高度

合思档案作为电子文档存储平台，具备一系列强大的核心功能，这些功能如同璀璨的星辰，照亮了企业档案管理的前行道路。

多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，并预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足了不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保了数据采集的全面性和准确性。

智能制档功能利用规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可视化配置，使得不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能大大减少了人工匹配工作量，提高了工作效率。此外，它还具备字段映射功能，通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破了业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，为财务人员的查询和分析提供了极大的便利。

专用格式版式文件功能则让财务档案更加“轻量”。它可自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，会计凭证资料的版式文件配置支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件也可自定义调配生成，使得档案的可扩展性更强，更加“灵活”。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障了归档数据的真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障了业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，为企业的档案管理提供了有力的监督和保障。

多重收益开启企业发展新征程

企业使用合思档案这一电子文档存储平台，能够获得显著的收益，为企业的发展注入强大的动力。

显著的降本增效是合思档案带来的直接成果。它让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了大量的纸张成本和整理成本。据统计，使用合思档案可节约纸张成本70%，节约整理成本75%，真正实现了更有效的“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。这使得企业的各个业务环节能够更加紧密地联系在一起，实现了信息的共享和协同，提高了企业的整体运营效率。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的价值利用。通过强大的检索功能，检索效率提升了90%，企业能够快速准确地获取所需的信息，为决策提供有力的支持。

资源重组是合思档案带来的又一重要收益。它实现了企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了显著提升。同时，管理合规性达到100%，为企业的稳健发展提供了坚实的保障。

典型场景彰显档案管理新价值

合思档案在不同的典型场景中展现出了卓越的价值，为各类用户提供了个性化的解决方案。

企业高管可以通过合思档案沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，挖掘了财务档案数据的价值，助力企业决策数智化。同时，借助数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型的决胜之战。

归档员/财务人员使用合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

外部审计在合思档案的支持下，实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和质量。

共享调阅场景中，合思档案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足了企业档案数据精细化管控的要求。

成功案例见证档案管理新奇迹

众多企业在使用合思档案这一电子文档存储平台后，取得了令人瞩目的成果。

海亮教育在引入合思档案后，所服务的单位数量由15家增长到298家，共享单位数量增加了18.9倍，而作业人员仅从16人增长到25人，仅增加了9人。同时，凭证自动化率达到了91.6%，大大提高了工作效率和管理水平。

徐福记多地连锁门店，拥有70 +分公司，年数据量高达2.6亿。合思档案上线后，全集团实现了无纸化办公，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率得到了极大的提升。

中交水规院通过合思档案的单套制解决方案，有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。在审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了高度肯定。

某企业年单据量达到2.6亿，使用合思档案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了；管理自动化，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化；企业成本降低，流程精简，财务人员增效；装订简化，节约了企业的显性成本。

合思档案作为一款优秀的电子文档存储平台，为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案。它能够帮助企业解决档案管理难题，实现降本增效、数字化转型。如果您也想提升企业档案管理效率，实现业财融合，不妨拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或访问我们的网站www.hosecloud.com了解更多详情。同时，扫码关注合思微信公众号和微信小程序，还能获取更多关于合思档案的最新信息和使用技巧。合思在全国多地设有服务地点，包括北京、上海、杭州等城市，方便为您提供本地化服务。现在就来免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章！