合思档案：引领企业财务档案管理数字化变革

在企业的运营管理中，财务档案管理一直是一项至关重要却又面临诸多挑战的工作。随着数电票的扩张，企业财务档案管理正遭遇全新的难题。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业的财务档案管理必须适应新的要求。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，也就是电子文档存储平台，来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合时代，企业不同层面的人员都面临着各自的困扰。企业高管要面对纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的问题；财务人员则被档案数据整理耗费的大量时间和枯燥的工作所困扰；业务人员更是在繁琐的报销流程中苦不堪言。纸质凭证输出不仅耗材成本高，还需要大量的档案室和档案柜来存储。手工装册归档不仅重复性工作量大，而且查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用。电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案还可能损坏。不过，国家政策的支持为企业带来了转机，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，而电子会计档案管理也需要关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案这一电子文档存储平台应运而生，它的出现无疑是企业财务档案管理的及时雨。

合思档案：数字化档案管理的先锋力量

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的领先单套制电子会计档案管理平台，也就是电子文档存储平台。该公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多的净利润。

合思档案致力于为企业提供电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。其功能模块丰富多样，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案以及数电票解决方案等。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，为企业解决了内外交困的档案管理问题，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，确保了管理的合规性。

核心功能与技术亮点：解锁档案管理新体验

• 多源采集：数据汇聚的智慧之匙
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API，实现快速集成。同时，它还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。该功能支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。这种灵活多样的采集方式，就像一个高效的收纳盒，将各种类型的会计资料有序地汇聚到电子文档存储平台中。

• 智能制档：高效整合的科技魔法
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。它可以对会计档案关联规则进行可视化配置，让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全、可用。这就像是给档案数据穿上了一层坚固的铠甲，确保其质量和可靠性。

• 档案管理：精细管控的智能之脑
  合思档案的档案管理功能十分强大。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。同时，支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、设置表单主键等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置了档号、档案册号编制规则，同时也支持根据企业制度自主排列、扩展。这种精细的管理方式，让企业能够根据自身需求对电子文档存储平台进行个性化的设置，提高管理效率。

• 档案应用：便捷利用的实用利器
  档案应用功能为企业提供了便捷的档案利用体验。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。档案借阅服务实现了借阅过程透明化，一键到期催还；档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。这就像是为企业打造了一个便捷的档案查询和利用的高速公路，让企业能够快速、高效地获取所需的档案信息。

优势对比：合思档案脱颖而出

传统档案管理方式存在着诸多弊端。它有着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅效率低；高合规风险，如电子会计凭证文件管理不善、纸质档案易损坏等问题。而合思档案作为电子文档存储平台，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性。

传统档案管理难以实现数据的有效利用，档案数据未得到有效整理，查询调阅条件颗粒度粗糙。合思档案能够实现档案数据的全生命周期管理，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。

在面对数电票等新政策时，传统档案管理难以满足管理要求。合思档案自主研发工具包，具有强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，可满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化。

传统档案管理在多系统数据整合方面存在困难，会计档案散落各系统，数据未得到有效整理利用。合思档案广泛连接各类异构业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，打破数据孤岛，统一储存，统一标准，统一管理。

应用案例：见证合思档案的卓越成效

• 海量单据企业的管理变革
  有一家某年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业的显性成本。

• 集团型企业的标准化之路
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。

• 企业的成本节约与合规保障
  某企业存在着低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏易丢、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。

• 教育集团的效率提升
  某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

展望未来：合思档案引领行业发展

合思档案作为电子文档存储平台，通过提供领先的单套制电子会计档案管理平台及多种场景解决方案，具备多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等核心功能，能够帮助企业解决传统档案管理中的诸多问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将顺应这一趋势，持续迭代创新，为更多企业提供优质的财务档案管理服务。

合思档案已获得众多企业的认可，拥有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思。未来，它有望在企业财务档案管理领域发挥更大的作用，助力更多企业实现业财融合和数字化转型。

如果您也想体验合思档案这一电子文档存储平台带来的高效、便捷的档案管理服务，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。