智能归档解决方案：开启企业财务档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025 年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，宣告着“数字化凭证时代”的全面来临。企业财务档案管理的信息化建设刻不容缓，亟待一场深刻的变革。

纸电混合时代，企业各层级人员在财务档案管理中都面临着重重困境。企业高管看着那堆积如山的纸质档案，不仅要承受巨大的管理成本和占地压力，更无奈于档案数据如同沉睡的宝藏，难以挖掘和利用。财务人员每日在大量档案数据中艰难地手动匹配、核对，枯燥繁复的工作消磨着他们的精力和耐心。业务人员则在报销纸质票据的漫长流程中苦苦挣扎，时间和效率被无情地消耗。

高显性成本和高隐形成本如同两座大山，压得企业喘不过气来。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜占用着大量的空间资源，而手工装册归档的重复性工作和粗糙的查询调阅条件，更是导致内部协作滞后。同时，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案又容易受到不可抗力的损坏，使得企业面临着巨大的合规风险，财税管理效率低下。

值得庆幸的是，国家政策为企业带来了新的希望。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，全面无纸化时代已经悄然开启。企业需要关注档案全生命周期管理闭环，而专业的“电子会计档案管理平台”则成为了企业适应新时代财务档案管理要求的关键。

合思档案：财务数智化的璀璨明珠

合思档案，是北京合思信息技术有限公司旗下一颗耀眼的明星。该公司创立于 2014 年，多年来一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，实力雄厚。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务。从聚合商旅到费控报销，从收付款管理到财务收支经营分析，再到电子会计档案管理，合思档案构建了一个完整的财务生态系统。

其功能模块丰富多样，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案以及数电票解决方案等多个方面。无论是大数据解决方案，还是共享调阅解决方案，合思档案都能为企业提供一站式的服务，帮助企业解决内外交困的档案管理问题。据统计，合思档案能够为企业节约 70%的纸张成本、75%的整理成本，提升 90%的检索效率，确保 100%的管理合规性，真正实现了降本增效。

核心功能：智能归档解决方案的强大引擎

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  在多源采集方面，合思档案展现出了卓越的智慧和能力。基于跨系统数据集成要求，它提供了自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景的采数需求。

对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案提供了多种便捷的手动数据补录方式。例如，单张 PDF 大文件多张回单/发票可以自动切割，自定义配置 Excel 导入模板能够实现结构化数据的批量导入。这种灵活多样的采集方式，确保了企业能够全面、准确地收集各类会计资料。

• 智能制档：高效组装的智能魔法
  智能制档是合思档案的一大核心优势。通过规则引擎，它实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够自动关联匹配及组装不同系统、不同类别的核心会计凭证，减少了 90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索等辅助功能及手工关联等修正操作，并且关联任务执行进度可视化，让企业能够实时掌握制档进度。

完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段进行映射，实现了凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员进行查询和分析。此外，合思档案还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全、可用，业务检测可基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测。

• 档案管理：精细管控的坚实堡垒
  在档案管理方面，合思档案做到了精准管控。权限管理精准，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能和操作权限，以及水印权限管理范围自定义。这确保了企业档案数据的安全性和保密性。

档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建和表单主键设置等，还能动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。这种灵活的管理方式，使得企业能够根据自身需求对档案进行个性化管理。

• 档案应用：多维利用的价值挖掘
  档案应用是合思档案发挥价值的重要环节。多维检索满足了多场景查询需求，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索及批量检索。一站式预览功能智能搭建多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

合思档案支持外部系统调阅，为第三方系统提供档案影像调阅接口。它还可实现可视化盘点档案数据，使档案数据资产化。在档案借阅服务中，借阅人可在线查看并支持下载，管理员可透明化管理借阅过程并一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理可实现电子与实物档案高度关联，包括静态和动态介质打标、虚拟库房监控、档案盒管理、到单确认、扫码装盒和上架等。

优势对比：传统与智能的鲜明反差

• 成本优势：精打细算的节约之道
  传统档案管理存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅数据不能有效利用。而合思档案的智能归档解决方案能够节约 70%的纸张成本、75%的整理成本，还能减少打印和邮寄成本，降低企业整体成本。这就像是为企业开启了一扇节约之门，让企业在财务档案管理中实现了精打细算。

• 效率优势：风驰电掣的高效体验
  传统档案管理在整理、匹配、查询等环节效率低下。企业痛点案例中，总分公司查找会计凭证、分公司整理验收单都需要耗费大量时间。而合思档案能够提升检索效率 90%，减少档案匹配和查询耗时。例如，某企业数据加载仅需 30s、关联匹配只需 15min，还能实现自动匹配组装档案，简化装订流程，1 分钟即可快速定位数据。这种风驰电掣的高效体验，让企业在财务档案管理中告别了繁琐和低效。

• 合规优势：安全无忧的合规保障
  传统档案管理中，电子会计凭证文件无有效管理手段，纸质档案易受不可抗力损坏，存在合规风险。而合思档案符合国家政策要求，具备“四性检测 + 业务检测”，实现了归档即合规。它能够满足电子化档案新规下销毁、暂存、数据恢复等要求，保护电子凭证原生态，确保财务档案管理合规。这就像是为企业的财务档案管理加上了一把安全锁，让企业在合规的道路上放心前行。

• 数据处理能力优势：海量数据的驾驭高手
  在数电票时代，企业电子数据呈爆发式增长，传统数据管理方式难以满足海量电子数据的存储与应用。合思档案的大数据解决方案深入多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能有效提取、匹配、查询、预览、下载、存储数据。它就像是一位驾驭海量数据的高手，让企业在数据的海洋中畅游无阻。

应用案例：智能归档解决方案的实践见证

• 某企业：电子化管理的成功典范
  某企业年单据量高达 2.6 亿，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。合思档案的智能归档解决方案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。它简化了装订流程，业务和财务数据可穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化且流程精简。该企业的数据加载仅需 30s、关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次，大大降低了企业成本。

• 某集团型企业：标准化落地的标杆案例
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。该企业的整理匹配效率提升了 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

• 某企业：数据集成的创新实践
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案统一存储，打破了数据孤岛；业务检测方案确保了业务证据链完整；跨系统调阅方案实现了数据共享和一站式查阅，全生命周期管理可控，降低了财务管控风险。该企业预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

• 某教育集团：智能化管理的新突破
  某中国最大的 K12 民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案应收尽收，统一了数据标准；智能化制档方案实现了智能化自动组装；电子原文件独立管理为试点打下了基础，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。该集团的档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

未来展望：智能归档引领财务数字化转型

合思档案的智能归档解决方案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。它帮助企业实现了财务无纸化、低碳发展、数字化转型，降本增效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，拥有广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求以及灵活承接和持续迭代的能力，能够满足企业不断变化的需求，在未来企业财务数智化进程中前景广阔。

合思秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求进行产品迭代，将为更多企业提供优质的财务数智化服务，推动企业更好地享受数字化转型带来的红利。如果您想体验合思档案智能归档解决方案的强大功能，不妨免费试用一下，开启企业财务档案管理的新时代。