在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在财务数字化的征程中有着独特的探索与实践。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是众多国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，开启了漫长的系统自研之旅。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，尽管投入了大量的精力和资源，但整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高耸，与预期的数字化转型效果存在较大差距。尤其是在数字档案管理方面，缺乏高效统一的解决方案，导致数据管理混乱，影响了企业的整体运营效率。
数字档案管理困境：动力源财务转型痛点剖析
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多系统迷宫：操作体验与合规难题
动力源在财务数字化转型过程中，面临着多系统操作体验差的问题。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，就像在一个复杂的迷宫中寻找出路，极大地降低了工作效率。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工进行。这不仅使得假票、错票、重票的情况难以避免，而且差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，在数字档案管理上也难以保证数据的准确性和完整性。 -
数据孤岛：信息滞后与制度落地困境
系统的割裂导致数据分散，同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，就像在黑暗中摸索前行，无法对业务运营及时进行调整，在数字档案管理方面也无法实现数据的实时更新和共享。 -
业务丛林：报销模式复杂与稽核难题
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的报销模式给数字档案管理带来了巨大的挑战，增加了数据管理的难度和风险。 -
组织迷局：流程繁复与统一难题
公司组织架构迅速扩展到全国，导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这在数字档案管理中造成了数据的不一致和混乱，影响了企业的整体运营效率。
合思数字档案管理解决方案：为动力源破局
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系统集成：打通数字档案管理数据孤岛
合思为动力源提供了系统集成的解决方案。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这就像在不同的岛屿之间搭建了桥梁，打破了数据孤岛，实现了订单支出成本的实时归集和统计。员工无需再在多个系统中切换，告别了多系统繁复操作，在数字档案管理上也实现了数据的集中和统一。 -
无需报销：重塑商旅数字档案管理流程
合思的“无需报销”模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受到申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作不仅提高了报销效率，也使得数字档案管理更加规范和高效。 -
强大连接：打破数字档案管理流转壁垒
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这就像为数字档案管理搭建了一条高速通道，使得数据能够顺畅流转，提升了企业的整体运营效率。
数字档案管理转型实施：合思与动力源携手共进
合思与动力源展开了紧密合作，依据动力源的实际情况和需求，对合思费控等系统进行适配和优化。在数字档案管理方面，实现了与动力源现有系统的数据对接和流程整合。双方逐步推进系统上线和应用，从数据迁移到流程测试，每一个环节都精心打磨，确保系统能够平稳运行，为动力源的财务数字化转型和数字档案管理升级提供有力支持。
数字档案管理成果彰显：动力源焕发出新活力
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效率飞升：报销周期大幅缩短
应用合思财务数字化解决方案后，动力源的效率得到了显著提升。员工报销周期由原来的普遍4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这不仅提高了员工的满意度，也使得企业的资金流转更加顺畅。在数字档案管理方面，数据的处理和归档速度也大幅加快，提高了档案管理的效率。 -
成本骤降：会计工作量大幅缩减
财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，基础工作压力大大降低。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。在数字档案管理中，也减少了人工操作带来的错误和风险，提高了数据的准确性和可靠性。 -
体验革新：多系统集成带来便捷
多系统集成使得数据互通，操作体验全面革新。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。在数字档案管理方面，员工可以更方便地提交和查询相关数据，提高了使用体验。 -
决策升级：管理者实时掌握财务数据
管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，能够及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。这彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。在数字档案管理方面，管理者可以更好地监控数据的流转和使用情况，为企业的战略决策提供有力支持。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”同时，合思在数字档案管理方面的解决方案也为动力源提供了更加高效、准确的数据管理支持，助力企业在数字化浪潮中稳步前行。
众多像动力源这样的企业通过合思的财务数字化解决方案和数字档案管理方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化转型和数字档案管理的难题，不妨选择合思，现在就可以免费试用，让有限更有效。
